بخش منابع انسانی هر سازمانی همواره وظیفه دارد کیفیت کار پرسنل خود را در بالاترین سطح خود نگه دارد. با بررسی کامل بر تمامی حوزه ها و تحلیل و راهکارهای بهبود عملکرد و نقاط ضعف و قوت هر بخش به این هدف دست می یابد. یکی از این موارد که باید بررسی و نظارت شود زمان ورود و خروج کارکنان به محل کار است. در این مقاله به بررسی ابزارهای مدیریت ترافیک منابع انسانی می پردازیم.
انواع ابزارهای مدیریت تردد منابع انسانی
سامانه حضور و غیاب راه حلی است که برای ثبت و گزارش تردد کارکنان یک سازمان استفاده می شود و می توانید به کمک آن حضور و غیاب کارمندان خود را کنترل کنید.
کنترل تردد کارکنان در بسیاری از سازمان ها با دستگاه حضور و غیاب صورت میگیرد که انواع مختلفی دارد. اکثر این دستگاه های حضور و غیاب با شناسایی اثر انگشت و ثبت ورود و خروج افراد را ثبت می کنند.
دستگاه های مدیریت تردد منابع انسانی
دستگاه های کنترل تردد انواع مختلفی دارند و هر کدام قابلیت های متفاوتی دارند. پس بهتر است سیستم سخت افزاری دستگاه مورد نظر خود را تعیین کنید. انواع مختلف دستگاه های حضور و غیاب عبارتند از: دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، تشخیص چهره و احراز هویت کارت، که هر کدام دارای سطح امنیتی متفاوتی هستند.
حتما بخوانید: معرفی بهترین برند دستگاه حضور و غیاب 2023
نرم افزار مدیریت تردد منابع انسانی
دستگاه های ثبت کننده ورود و خروج از دو قسمت نرم افزاری و سخت افزاری تشکیل شده است. قسمت سخت افزاری این سامانه همان دستگاهی است که زمان ورود و خروج کارکنان را ثبت می کند و قسمت نرم افزاری نیز وظیفه ثبت اطلاعات، تهیه گزارشات مربوط به ساعات رفت و آمد، زمان تاخیر، غیبت و اضافه کاری، و محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان را دارد.
نرم افزارهای کنترل تردد به دو دسته نرم افزارهای تحت وب و نرم افزارهای مبتنی بر ویندوز تقسیم می شوند که می توانید با توجه به نیاز خود از آنها استفاده کنید.
ویژگی های نرم افزار مدیریت ترافیک منابع انسانی
نرم افزار ورود و خروج، اطلاعات کامل و دقیقی از زمان ورود و خروج کارکنان را به مدیران ارائه می دهد. همچنین امکان ثبت اطلاعات به صورت دستی در این نرم افزار وجود دارد. این عملکرد زمانی اهمیت پیدا می کند که به دلایل مختلف مانند قطع برق امکان استفاده از دستگاه کنترل ورود و خروج وجود نداشته باشد.
امکان ثبت سفرهای کاری و مرخصی کارمندان یکی دیگر از ویژگی های بسیار مهمی است که این نوع نرم افزار در اختیار مدیران قرار می دهد. همچنین می توانید تقویم کاری یا شیفت های چرخشی را در نرم افزار ساعت بندی تعریف کنید تا ساعت ورود و خروج کارمندان بر اساس آن ها مشخص شود. این اطلاعات به محاسبه حقوق کارکنان کمک می کند.
حتما بخوانید:راهنمای خرید بهترین دستگاه های حضور و غیاب
نرم افزار ثبت ورود و خروج تحت وب
استفاده از این نوع نرم افزارها نیاز به اینترنت دارند. این ویژگی گزینه های زیادی را در اختیار شما قرار می دهد و این ویژگی را دارد که تمام اطلاعات تردد کارکنان فقط از طریق اینترنت قابل دسترسی است و گزارش کامل روزانه در این زمینه به دست می آید. همچنین نرم افزارهای مبتنی بر وب بسیار امن هستند و نیازی نیست نگران اطلاعاتتان باشید. نرم افزارهای تحت وب این قابلیت را دارند که سطوح مختلف دسترسی را برای افراد مختلف تنظیم کنند.
برخی از ویژگی های نرم افزار کنترل ترافیک وب به شرح زیر است:
- اتلاف وقت را کاهش میدهد
- در هر زمان و هر مکان به اطلاعات نرم افزار دسترسی دارید
- امکان نظارت دقیق بر عملکرد کارمندان
- افزایش کارایی کارکنان
- امنیت بالا و توانایی انتقال اطلاعات به نرم افزارهای مالی
- دسترسی آسان به گزارش های مورد نیاز
- هر سازمانی به منظور نظارت کافی بر زمان ورود و خروج کارکنان خود به نرم افزار کنترل دسترسی نیاز دارد.
نرم افزار کنترل ورود و خروج تحت ویندوز
برای نظارت بر ورود و خروج افراد، دو نوع انتخاب برای نرم افزار وجود دارد، یکی نرم افزار تحت وب و دیگری نرم افزار مبتنی بر ویندوز. نرم افزار کنترل ورود و خروج ویندوز نیز امکانات مختلفی را در اختیار شما قرار می دهد.
به عنوان مثال قابلیت ثبت شیفت کاری، تعیین میزان مرخصی و ماموریت ها ، گزارش گیری، امکان نصب برروی چند رایانه، امکان اتصال همزمان به چند دستگاه و … وجود دارد. در نرم افزار تحت ویندوز نکته مهم دیگری که در هنگام خرید نرم افزار کنترل تردد تحت ویندوز باید به آن توجه کرد، امکان انتقال داده های موجود در این نرم افزار به نرم افزار حسابداری است.
تفاوت بین دستگاه ها و اپلیکیشن حضور و غیاب
دستگاه های حضور و غیاب علیرغم هزینه بالایی که دارند، به دلیل اینکه در محل ثابتی در محل کار نصب می شوند، تنها قابلیت ثبت ورود و خروج کارکنان در محل کار و مکان مشخص را دارند، اما اپلیکیشن های حضور و غیاب می توانند موقعیت آنها را ثبت کنند و این مزیت را دارند که تردد آنها در خارج از محل کار و حتی در ماموریت ثبت کنند.
چالش های سازمان ها و کسب و کارها در اجرای برنامه های مدیریت تردد
در صورت عدم استفاده از ابزارهای به روز جهت تردد کارکنان، حس اعتماد و امنیت از افراد درون سازمان سلب شده و مقاومت در برابر این نظارت ایجاد خواهد شد. تا زمانی که از نرم افزارها و ابزارهای بروز استفاده می شود، تردد پرسنل بسیار آسان و در محیطی امن و دوستانه نظارت می شود.
کلام آخر
به منظور کنترل دقیق عملکرد کارمندان، وظیفه مدیریت منابع انسانی است که بهترین راه را برای کنترل ورود و خروج و حضور و غیاب آنها بکار بگیرد. در حال حاضر ابزارهای مختلفی برای دستیابی به این هدف وجود دارد که به مدیران منابع انسانی انتخاب های بسیار متنوعی می دهد.
