زمان مناسب و ابزار حضور و غیاب به کارفرمایان کمک می کند. تا قوانین و مقررات مربوط به کار را رعایت کنند، همچنین بینندگان ارزشمندی را برای صاحبان مشاغل و رهبران منابع انسانی ارائه می دهد. که به اندازه گیری سلامت کلی سازمان کمک می کند.
دلایل بسیار زیادی وجود دارد که چرا کارفرمایان باید زمان حضور کارکنان خود را به طور دقیق پیگیری کنند. این کار بسیار مهم است که همه مشاغل راهی مطمئن برای ردیابی کارکنان داشته باشند، زیرا وزارت ایالات متحده آماده تجدید نظر در مقررات اضافه کاری فدرال است. به عنوان مثال، مقایسه ساعات کار واقعی با ساعات برنامه ریزی شده کارکنان، به کارفرما این امکان را می دهد تا داده هایی که روی شغل آنها تاثیر می گذارد. مثل تعداد غیبت ها، تاخیر ها و روزهای در هفته، ماه یا سال گذشته که بیمار بوده اند را مشاهده کند. می توان از این داده ها برای اندازه گیری عملکرد کارکنان نیز استفاده کرد.
اگر چه هر کسب و کار به یک ابزار حضور و غیاب نیاز دارد. اما هنگام انتخاب ابزار مناسب باید نیاز های شرکت را در نظر گرفت که نیاز هر شرکت متفاوت است. شرکت های کوچک نیاز به ابزار هایی ندارند. که مکان ها مختلف، انواع مختلف کارکنان و لایه های مدیریتی پشتیبانی کند. اما شرکت های بزرگتر به ابزار های پیچیده تر نیاز دارند. تا بتوانند فرایند های دستی و عناصر امنیتی را خودکار سازی نمایند و گزارش دقیق زمان کار خود، به آنها بدهد. کارمندان در محیط شرکت می توانند؛ به راحتی از رایانه خود استفاده کنند، در حالی که کارکنان تولید ممکن است در ساعات کاری به رایانه شخصی یا تلفن همراه خود دسترسی نداشته باشند.
ابزار های ردیابی زمان
در همه کسب و کار ها با هر اندازه ای از صنایع گرفته تا کسب و کار های دیگر، ابزار های ردیابی زمان برای پاسخگویی به نیاز همه وجود دارد. از جمله:
ساعت سخت افزاری:
کارکنانی که هر روز در یک مکان مشابه کار می کنند، به رایانه شخصی دسترسی ندارند. و مجاز به استفاده از دستگاه شخصی خود در ساعات کاری نیستند، به احتمال بسیار زیاد از ساعت سخت افزاری استفاده می کنند.
ساعت های سخت افزاری معمولا به اتصال شبکه و منبع تغذیه برای ارسال و دریافت داده ها نیاز دارند. بنابراین مهم است که این ابزار قابلیت آفلاین شد و پشتیبان گیری داشته باشد، همچنین دارای باتری باشد. تا در صورت قطع برق بتواند در حالت کار قرار بگیرد. ساعت های سخت افزاری معمولا روی دیوار و نزدیک منطقه ای که کار می کنند. و محلی که ساعت شروع و پایان کارکنان ثبت می شود قرار دارد.
دستگاه های تلفن همراه:
تلفن های هوشمند سطح انعطاف پذیری و سهولت استفاده را ارائه می دهند. که ساعت سخت افزاری دارای این ویژگی ها نبود. موبایل یک دستگاه چند منظوره است و فراتر از آن است که فقط برای ردیابی زمان استفاده کرد. دستگاه های تلفن همراه را می توان به راحتی از محل کار خارج کرد. و برای شروع کار نیاز به آموزش کمی دارد. بسیار از ابزار های حضور و غیاب در موبایل، اقدامات امنیتی مانند موقعیت مکانی و جغرافیایی ارائه می دهند. و می توان اطمینان حاصل کرد که کارکنان زمان خود را از مکان های مجاز ثبت کرده اند. برنامه های تلفن همراه همچنین قابلیت های کار به صورت آفلاین را ارائه می دهند. که به کارکنان اجازه می دهند که زمان خود را در صورت عدم وجود Wi-Fi یا سیگنال تلفن همراه ثبت کنند.
رایانه های شخصی:
این ابزار حضور و غیاب برای یک محیط اداری با کارکنان ثابت بسیار مناسب است. و این کار معمولا توسط رایانه شخصی یا لپ تاپ که توسط شرکت ارائه شده است؛ انجام می شود. اما این ابزار حضور و غیاب برای شرکتی که دارای کارگران میدانی در مکان های مختلف هستند به خوبی کار نمی کند.
بیومتریک:
ساعت های بیومتریک از تصویر یک دست، اثر انگشت یا صورت استفاده می کنند. در این نوع ساعت ها از یک الگوریتم ریاضی به عنوان مبنایی برای شناسایی کارکنان استفاده می شود. این ابزار از این که یکی از کارمندان به زیر شماره نشان کارمند دیگری ضربه بزند، جلوگیری می کند. همچنین این ابزار حضور و غیاب باعث می شود که گم شدن کارت ها و نشان ها را کاهش می دهد. این ابزار برخی نگرانی ها مربوط به حریم خصوصی بر اساس تصورات نادرست ایجاد کرده است. که این سیستم بیومتریک ممکن است اثر انگشت یا اسکن صورت کارمندان را ذخیره کند. توصیه می شود در صورت درک کارکنان از ابزار، رضایت کارکنان را در قالب تاییدیه دریافت کنید.
ویژگی های اضافی سیستم های حضور و غیاب امروزی
صرف نظر از این که یک شرکت چه ابزاری را برای حضور غیاب انتخاب می کند، سیستم های حضور و غیاب امروزی ویژگی های اضافی را به سرپرستان و کارکنان ارائه می دهند. به عنوان مثال ویژگی برنامه ریزی داخلی که در آن مدیران می توانند؛ کارکنان خود را برنامه ریز کنند و در مقابل کارکنان می توانند، جزئیات برنامه کاری خود مانند زمان شروع و پایان برنامه ریزی شده را مشاهده کنند. و همچنین چه کارهایی را در طول شیفت خود باید تکمیل کنند.
ساعات کار و ساعات برنامه ریزی شده برای ارائه داده های واریانس به مشتری است. که می تواند برای کاهش هزینه های نیروی کار در آینده مورد استفاده قرار گیرد.
ابزار حضور و غیاب می تواند گامی بزرگ در جهت اطمینان از حقوق دقیق و به موقع کارکنان باشد. هنگامی که پیگیری زمان، حقوق و دستمزد با یک دیگر ادغام شوند. دارای مزایایی همچون صرفه جویی در زمان، کاغذبازی بسیار کمتر، افزایش امنیت و کاهش خطاها است. برای بهره مندی بیشتر از ابزار خود و بهینه سازی این مزایا، کار فرمایان باید در انتخاب ابزار حضور و غیاب دقت کنند. که این ابزار کارگران را قادر می سازد که زمان خود را متناسب با محیط کار خود ثبت نمایند.
