استفاده از نرم افزار و دستگاه حضور و غیاب برای رسیدگی به مسائل کارکنان یک امر طبیعی در یک شرکت بزرگ است. در برخی از شرکت ها غیبت و تاخیر دو مورد متفاوت تلقی می شود. کار مؤثر در هر سازمانی منوط به وقت شناسی، صداقت و منظم بودن کارکنان و تا حدودی به حضور کارکنان خواهد بود و برای اطمینان از کار منظم، وضع قوانین حضور و غیاب برای حفظ نظم در سازمان ضروری است.
قانون حضور و غیاب را می توان در خط مشی حضور و غیاب تعریف کرد و نشان داد که حضور هر یک از کارکنان در سازمان ارزشمند است و اعضا در مکانی منحصر به فرد هستند. این امر باعث می شود که کارکنان تشویق شوند تا وظایف خود را با نظم و دقت بهتری انجام دهند. در نتیجه، انتظار می رود که شرکت ها خط مشی ها و رویه های حضور و غیاب کارکنان را تعیین کنند.
حتما بخوانید: خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب
اهمیت قوانین حضور و غیاب
غیبت یک کارمند می تواند مجاز یا غیرمجاز باشد. غیبت مجاز از سازمان به دلایل واقعی انجام می شود، به عنوان مثال، بیماری یک کارمند و یک اتفاق غیر منتظره باعث غیبت او در محل کار می شود. غیبت غیرمجاز را می توان غیبت غیر موجه و غیرمجاز تعریف کرد. به عنوان مثال، قرار ملاقات های غیرپزشکی و غیره. غیر معقول تلقی می شوند. هدف اصلی سیاست های حضور و غیاب در محل کار، ارائه یک محیط کاری حمایتی و فراگیر است که همه کارکنان را تشویق می کند تا سلامت و رفاه خود را مدیریت کنند. قوانین حضور و غیاب به تعیین مقدار منظم زمان کار، مرخصی و کل ساعات کار کمک می کند تا مدیر را از تعداد ساعات کار کارکنان خود مطلع کند.
مدیریت یک سیستم حضور و غیاب نه تنها از نظر جمع آوری داده ها مهم است، بلکه به سازمان کمک می کند تا شیوه های مرخصی کارکنان، نیازهای آنها و غیره را بهتر پیگیری کند. تنظیم جابجایی پرسنل در محل کار بهره وری هر کارمند را در نظر می گیرد و زمان ورود و خروج کارمند را محاسبه می کند. این روش بهره‌وری هر کارمند را تعیین می‌کند و هنگام بررسی داده‌های حضور و غیاب، کمترین عملکرد کارمند شناسایی می‌شود.
حتما بخوانید: بهترین برند دستگاه حضور غیاب 2023
نکات قانون حضور و غیاب در سازمان ها
- قوانین حضور و غیاب کارکنان باعث می شود که کارکنان منظم و دقیق تر عمل کنند که این امر باعث افزایش بهره وری شرکت می شود.
- کارکنانی که قانون حضور و غیاب را رعایت کرده اند برای شرکت قابل اعتمادتر خواهند بود.
- کمک به مدیریت برای تصمیم گیری های مربوط به کار و در صورت لزوم کاهش غیبت و همچنین شناسایی مسائل غیبت.
- حضور خوب یک کارمند باعث می شود جایگاه خوبی به دست بیاورد اما حضور ضعیف یک مدیر مسئول، همکارش را تحت فشار قرار می دهد. زیرا مجبورند کار دیگران را موازی با کار خود انجام دهند که باعث فرسودگی سایر کارکنان می شود.
- حضور خوب باعث افزایش اخلاق کاری می شود و این سیاست حضور و غیاب تضمین می کند که حقوق کارکنان به طور کامل و به موقع پرداخت می شود.
قوانین حضور و غیاب در ایران
ضوابط و دستورالعمل های حضور و غیاب کارکنان در ایران بر اساس مصوبه مورخ 28دی ماه 1385 هیئت وزیران به شرح زیر است:
ماده 1: بر اساس این ماده قانون حضور و غیاب کارکنان، کلیه کارکنان دستگاه های اجرایی موظفند بر اساس ساعت ورود و خروج در محل کار خود حضور یافته و زمان دقیق ورود و خروج را در دفتر حضور و غیاب قید نمایند. مگر اینکه قوانین حضور و غیاب دیگری در این خصوص توسط محل اجرا تصویب شود.
ماده 2: بر اساس این ماده حضور کارمند در محل کار بعد از ساعات معینی و بدون مجوز دیر تلقی می‌شود و موجب مجازات‌های زیر می‌شود:
الف- در صورتی که تاخیر ورود تا 2 ساعت در ماه ثبت شود، قابل چشم پوشی است، هرچند در مرخصی استحقاقی کارمند تاثیرگذار خواهد بود.
ب- در صورتی که میزان تأخیر بیش از 2 ساعت در ماه باشد، از حقوق کارمند به ازای کل ساعات تأخیر وی کسر می شود. این کسری در حقوق کلیه افراد دارای استخدام رسمی، دائم و سایر افراد قراردادی است.
ماده 3: ترک محل کار زودتر از ساعات تعیین شده به عنوان ترک پیش از موعد شناخته می شود و با کارمند طبق بندهای «الف» و «ب» ماده قبل (ماده 2) برخورد خواهد شد.
ماده 4: بر اساس این ماده برخی از تاخیرها موجه و مرخصی استحقاقی محسوب می شود.
الف- در صورت وقوع حوادث و حوادث غیر مترقبه برای کارمند، همسر، فرزندان یا دیگران افراد تحت تکفل، این غیبت موجه تلقی می شود.
ب- در صورت مراجعه کارمند به مراجع قضایی و قضایی می تواند گواهی استفاده از مرخصی استحقاقی از مرجع قضایی مربوطه ارائه نماید.
ماده 5- قانون حضور و غیاب کارمندان دولت، تأخیر 4 ساعته غیرموجه در ورود (یا عجله در مرخصی) کارمند یک ادارات دولتی را مشمول قوانین حضور و غیاب زیر می‌داند:
در ماه اول به کارمند اخطار کتبی داده می شود و برای اخطار دوم 30 درصد از حقوق وی کسر می شود. 50 درصد اضافه کاری در ماه 3 و 4 کسر می شود و در ماه پنجم حقوقی به فرد تعلق نمی گیرد.
حتما بخوانید:لزوم استفاده از سیستم حضور و غیاب
غیبت کارکنان در قانون حضور و غیاب
با توجه به میزان حضور و غیاب کارکنان، وقت شناسی برای عملکرد عادی و روان سازمان مهم است. تأخیر، غیبت بیش از حد، روال عادی سازمان را مختل می کند. با رعایت اقدامات خاص می توان غیبت کارکنان را به میزان قابل توجهی کاهش داد. اما رعایت بهترین خط مشی حضور و غیاب نیز می تواند تا حدودی این مشکل را کاهش دهد و در نتیجه ارزیابی عملکرد کارکنان آسانتر باشد. مکانیزم ردیابی حضور و غیاب باید در هر شرکتی تعریف شود و این قانون حضور و غیاب به اخ کارکنان را آماده کنید. روش های مختلفی برای پیگیری حضور کارکنان وجود دارد. برخی از روش ها بسته به ماهیت کسب و کار متفاوت است و به روش های مختلفی انجام می شود.
برای ورود، کارمندان می توانند کارت زمان را در محل ورود و خروج پانچ کنند. همچنین زمان کار و استراحت باید کاملاً مشخص باشد و پانچ کارت می تواند برنامه رسمی کار و استراحت را طبق قوانین زمان کار و حضور پرسنل تعیین کند. در صورت وجود شعبه ای که امکان ردیابی زمان توسط دستگاه کنترل تردد وجود ندارد، کارکنان می توانند به صورت دستی زمان حضور و غیاب را ثبت کنند.
به طور پیش فرض، سیستم حضور و غیاب باید به سیستم مدیریت مرخصی مرتبط باشد. همچنین، پیکربندی صحیح خودکار تعطیلات باید در هر زمان آپلود و به روز شود تا غیبت در تاریخ های اشتباه نشان داده شود. منابع انسانی باید هر ماه گزارش تهیه کنند تا برنامه حضور و غیاب هوشمند به ردیابی و مدیریت سریع حضور کمک کند.
کارفرما با استفاده از یک سیستم کدگذاری ساده می تواند از محل کار، غیبت و روزهای تاخیر کارمند و همچنین دلایل ترک محل کار مطلع شود. این یکی از بهترین برنامه های ردیابی زمان است زیرا در ردیابی حضور و غیاب کارمندی که از راه دور کار می کند موثر است.
