اگر فکر می‌کنید که انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب کار سختی است نگران نباشید. ما در این مقاله برای شما نکاتی را توضیح می‌دهیم تا انجام این کار سخت را برای شما تا حد ممکن آسان کنیم. با پیشرفت روز افزون فناوری خرید دستگاه حضور و غیاب برای هر سازمان ضروری است. لذا مدیران می‌توانند انواع مختلف این دستگاه ها را بسته به نیاز خود با قیمت مناسب و کیفیت خوب خریداری کنند. لازم به ذکر است که این دستگاه ها از تنوع بسیاری برخوردار هستند. این دستگاه ها با توجه به نوع کارکرد قیمت‌های متفاوتی دارند.
دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک مانند دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی و دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره نسبت به دستگاه های کارتی بهتر هستند. لذا به شما پیشنهاد می‌کنیم تا برای خرید دستگاه حضور و غیاب بیومتریک اقدام نمایید. استفاده از دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک درصد تقلب را کاهش می‌دهد. همچنین استفاده از این دستگاه ها بسیار آسان است.
روش‌های خرید دستگاه حضور و غیاب
روش‌های متفاوتی برای خرید دستگاه حضور و غیاب وجود دارد که در این‌جا به دو روش اشاره می‌کنیم.
– خرید حضوری دستگاه حضور و غیاب
– خرید آنلاین دستگاه حضور و غیاب
در روش اول می‌توانید حضوری به فروشگاه‌ها بروید و پس از تحقیق دستگاه مورد نظر خود را خریداری کنید.
در روش دوم بدون این‌که منزل یا محل کار خود را ترک کنید می‌توانید دستگاه مورد نظر خود را به صورت آنلاین از فروشگاه‌های معتبر اینترنتی خریداری کنید.
بهتر است قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب به این نکات در ارتباط با نحوه تمیز کردن، نصب و نگهداری دستگاه توجه کنید.
همچنین لازم به ذکر است که در صورت تمایل می‌توانید از سامانه حضور و غیاب آنلاین استفاده کنید. استفاده از این سامانه می‌تواند به شما کمک کند که در هر لحظه از شبانه روز به صورت آنلاین رفت و آمد پرسنل را کنترل کنید. علاوه براین، شما می‌توانید با استفاده از این سامانه به نحوه کار پرسنل نیز نظارت کنید.
ضروری است قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب به این نکات توجه کنید:
– مکان مورد نظر جهت استفاده از دستگاه ( اداره، شرکت، سازمان، بیمارستان، باشگاه ورزشی یا مکان‌های دیگر) یکی از نکات اساسی می‌باشد.
لازم به ذکر است که دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره برای بیمارستان‌ها بهتر از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی است. چون برای تشخیص هویت افراد نیازی نیست تا هیچ گونه تماسی با دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره صورت بگیرد. بنابراین احتمال انتقال بیماری به خصوص در شرایط کرونایی تا حد زیادی کمتر می‌شود. علاوه بر این، این دستگاه می‌تواند هر گونه تغییری در چهره افراد را تشخیص دهد. به عنوان مثال، حتی اگر افراد به دلیل شرایط کرونا ماسک زده باشند نیز چهره آن‌ها برای دستگاه قابل شناسایی است. به عبارت دیگر، این تغییرات در نحوه تشخیص این نوع دستگاه، تغییری ایجاد نمی‌کند.
– تعداد پرسنل در یک مجموعه از دیگر نکات با اهمیت در انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب می‌باشد.
ممکن است خرید دستگاه حضور و غیاب که برای یک بیمارستان بزرگ استفاده می‌شود برای یک شرکت یا باشگاه ورزشی کوچک مناسب نباشد. چون مسلما تعداد پرسنل در یک بیمارستان بزرگ از تعداد کارمندان یک شرکت کوچک یا افراد در یک باشگاه کوچک بیشتر است.
– نوع نرم افزار حضور و غیاب
بعد از این‌که نوع دستگاه حضور و غیاب را انتخاب کردید نوبت به انتخاب نوع نرم افزار حضور و غیاب می‌رسد. انتخاب نوع این نرم افزار بسیار مهم است. شما باید نرم افزاری را انتخاب کنید که بتواند نیازهای محل کارشما را برطرف نماید. بنابراین انتخاب نوع نرم افزار قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب از اهمیت ویژه ای برخوردار است. پس بهتر است از یک نرم افزار ساده حضور و غیاب برای شرکت کوچک خود استفاده کنید. استفاده از نرم افزارهای پیشرفته برای شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ با تعداد پرسنل زیاد مناسب می‌باشد.
– نحوه دسترسی و انتقال اطلاعات
نکته ای که باید حتما قبل از اقدام به خرید دستگاه حضور و غیاب مد نظر داشته باشید نحوه دسترسی و انتقال اطلاعات است. مثلا در سازمان‌ها و اداراتی که به سیستم اتوماسیون اداری مجهز هستند لازم است تا انتقال اطلاعات از طریق دستگاهی انجام شود که به سیستم‌های تحت شبکه متصل باشند.
– قیمت دستگاه حضور و غیاب
حتما قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب به امکانات و قیمت دستگاه دقت کنید تا مناسب ترین انتخاب را داشته باشید. چون بعضی از دستگاه‌ها دارای امکاناتی هستند که ممکن است برای کسب و کار شما مناسب نباشند. در واقع ممکن است امکانات این دستگاه‌ها اصلا به کارتان نیاید. لذا حتما به این نکته توجه کنید تا مجبور نشوید هزینه اضافی بپردازید.
– کیفیت دستگاه حضور و غیاب
قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب حتما دستگاه را بررسی نمایید. بهتر است دستگاه باتری اضطراری داشته باشد. در اینصورت اگر برق قطع شود، دستگاه می‌تواند همچنان کار کند. همچنین بهتر است دستگاه حافظه کافی و حجم مناسب جهت ذخیره اطلاعات داشته باشد.
– پشتیبانی و خدمات پس از فروش
قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب حتما از پشتیبانی و خدمات پس از فروش شرکت مربوطه اطمینان حاصل کنید. در صورتی که در زمان کار با دستگاه دچار مشکل شدید، به هیچ عنوان خودتان جهت تعمیر آن اقدام نکنید. شرکت مربوطه حتما باید جهت برطرف کردن مشکل دستگاه شما اقدام نماید.
– استفاده از تجربیات مشتریان دیگر
قبل از اقدام به خرید دستگاه حضور و غیاب بهتر است از تجربیات مشتریان دیگر که قبلا این دستگاه را خریداری کرده اند استفاده کنید.
نکات مرتبط با نحوه تمیز کردن دستگاه
اجازه ندهید آب و مواد شوینده به ویژه وایتکس و الکل مستقیما با دستگاه تماس پیدا کند. برای تمیز کردن دستگاه از پارچه نرم استفاده کنید. همچنین می‌توانید پارچه را کمی نم دار کنید.
نکات مرتبط با نحوه نصب و نگهداری دستگاه
دستگاه را در جایی نصب کنید که به دور از تابش مستقیم نور خورشید، چراغ ،گرد و غبار، دوده، رطوبت و وسایل گرمایشی باشد. چنانچه همه این موارد را رعایت کنید دیگر مجددا نیازی به خرید دستگاه حضور و غیاب یا پرداخت هزینه سنگین جهت تعمیر دستگاه ندارید.
