یک نرم افزار مدیریت حضور و غیاب هوشمند به شما کمک می کند. تا ساعات کار کنان را ردیابی کنید. و همچنین به شما کمک می کند تا اطمینان حاصل کنید؛ که هیچ گونه تخلف از قوانین و مقررات وجود ندارد. همچنین این سیستم در ساده سازی حقوق و دستمزد بسیار موثر است. ما در این مطلب ده ویژگی اصلی نرم افزار مدیریت حضور و غیاب را بررسی می کنیم. از جمله ویژگی هایی که بررسی می کنیم عبارتند از:
- موارد ضروری: زمانبندی ورود و خروج، مدیریت مرخصی، حقوق و دستمزد، گزارش دهی
- موارد مفید: بیومتریک، هشدار های از دست رفته، تقویم ها
- تمایز ها: پشتیبانی از تلفن همراه و ابر، سلف سرویس، تجزیه و تحلیل
هنگام ایجاد یک محیط کاری دیجیتال، یک بستر برای مدیریت حضور و غیاب ضروری است. نرم افزار های حضور و غیاب علاوه بر این که مسئول حفظ حرکات کارکنان هستند، بلکه انطباق را نیز ساده می کنند.
کشورها، ایالت ها و مناطق مختلف همگی دارای قوانین متفاوت پیرامون ساعت کار، غرامت و استراحت مربوط به خود هستند. این نرم افزار مدیریت حضور و غیاب دیجیتالی تمام این جزئیات را پیگیری می کند. و روند حسابرسی را بسیار ساده تر می کند.
بنابراین اگر به دنبال یک نرم افزار حضور و غیاب هستید. باید بدانید چه ویژگی هایی باید در چک لیست شما وجود داشته باشد؟ بیایید در ادامه به این ویژگی ها نگاهی بیندازیم.
نرم افزار مدیریت حضور و غیاب چیست؟
هر راه حلی که چگونگی گذراندن زمان یک کارمند در دفتر، نظارت داشته باشد نرم افزار مدیریت حضور و غیاب نامیده می شود. این سیستم نباید لزوما یک ابزار دیجیتالی باشد.
ثبت کاغذ، ساعت های زمانی و صفحه گسترده های مبتنی بر Excel، مدل های قدیمی مدیریت حضور و غیاب است.
اما با پیشرفت فناوری شرکت ها به دنبال نیروی کار بزرگ و توزیع شده هستند. به همین دلیل ابزار های ثبت حضور و غیاب باید با سرعت پیشرفت فناوری مطابقت داشته باشند. این امر باعث ایجاد نرم افزارهای اختصاصی برای ردیابی زمان کارکنان شده است، از نرم افزارهای پیش فرض گرفته؛ تا ابزار های مبتنی بر ابر که همراه با تجزیه و تحلیل پیشرفته و پیکربندی خودکار برنامه همراه هستند.
یک نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر ابر مزایایی همچون انعطاف پذیری، بهینه سازی هزینه ها و سهولت دسترسی به دستگاه ها و سیستم عامل ها را دارد. این چندین ویژگی این ابزارها را برای سازمانهای مدرن ضروری می سازد.
ویژگی های ضروری نرم افزار مدیریت حضور و غیاب
زمانی که شما یک سیستم مدیریت حضور و غیاب بر اساس پیش فرض یا مبتنی بر ابر انتخاب می کنید. باید این چهار قابلیت پایه و اساسی که مربوط به ردیابی زمان کارکنان است را داشته باشد. شما باید ویژگی های زیر را در چک لیست خود داشته باشید.
ساعات ورود و خروج
این ویژگی برای مدیریت حضور و غیاب ضروری است. کارکنان باید بتوانند با استفاده از کارت خوان های مغناطیسی یا شماره تلفن شخصی خود؛ بعد از اتمام روز کاری، زمان وقفه خود را ثبت کنند. کارت خوان ها مفید هستند زیرا خطر کلاهبرداری یا زمانبندی پروکسی را کاهش می دهند.
مدیریت مرخصی
مدیریت مرخصی یکی دیگر از مواردی است که سیستم حضور و غیاب شما باید در آن نقش داشته باشد. یک روز از دست رفته یک کارمند نباید به صورت خودکار به عنوان غایب ثبت شود. در عوض، باید به کارمند اخطار داده شود که برای مرخصی اقدام کند یا هرگونه درخواست مرخصی های ویژه مانند مرخصی نیمروز را مطرح کند.
ادغام حقوق و دستمزد
اگر نرم افزار مدیریت شما باید به حقوق و دستمزد مرتبط باشد، باید جبران خسارت طبق زمان تعیین شده محاسبه شود. و با هرگونه مرخصی تایید شده یا مرخصی با حقوق هماهنگ باشد. به یاد داشته باشید، این فقط به معنی حقوق و دستمزد روزانه نیست. یک نرم افزار مدیریت حضور و غیاب واقعا مفید؛ باید از جبران ساعت و پرداخت های انعطاف پذیر نیز پشتیبانی می کند.
گزارش دهی
ایجاد و نگهداری سوابق حضور کارکنان یک مسئولیت کلیدی در منابع انسانی هر سازمان است. تهیه گزارش اولیه مانند تعداد ساعت ها، اضافه کاری ها، روز های از دست رفته و… باید در قالب گزارش صادراتی در دسترس باشد.
نکات مفید در نرم افزار مدیریت حضور و غیاب
اکنون که با چهار ویژگی اصلی که یک سیستم حضور و غیاب باید داشته باشد. آگاهی دارید، بیایید چند ویژگی مفید را بررسی کنیم؛ که می تواند به کارکنان شما کمک کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند. و همچنین باعث می شود که در وقت و تلاش ارزشمند شما صرفه جویی شود.
حضور بیومتریک
حضور نیروی بیومتریک در صورت داشتن نیروی کار زیاد با زمانبندی های مشخص، در زمان ورود و خروج بسیار عالی است. به عنوان مثال، یک مرکز تماس دارای یک شیفت نه ساعته با بیش از صد نماینده است. فناوری بیومتریک خطر کلاهبرداری را با استفاده از اثر انگشت کارمند یا سایر مشخصات شخص دیگری برای مجوز حضور داشتن را از بین می برد.
هشدار های ورود به ساعت از دست رفته
اغلب اوقات ممکن است کارمندی بعد از استراحت ساعت کاری را فراموش کند. یا اینکه بعد از یک روز کاری عجله برای ترک دارد و باز ساعت کاری را فراموش می کند. هشدار های خودکار، مدیران و کارکنان را از این ناهنجاری ها مطلع می کند. و درخواست اقدام فوری می کند.
ادغام تقویم
نرم افزار حضور و غیاب را می توان با تقویم های دیجیتالی مانند تقویم Google، Outlook و موارد مشابه همگام سازی کرد. این به تمام اعضای تیم اجازه می دهد که از میزان دسترسی افراد مطلع شوند. این ویژگی برای تیم های از راه دور مناسب است. شما با استفاده از این ویژگی می توانید به سادگی حضور افراد را از طریق یک تقویم مشترک بررسی کنید.
ویژگی هایی که نرم افزار مدیریت حضور و غیاب شما را از هم جدا می کند
علاوه بر موارد ضروری و خوشایند، قابلیت هایی در حال ظهور هستند. مانند: ابر، خدمات شخصی، تجزیه و تحلیل و پشتیبانی کارگران می تواند، به بهینه سازی عملکرد و ساده سازی وظایف منابع انسانی کمک کند.
پشتیبانی از موبایل و ابر
نرم افزار مبتنی بر ابر به طور گسترده از هر دستگاهی قابل دسترسی است. این ویژگی همچنین به معنای یکپارچه سازی مرورگر است. به این معنی که سیستم را می توان بدون نصب برنامه باز کرد. البته یک پلتفرم تلفن همراه می تواند، به افزایش کارکنان میدانی و بهره وری کارکنان از راه دور کمک کند و امکان حضور دقیق از هر مکان را فراهم کند.
سلف سرویس کارکنان
ویژگی سلف سرویس، نرم افزار مدیریت حضور و غیاب شما را تغییر می دهد. کارمندان شما دیگر نیازی به حضور در ورودی دفتر ندارند، و در عوض آنها می توانند پشت میز خود بنشینند (در محل کار یا از راه دور) و با استفاده از یک برنامه یا مرورگر وارد سیستم شوند. همچنین درخواست ها و اصلاحات مربوط به سوابق حضور و غیاب را می توان؛ بدون دخالت منابع انسانی یا مدیر انجام داد.
تجزیه و تحلیل پیشرفته
سیستم های مدیریت حضور و غیاب که دارای تجزیه و تحلیل پیشرفته هستند، دید دقیقی را در الگوهای حضور ارائه می دهند. و کسانی که اغلب اضافه کاری می کنند و یا از ساعات برنامه ریزی شده دور می شوند را برجسته می کند. اینجور رفتار ها را می توان؛ به درستی یادداشت و اصلاح کرد و سطح بهره وری مطلوب را در دفتر حفظ کرد.
نرم افزار های مدیریت حضور و غیاب پیشرفته تغییر دهنده بازی هستند
اتخاذ نرم افزارهای مدیریت حضور و غیاب دیجیتالی میتواند نحوه مدیریت نیروی کار شما را تغییر دهد. ویژگی ها و عملکردهای ساخته شده در این پلتفرم ها؛ در روند کاری روزمره ی کارکنان شما جدایی ناپذیر است و سیستم های دیجیتالی از خطاهایی که می تواند، منجر به دردسرهای پایانی یک ماه و چالش های مربوط به رعایت قوانین شود، جلوگیری می کند.
ما توصیه می کنیم که تحقیقات خود را انجام دهید و با یک دوره آموزشی رایگان برای درک بهتر نیاز های خود و رسیدن به راه حل مناسب برای نیاز خود شروع کنید.
همچنین شما می توانید از سیستم های مدیریت حضور و غیاب رایگان مانند Clockify استفاده کنید. که بسیاری از ویژگی های ذکر شده در بالا را با سرمایه صفر ارائه می دهند. نرم افزار های مدیریت حضور و غیاب می تواند یک مزیت هم برای شرکت شما و هم برای کارمندان شما باشد. که یک فرایند پیچیده را به یک فعالیت ساده و قابل نظارت تبدیل می کند.
