مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان چیست؟

یک تعریف ساده از مدیریت زمان این است: مدیریت زمان فرآیند سازماندهی و برنامه ریزی برای تقسیم زمان بین فعالیت های خاص است. داشتن مهارت های مدیریت زمان خوب به شما این امکان را می دهد که هوشمندتر کار کنید و کارهای بیشتری را با کیفیت بهتر در حداقل زمان ممکن انجام دهید. برای مدیریت زمان، بردن تمرکز از فعالیت ها به نتایج ضروری است: مشغول بودن یک فرد به معنای کارآمد بودن آن نیست.

فواید مدیریت زمان

اهمیت مدیریت زمان به نحوه سازماندهی و زمان بندی زمان بین فعالیت های خاص اشاره دارد. اگر مدیریت زمان به زندگی عادی تزریق شود نتایج جدید و متفاوتی در زندگی فرد ایجاد می کند. ممکن است برای بسیاری از مردم صرف وقت گرانبهای خود برای یادگیری مهارت ها و تکنیک های مدیریت زمان به جای پرداختن به کارهای مهم غیرقابل تصور به نظر برسد، اما مزایای یادگیری نحوه مدیریت صحیح زمان بسیار بسیار زیاد است.

حتما بخوانید: معرفی بهترین برند دستگاه حضور و غیاب 2023

مهم ترین مزایای مدیریت زمان

• بهره‌وری و کارایی بیشتر

• توسعه وجهۀ حرفه‌ای

• تحمیل استرس کمتری

• افزایش موقعیت‌ها برای پیشرفت

• استفاده بیشتر از فرصت ها

• ایجاد احساس رضایتمندی فردی

• کسب تعداد نتایج موفق بیشتر

• تقویت اعتماد به نفس

• موقعیت‌های بهتر برای دستیابی به اهداف مهم زندگی و اهداف شغلی

عواقب عدم مدیریت زمان

• عدم تکمیل کار قبل از موعد

• جریان کاری کم‌ بازده

• اتلاف زیاد وقت

• کاهش کیفیت کاری

• وجهۀ حرفه‌ای ضعیف و رکود شغلی

• افزایش سطح استرس

• نارضایتی شغلی و فردی

• احساس اعتماد به نفس پایین تر

اهمیت مدیریت زمان

مدیریت زمان فرآیندی به منظور نظم‌دهی و برنامه‌ریزی برای تقسیم زمان خود بین فعالیت‌های مهم است. لازم است تا زمان اندکی را صرف یادگیری در مورد نحوه مدیریت زمان و خواندن مقاله‌های مربوط به آن کنید تا کارایی خود را افزایش داده و درآینده زمان بیشتری را ذخیره کنید. یادگیری تکنیک های مدیریت زمان راحت است و تنها کافیست تا فقط یک بار برای یادگیری آن ها وقت بگذارید.

اصول مدیریت زمان

در ادامه این مقاله به معرفی اصولی میپردازیم که با رعایت آنها میتوانید تکنیک های کاربردی تری را برای مدیریت کردن زمان خود انتخاب کنید.

۱. چشم انداز واقع بینانه ای از خودتان داشته باشید.

۲.در یک زمان فقط یک کار انجام دهید.

۳. محدودیت های خودتان را تعریف کنید.

۴. از فهرست کاری های روزانه استفاده کنید.

۵. اتمام کارهای معوقه قبل از اینکه روی هم تلمبار شده و از کنترلتان خارج شوند.

۶. کارهای تصادفی و اتفاقی را کاهش دهید.

بهترین تکنیک های مدیریت زمان

یکی از موثرترین ابزارهایی که می توانید برای داشتن یک زندگی موفق از آن استفاده کنید، مدیریت زمان وسواس گونه و موثر است. اگر نتوانید زمان خود را مدیریت کنید، نمی توانید به تمام اهداف خود در زندگی کاری و شخصی برسید. مطمئناً می توانید پیشرفت کنید، اما اگر در مدیریت زمان شکست بخورید، با مشکلات جدی روبرو خواهید شد. همه ما می دانیم که رسیدن به اهداف نه چندان دشوار برای کسانی که وقت گرانبهای خود را در بیکاری صرف می کنند چقدر دشوار است. حقیقت این است که زمان تنها نقطه مساوی برای همه مردم است.

توصیه می کنم با مطالعه ادامه این مقاله ارزشمند، مهارت مدیریت زمان را بیاموزید و تحولی شگفت انگیز در خود و زندگی پر از موفقیت ایجاد کنید. پس با ما همراه باشید:

حتما بخوانید: راهنمای خرید بهترین دستگاه های حضور و غیاب

تکنیک مدیریت زمان

تعیین دقیق اهداف خود

از روش هدف گذاری SMART استفاده کنید. SMART از کلمات Specific، Measurable، Achievable، Reasonable، Time Bound می آید، به این معنی که هدف خود را به وضوح تعریف کنید و راه های رسیدن به آن را مشخص کنید، هزینه ها را تا حد امکان برآورد کنید و مطمئن باشید. دلیل و انگیزه خود را برای انتخاب هدف خود بنویسید و زمان ممکنی را برای رسیدن به هدف در نظر بگیرید و پس از تعیین اهداف مطمئن شوید که معانی عمیق و قدرتمندی برای آنچه می خواهید به دست آورید دارید.

رعایت قانون 80-20

نکته دیگر مدیریت زمان استفاده از قانون 80-20 یا قانون پرتو است. این قانون می گوید 80 درصد نتایج حاصل از 20 درصد تلاش است. در فروش، این بدان معناست که 80 درصد فروش شامل 20 درصد از مشتریان است. یعنی کافیست به سادگی 20 درصد تلاش هایی را که 80 درصد نتایج را تولید می کنند، شناسایی کنید. شما می توانید این کار را با بررسی و تجزیه و تحلیل دقیق انجام دهید. اهداف مهم خود را شناسایی کرده و برای مدیریت زمان بهینه بر روی آنها تمرکز کنید.

حذف عادت های بد

یکی از بزرگ ترین عواملی که وقت ما را تلف می کند عادت های بد است، چه تماشای تلویزیون و سریال های ماهواره ای، چه گشتن در شبکه های اجتماعی، چه بازی، چه وقت گذراندن طولانی با دوستان و… همه اینها عادت های بدی هستند که وقت کم و گرانبها را از ما می گیرند. اگر برای رسیدن به اهداف خود جدی هستید، از زمان خود عاقلانه استفاده کنید و عادت های بد را حذف یا به حداقل برسانید.

هر روز صبح مدیتیشن یا ورزش کنید.

ممکن است فکر کنید که مدیتیشن یا ورزش بی فایده است زیرا این فعالیت ها زمان زیادی را از شما را می گیرد. اما مدیتیشن و تمرینات صبحگاهی به شما تعادل می دهد. انرژی و نشاط می بخشد. ذهن و بدن شما برای کارهای روزانه قوی تر می شوند. این کارها کارایی شما را افزایش می دهد. سموم را از زندگی خود حذف کنید و شاهد تغییر انرژی، استقامت و تمرکز ذهنی خود باشید.

هر شب، کارهای روز بعدتان را فهرست کنید.

هر شب قبل از رفتن به رختخواب، فهرستی برای روز بعد تهیه کنید. قبل از خواب لیست کارهای فردای خود را بنویسید تا راحت تر بخوابید. پس از تهیه این فهرست، به اهداف خود نگاه کنید و ببینید چگونه می توانید به آنها نزدیک شوید.

هدف گذاری و زمان بندی دقیق

یکی از دلایلی که ما کمبود وقت داریم و مدیریت زمان خوبی نداریم این است که در زمان تعیین اهداف خود برنامه معقولی در نظر نمی گیریم یا به عبارتی زمان غیر واقعی را برای اهداف بزرگ خود در نظر می گیریم.

اولویت بندی دقیق کارها

ضعف در اولویت بندی اهداف سالانه، ماهانه، هفتگی و روزانه یکی از دلایل مهم کمبود زمان و شکست در مدیریت زمان است. برای مدیریت زمان و برنامه ریزی و اولویت بندی کارها قبل از شروع آنها وقت بگذارید، کارهای مهم تری را انجام خواهید داد و زمانی که کاری را شروع کردید، آن را سریعتر به پایان خواهید رساند. باعث افزایش غلبه بر تنبلی می شود.

از کمال گرایی افراطی دوری کنید

یکی از وحشتناک‌ترین راه‌ها برای استفاده از زمان، اصرار برای انجام بدون نقص هر کاری است که کاملا امری غیر ضروری است. در مباحث مدیریت زمان باید بدانید که هرگز زمان کافی برای انجام تمام کارهای لازم وجود ندارد. از امروز تصمیم قاطعانه بگیرید که زمان بیشتری را صرف طیف وسیعی از چیزهایی کنید که می تواند تفاوت واقعی در زندگی شما ایجاد کند و به شما در مدیریت زمان کمک کند و زمان کمتری را برای فعالیت های کمتر مهم اختصاص دهید.

نه گفتن را یاد بگیرید

همیشه مواقعی پیش می آید که اطرافیان از ما می خواهند که به آنها وقت بدهیم و خواسته هایشان را برآورده کنیم. انجام آنها خوب است، اما اگر این کار را نکنیم عواقبی ندارد، بنابراین باید از بله گفتن به چنین درخواست هایی اجتناب کنید. بنابراین با نه گفتن، زمان بیشتری را برای کارهای مهمتر خود به دست آورید.

از اهمال کاری بپرهیزید

یکی از موضوعات مهم در مدیریت زمان و یکی از دلایل اصلی شکست مدیریت زمان، اهمال کاری است. افرادی که به دلیل تنبلی و اهمال کاری زمانی را برای اتمام کار خود تعیین می کنند اغلب استرس بیشتری دارند آنها اشتباهات بیشتری مرتکب می شوند و مجبور می شوند دوباره کاری را انجام دهند، به این معنی که در مدیریت زمان شکست می خورند.

تعادل بین زندگی و کار

اگر در زندگی خود تعادل نداشته باشید، دچار استرس و اضطراب خواهید شد. حتی اگر بتوانید وظایف خود را به نحو احسن انجام دهید، بدون مدیریت زمان و تعادل با مشکل مواجه خواهید شد. بنابراین مهم است که از سیستمی استفاده کنید که به شما کمک کند کارها را به بهترین نحو انجام دهید و مدیریت زمان خوبی داشته باشید، یعنی زمان کافی برای کسب و کار و تفریح و زمان کافی برای خود و خانوادتان داشته باشید.