حضوروغیاب کارمندان از گذشته یکی از عوامل مهم افزایش راندمان کاری و بررسی عملکرد کارمندان بوده است. سیستم‌های حضوروغیاب نقش مهمی در مدیریت کارمندان داشته، به همین منظور بسیاری از مدیران تمایل دارند از نرم‌افزارهای حضوروغیاب به بهترین نحو بهره ببرند.
پرسنل یک اداره یا سازمان به‌صورت روزانه در محل کار حاضر می‌گردند اما گاهی اوقات مشکلاتی مانند بیماری، ترافیک یا مشکلات روزمره باعث می‌شود که آنها یا اصلاً به محل کار خود مراجعه نکنند و یا با تأخیر برسند. اما چه راهکاری برای مقابله با این معضل و مشکلات آنها وجود دارد.
مهم‌ترین راه‌حل ممکن که در حال حاضر نیز استفاده می‌شود استفاده از سیستم حضوروغیابی است که تردد لحظه‌ای کارمندان را ثبت کرده و امکان بروز هرگونه اشتباه را کاهش دهد. اگرچه فلسفه استفاده از سیستم حضوروغیاب در سازمان‌های مختلف یکسان است اما آنچه آنها را از یکدیگر متمایز می‌کند نحوه اجرای حضوروغیاب است که در ادامه به‌طور مفصل به آن می‌پردازیم و مشخصات یک نرم‌افزار حضوروغیاب مناسب را ذکر خواهیم کرد.
سامانه حضور و غیاب چیست؟
سامانه حضوروغیاب راهکاری است که برای ثبت و ضبط زمان تردد پرسنل یک سازمان یا ارگان استفاده می‌شود است که شما می‌توانید به کمک آن حضوروغیاب کارمندان خود را مستند کنید و به ارزشیابی نهایی عملکرد کارمندان خود بپردازید.
مدیریت حضوروغیاب به شیوه‌های مختلفی انجام می‌شود که هرکدام از مزایا و معایب خاصی برخوردار است. به‌عنوان‌مثال، برخی از شیوه ثبت بر روی برگه حضوروغیاب، برخی از طریق ثبت در دفاتر مخصوص، برخی به کمک ثبت کارت شناسایی کارکنان و برخی نیز از نرم‌افزارهای آنلاین حضوروغیاب استفاده می‌کنند.
نرم‌افزار حضوروغیاب سامانه‌ای است که با استفاده از تکنولوژی‌های روز دنیا به مدیریت سازمان‌های مختلف این امکان را می‌دهد تا زمان‌بندی بهتری برای کارمندان خود تنظیم کنند.
نرم‌افزار حضوروغیاب چه چیزهایی را ثبت و محاسبه می‌کند؟
پیشتر کارمندان نسبت به نرم‌افزارهای حضور و غیاب دید مثبتی نداشته و تصور می‌کردند نصب آنها به معنی عدم اعتماد مدیران به کارمندان است. اما این روزها کارمندان هم به مزایای نرم‌افزارهای حضوروغیاب پی برده‌اند و از آن در کنترل تردد استفاده می‌کنند.
برخی از پارامترهایی که نرم‌افزارهای حضوروغیاب ثبت می‌کنند عبارت اند از:
- میزان مرخصی کارمندان
- تعیین کارکرد دقیق
- مأموریت و اضافه‌کاری
- شیفت‌های کاری و تقویم‌های کاری
مزیت استفاده از نرم‌افزار حضوروغیاب در مدیریت منابع انسانی چیست؟
سازمان‌ها برای جلوگیری از آسیب هایی که ممکن است به کسب و کار آنها وارد شود، باید بینش نوینی به مدیریت منابع انسانی داشته باشند و به آن اهمیت ویژه‌ای بدهند. کمک گرفتن از متخصصان شایسته این حوزه و استفاده از فناوری‌های نوین که هزینه بالایی هم نداشته باشند می‌توانند بسیار راهگشا باشند.
درگذشته برخوردهای سخت و بسیار جدی با کارمندان به‌ویژه در زمینۀ تأخیرهای آنها نشانه مدیریت خوب و یکپارچه بود؛ اما امروزه مدیریت تأخیر کارمندان باید به شیوه دیگری باشد. نرم‌افزار حضوروغیاب به همراه یک سیستم منابع انسانی مشخص می‌تواند ضمن بررسی عملکرد کارمندان سیستم تشویق و تنبیه مناسبی را برایشان اعمال کند.
نرم‌افزار حضوروغیاب به شرکت‌های مختلف امکان مدیریت زمان‌بندی و بهره‌وری از نیروهای انسانی خود را می‌دهد.
چرا استفاده از نرم‌افزارهای حضوروغیاب یک سرمایه‌گذاری است؟
برخلاف تصور عموم مردم استفاده از این‌گونه نرم‌افزارها هزینهبر نیست بلکه یک سرمایه گذاری است که پس از چند ماه هزینه‌های خود را به سازمان بازمی‌گرداند.
این سامانه ضمن پیشگیری از هدر رفتن سرمایه‌های شرکت با محاسبه دقیق عملکرد کارمندان به آنها نظم داده و با پیشگیری از اتلاف وقت و انرژی، عملکرد کارمندان و درنتیجه سازمان را به میزان قابل‌توجهی ارتقا می‌دهد. بنابراین نباید تهیه این نرم‌افزار را به‌منزله یک هزینه در نظر گرفت و باید به شکل یک سرمایه‌گذاری طولانی‌مدت که نتایج مثبتی برای سازمان به همراه دارد به آن نگاه کرد.
موردی که حائز اهمیت میباشد این است که دستگاه های حضور و غیاب با هزینه‌های بالا، پس از مدتی دچار استهلاک می‌شوند و نیاز به تعویض دارند. این در حالی است که نرم‌افزارهای حضوروغیاب روزبه‌روز پیشرفته‌تر می‌شوند و امکانات بیشتری را پوشش می‌دهند.
چه سازمان‌هایی به سیستم حضوروغیاب نیاز دارند؟
تمامی کارفرمایان باید به سامانه حضوروغیاب کارمندان دسترسی داشته باشند. این سامانه به‌عنوان یکی از الزامات اداری محسوب شده و حتی برخی از شرکت‌های بیمه‌ای نیز از آنها استفاده می‌کنند. البته نحوه اجرای آن اهمیت چندانی ندارد و بیشتر ثبت زمان حضوروغیاب مهم است.
نرم‌افزارهای حضوروغیاب به کارفرمایان این امکان را می‌دهد تا ساعت کاری کارمندان خود را به‌صورت دقیق محاسبه کنند. این قابلیت به‌خصوص در صورتی مفید است که ساعت کار کارمندان به‌صورت ساعتی باشد.
با توجه به اینکه در این موارد کارفرمایان به محاسبه دقیق دستمزد کارمندان نیاز دارند باید درنظر داشته باشند که در زمان کاری و اضافه‌کاری آنها چگونه بوده است و دستمزد آنها را با توجه به این ساعت پرداخت کنند.
ملاک‌های تشخیص یک نرم‌افزار حضوروغیاب خوب چیست؟
بسیاری از مدیران هنگام انتخاب نرم‌افزار حضوروغیاب با تعدد ابزارها مواجه می‌شوند که تصمیم‌گیری را برای آنها دشوار می‌کند. یک نرم افزار حضور و غیاب خوب به‌راحتی می‌تواند تمام کارمندان سازمان را پوشش بدهد و برای تمامی سازمان‌ها اعم از کوچک، متوسط و بزرگ برنامه‌های تدوین‌شده مناسبی دارد. هم‌چنین نیاز به ابزار و فنّاوری پیچیده و زیادی ندارد و تهیه آن هزینه زیادی را به سازمان تحمیل نمی‌کند. نرم‌افزار خوب عملکرد ساده‌ای دارد و کارمندان به‌سرعت استفاده از آن را می‌آموزند و بدون دغدغه از آن استفاده می‌کنند.
خدمات فنی پشتیبانی هم بسیار مهم است و یک نرم‌افزار حضوروغیاب خوب پاسخ گوی نیازها، سؤالات و درخواست‌های احتمالی سازمان‌های مشتری خود است.
یک سیستم حضور و غیاب خوب امنیت بالایی دارد و همراه بودن آن از طریق قابلیت نصب بر روی تلفن همراه به مدیران این امکان را می‌دهد که در هر زمان و مکانی که تمایل داشته باشند برروی عملکرد کارمندان خود نظارت کنند.
مزایای نرم‌افزار حضوروغیاب:
مدیریت کسب‌وکار بهینه و کارآمد: یکی از مزایای اصلی نرم‌افزار حضوروغیاب این است که به‌صورت مؤثری می‌تواند محیط کار را مدیریت کند. استفاده از یک نرم‌افزار حضوروغیاب به‌عنوان راه‌حل به مدیران این امکان را می‌دهد تا برنامه‌ریزی بهتری را برای کارها انجام دهند. با این کار می‌توان کارایی را افزایش داده، به بهره‌وری بیشتری دست یافته و هزینه‌ها را مدیریت کرد.
هر سیستم حضوروغیاب یک پنل تحلیلی دارد که به مدیران اجازه می‌دهد تا داده‌ها را به‌مرورزمان بررسی کنند، به دنبال فرصت‌های جدیدی برای بهتر شدن باشند و مشکلاتی را که باعث کاهش بهره‌وری می‌شوند را از میان بردارند.
صرفه‌جویی در زمان و هزینه: روش‌های حضوروغیابی که یک شرکت یا کسب‌وکار انتخاب می‌کند مهم‌تر از آن چیزی است که شما فکر می‌کنید. به‌طورمثال، ممکن است سیستم‌های قدیمی یا دستی حضوروغیاب به ناکارآمدی، هزینه‌های غیرضروری و نارضایتی کارمندان منجر شوند. با توجه به رقابت‌های روزافزون در صنعت، کمتر کسب‌وکاری وجود دارد که فارغ از اندازه آن کسب‌وکار بتواند چنین اشتباهات پرهزینه‌ای را در عملکردهایش تاب بیاورد.
