اهمیت حضور و غیاب کارکنان با دستگاه حضور و غیاب، از کارت‌های پانچی گرفته تا سیستمهای بیومتریک، ردیابی زمان و موارد دیگر، فرآیند مهمی به عنوان بخشی جدایی ناپذیر از همه ی سازمان ها در طول سال‌ها بوده است. هنگامی که کارمندان به محل کار خود می رسند، موظفند زمان ورود و خروج را ثبت کنند.
در این مقاله قصد داریم به مهمترین ویژگی سیستم های حضور و غیاب و تاثیر آنها در مدیریت منابع انسانی بپردازیم.
اهمیت کنترل ورود و خروج کارکنان
اهمیت حضور و غیاب کارکنان یکی از جوانب حیاتی و مهم در محیط کار است که تأثیر گسترده‌ای بر عملکرد و امنیت سازمان دارد. این فرآیند باعث مدیریت بهینه منابع انسانی میشود، زیرا با نظارت دقیق بر ورود و خروج کارکنان، سازمان میتواند بهبودهای لازم در زمینه توانمندی‌ها، افزایش بهره‌وری، و بهینه‌سازی تخصیص منابع انجام دهد. همچنین، این فرآیند به افزایش امنیت فیزیکی و دیجیتال در سازمان کمک میکند، زیرا کنترل دقیق ورود به محیط‌های محدود، دسترسی به اطلاعات حساس و جلوگیری از ورود غیرمجاز افراد، تهدیدهای امنیتی را به حداقل می‌رساند. در نتیجه، اجرای موثر این سیاست‌ها نه تنها به بهبود عملکرد سازمان کمک میکند بلکه از دیدگاه امنیتی نیز، سازمان را در برابر خطرات مختلف حفاظت میکند.
پیچیدگی ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان
به دلیل پیچیدگی ثبت دقیق زمان ورود و خروج کارکنان به یک اداره، لازم است تا از یک سیستم حضوروغیاب هوشمند برای ثبت تردد کارکنان استفاده کنید.
انضباط کارکنان
افزودن نظم و انضباط زمان به مدیریت میتواند به کاهش تنوع کارمندان کمک کند.
پیگیری اضافه‌کاری
سیستمهای ردیابی زمان و حضوروغیاب، برای افرادی که مایلند ساعات بیشتری کار کنند به‌صرفه بوده و به رضایت آنها کمک میکند.
پرداخت دقیق حقوق و دستمزد
محاسبه دقیق حقوق کارکنان نیازمند یک سیستم حضوروغیاب دقیق است.
مدیریت انطباق
گزارشات انطباق شامل اطلاعاتی در مورد ساعات کاری، شیفت کاری، اضافه‌کاری و یا مرخصی کارمندان است.
اطلاع از حضور کارمندان
لازم است که کنترل ورود و خروج پرسنل به‌خوبی انجام گیرد تا کارمندان متعهد شوند سر زمانی خاص در شرکت حاضر شوند و آن را ترک کنند.
ارزیابی عملکرد کارکنان
کنترل ورود و خروج پرسنل باید به‌خوبی مدیریت شود و میزان بازدهی این کارمندان، هم در داخل و هم در خارج از شرکت موردبررسی قرار گیرد.
افزایش اثربخشی عملیاتی
علاوه بر بهره‌وری فردی کارکنان، بهره‌وری تیم و شرکت هم باید مورد ارزیابی قرار بگیرد.
حتما بخوانید: تاثیر حضور و غیاب در منابع انسانی
اهمیت حضور و غیاب کارکنان بر منابع انسانی
اهمیت حضور و غیاب کارکنان در منابع انسانی نه تنها نقش اساسی در بهبود بهره‌وری و عملکرد کلی سازمان تاثیر دارد بلکه به تداوم و توسعه‌ی منابع انسانی کمک میکند. با داشتن دید دقیق و سیستماتیک به حضور و غیاب کارکنان، مدیران منابع انسانی قادرند به بهبود برنامه‌ریزی و تنظیم ساعات کاری، مدیریت تعطیلات و مرخصی‌ها، و تدابیر موثر در مواقع نیاز به نیروی انسانی بیشتر، دست یابند. این اطلاعات به افراد مسئول در اتخاذ تصمیمات موثرتر در زمینه‌های جبران افت حاصل از غیبت و افزایش بهره‌وری کمک میکند. همچنین، از طریق نظارت بر حضور و غیاب، می‌توان به بهبود محیط کاری، افزایش رضایت کارکنان، و افزایش مهارت‌ها و توانمندی‌های آنان نیز دست یافت.
شفافیت و امنیت
سیستمهای حضوروغیاب، تردد کارکنان را در یک بانک اطلاعاتی امن، ذخیره و نگهداری کرده و هرگونه ابهامی در خصوص نحوه ثبت یا امکان دست‌کاری و سوءاستفاده در این سیستم را از بین می‌برند.
صرفه‌جویی در وقت و هزینه
برخلاف ثبت دستی، ثبت خودکار ترددها از سرعت و دقت بالایی برخوردار بوده و فرآیند محاسبه و گزارش‌گیری داده‌ها را در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام می‌دهد.
بهبود بهره‌وری و عملکرد سازمانی
سیستمهای حضوروغیاب کارآمد با باعث سهولت مدیریت زمان، کاهش بی‌نظمی‌ها و افرایش انگیزه کارکنان، درنهایت منجر به افزایش اهمیت حضور و غیاب کارکنان و عملکرد سازمانی خواهد شد.
تسهیل مدیریت غیاب کارکنان
سیستمهای حضوروغیاب با استفاده از گزارش‌های سفارشی‌سازی شده و کاربردی از داده‌ها میتواند حضوروغیاب کارکنان را به‌سادگی ثبت کند.
پرداخت دقیق حقوق و دستمزد
محاسبه دقیق حقوق پرداختی ، هزینه شیفت، پاداش حضور و اضافه‌کاری کارکنان مستلزم ثبت دقیق حضوروغیاب است.
جلب رضایت کارکنان
جلب رضایت کارکنان با به‌کارگیری سیستمهای حضوروغیاب خودکار میتواند منجر به افزایش چشمگیر در گردش مالی شرکت شما شود.
کاهش خطاهای انسانی
سیستم حضوروغیاب زمان تردد کارکنان را به‌طور دقیق ثبت کرده و امکان تقلب و خطاهای دستی را به حداقل میزان خود می‌رساند.
یکپارچه‌سازی
با یکپارچه‌سازی سیستم حضوروغیاب با اتوماسیون‌های اداری و مالی به‌راحتی می‌توانید آنها را با یکدیگر ادغام کرده و اطلاعات هر نرم‌افزار را در بخش‌های مختلف استفاده کنید.
صرفه‌جویی در زمان
با استفاده از سامانه حضوروغیاب، هرماه زمان کمتری صرف آماده‌سازی و محاسبۀ حقوق و دستمزد میشود.
ارائه گزارش دقیق از هزینه‌های نیروی کار
به لطف سامانه‌های حضوروغیاب، شما نه‌تنها به خاطر خطاهای پیش‌بینی‌نشده در هزینه ها صرفه‌جویی خواهید کرد، بلکه سوابق حقوق و دستمزد کارکنان را دقیق‌تر خواهید کرد.
جلوگیری از شکایت‌های حقوقی علیه شرکت
ثبت ساعات کار کارکنان، انطباق سازمان شما با قوانین کار را افزایش داده و به شما کمک کند تا پایبندی سازمان را به حقوق کارکنان حفظ کنید.
افزایش بهره‌وری کارکنان
بهره‌وری عملکرد کارکنان در کسب‌وکار تا حد زیادی به نحوه مدیریت زمان و حضور کارکنان بستگی دارد.
تقویت روحیه کارکنان
با استفاده از یک نرم افزار مناسب شما علاوه بر تقویت روحیه کارکنان، فرهنگ وقت‌شناسی را نیز در محل کار ترویج می‌کنید.
از بین بردن کاغذی بازی
با یک نرم‌افزار قابل‌اعتماد، کارمندان شما می‌توانند بدون هرگونه کاغذبازی ساعت حضوروغیاب خود را ثبت کنند.
کسب بینش مدیریتی نسبت کارکنان
با تجزیه‌وتحلیل داده‌های مربوط به حضوروغیاب کارکنان، می‌توانید بینش مدیریتی مفیدی در مورد نیروی کار خود به دست آورده و به مشکلات احتمالی رسیدگی کنید.
پرداخت به‌موقع حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد یک عملکرد حیاتی منابع انسانی است و مهم است که با ردیابی دقیق داده‌های کارکنان از اشتباهات محاسباتی جلوگیری کنید.
مشکلات عدم استفاده از سیستم های حضور و غیاب
اکثر سیستم حضور و غیاب مورد استفاده در ادارات بدلیل مشکلاتی که دارند از رده خارج شده اند و در قرن حاضر، نیاز به ثبت دقیق ساعات کاری کارکنان به بخش اجتناب ناپذیر مدیریت ادارات بدل شده است.
امکان بروز خطای انسانی
مادامیکه از سیستمهای حضور و غیاب سنتی استفاده می کنید، بروز خطای انسانی در روند ثبت زمان حضور و غیاب اجتناب ناپذیر بوده و تصحیح این خطاها میتواند زمان زیادی را از پرسنل شما بگیرد.
کارمندان می توانند مرتکب “سرقت زمانی” شوند
دستی بودن ثبت زمان حضور و غیاب میتواند شرایطی را ایجاد کند که در آن یک کارمند از کارت فرد دیگری برای ثبت شیفت خود استفاده کند. به این کار buddy punching” “ می گویند که یک مشکل رایج در شرکت های بزرگ است.
وقت گیر بودن ورود دستی زمان حضور وغیاب
زمان زیادی صرف ثبت دستی برگه های حضور و غیاب می شود. در این شرایط کارمندان ممکن است مجبور شوند هنگام ورود یا خروج به شرکت به صف شوند و بخش منابع انسانی زمان زیادی را صرف رسیدگی به مسائل مربوط به برگ کارکرد کارمندان کند.
ناکارآمد و قدیمی بودن سیستم های سنتی حضور و غیاب
سیستم های سنتی و منسوخ ساعت زنی دستی، ناکارآمد و قدیمی شده اند و خطاهای ناشی از ثبت دستی ساعت حضور و غیاب می تواند برای کسب و کار شما گران تمام شود.
خطای ورود داده حضور و غیاب
یک خطای جزئی در وارد کردن دستی داده ها می تواند منجر به خطای بزرگ در مقیاس های وسیع شود؛ بنابراین لازم است تا داده ها را به صورت روزانه وارد کنید و از بارگذاری بیش از حد داده ها خودداری کنید.
ورود نادرست زمان حضور و غیاب
استفاده از سیستم های بیومتریک یکی از مطمئن ترین روش های ثبت زمان حضور و غیاب است که از ورود نادرست زمان حضور و غیاب و سرقت زمانی جلوگیری می کند.
کاغذبازی اداری
ثبت دستی زمان حضور و غیاب روی کاغذ می تواند فضای زیادی را اشغال کند و دسترسی به این اسناد که در مکان های مختلف بایگانی میشوند را به امری دشوار و زمانبر تبدیل میکند.
منسوخ بودن سیستم های حضور و غیاب قدیمی
استفاده از سیستم های منسوخ حضور و غیاب خطر خرابی سیستم، مسائل امنیتی و از دست دادن اطلاعات ارزشمند را به همراه دارد. یک سیستم حضور و غیاب مدرن استرس را به حداقل رسانده، در زمان صرفه جویی کرده و دقت در کار بهبود می بخشد.
با توجه به خطاهای رایج سیستم های سنتی حضور و غیاب که بدان اشاره شد می توانید با پیاده سازی نرم افزار مدیریت حضور و غیاب خودکار در محل کار و یکپارچه سازی هوشمند آن با سیستم مدیریت حقوق و دستمزد، خطا و استرس را به حداقل رسانده و مدیریت و بازدهی کارکنان را بهبود ببخشید.
قابلیت ها و ویژگی نرم افزار حضور و غیاب
نرم افزار حضور و غیاب به عنوان یک ابزار یکپارچه، مجهز به ویژگی‌ها و قابلیت‌های متنوعی است که به بهبود مدیریت حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌ها کمک میکند. این نرم افزار قادر است به طور دقیق و خودکار ورود و خروج کارکنان را ثبت کند و اطلاعات مربوط به حاضری، تعطیلات، و مرخصی را به صورت سیستماتیک مدیریت کند. ویژگی‌های این نرم افزار شامل امکانات گزارش‌دهی جامع، اتصال به دستگاه‌های حضور و غیاب، اعمال سیاست‌های مختلف حضور و غیاب، و ایجاد اعلان‌ها برای هشدار در مواقع مهم است. همچنین، واسط کاربری این نرم افزار باید به راحتی قابل استفاده باشد تا اطلاعات به سرعت قابل دسترسی باشد و مدیران بتوانند بهبودهای لازم را در مدیریت زمان حضور و غیاب اعمال کنند.
ثبت ساعت ورود و خروج
یک برنامه حضوروغیاب مناسب به کارمندان اجازه دهد به‌راحتی ساعت تردد ورود و خروج خود را ثبت کنند.
مدیریت غیبت ها
یک سیستم حضوروغیاب مناسب، باید به مدیریت غیبتهای غیرمنتظره و به دلیل بیماری، مرخصی یا لحظه آخری، نیز کمک کند.
ادغام با سیستم حقوق و دستمزد
برای محاسبه سریع و دقیق حقوق و مزایا، نرم‌افزار حضوروغیاب باید بتواند به‌صورت یکپارچه با سیستم حقوق و دستمزدتان ادغام شود.
انطباق با قوانین کار
نرم‌افزار حضوروغیاب باید بتواند با استفاده از داده‌های مربوط به قوانین و مقررات کار، در صورت عدم مطابقت با قوانین کار، به‌طور خودکار هشدارهایی را ارائه دهد.
اپلیکیشن موبایل
کارمندان با استفاده از نسخه موبایل نرم‌افزار حضوروغیاب می‌توانند از طریق گوشی همراه خود ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند.
حل مشکل فراموشی کارکنان
نرم‌افزارهای حضوروغیاب مدرن در صورت فراموشی کارکنان، امکان تصحیح و ویرایش ثبت زمانی را برای آنها فراهم آورده است.
گزارش دهی
نرم‌افزار حضوروغیاب مناسب با استفاده از داده‌های سیستم، گزارش‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌های متناسبی ارائه دهد که دیدگاه جامعی نسبت به بهره‌وری کارکنان پیدا کنید.
تقویم
یک نرم‌افزار حضوروغیاب میتواند با تقویم‌های دیجیتالی مانند تقویم Google ، Outlook و غیره همگام‌سازی شود.
