امروزه در دنیایی بسیار شلوغ با پیچیدگی های خاص خودش طرف هستیم، هر کسی در فکر موفقیت، کنترل زمان، سرمایه گذاری، شغل بهتر، اتومبیل بهتر، سفر و … است، اما یکی از مهمترین بخش های زندگی ساخت تجارت شخصی و مدیریت آن به درستی است. که در این راستا مجبور هستید از متخصصین و ابزار های مناسب استفاده کنید. یکی از همین ابزار های که مدیریت کسب و کار ما را ساده تر می کند. (مدیریت کسب و کار یا شغل CEO به هیچ وجه به آن سادگی که فکرش را می کنید نیست!) نرم افزار حضور و غیاب اطلس است که به عنوان یک سیستم ردیابی پرسنل قوی نیز شناخته می شود.
در تلاش هستیم که در این مقاله نکاتی از مدیریت کارمندان تان با کمک تکنولوژی را بیان کنیم. و همچنین به شما ثابت کنیم که چگونه سامانه جامع حضور و غیاب اطلس می تواند کارایی تان را چند برابر کند.یک کسب و کار خوب علاوه بر مدیر عامل قوی به قدرت تکنولوژی برای اداره شدن نیز نیاز دارد
فهرست مطالب:
- آیا کسب و کار من به یک سیستم ردیابی پرسنل نیاز دارد؟
- بدون سیستم ردیابی پرسنل قوی چه اتفاقی خواهد افتاد؟
- اما یک سیستم ردیابی پرسنل یا سیستم حضور غیاب چیست؟ و چگونه کار می کند؟
- سیستم ردیابی پرسنل چه امکاناتی در اختیار من قرار می دهد؟
- اما نرم افزار اطلس تا چه حد مفید است؟ آیا کار با آن سخت است؟
- سوالات متداول
آیا کسب و کار من به یک سیستم ردیابی پرسنل نیاز دارد؟
اگر کسب و کارتان در حال رشد است و شما نمی خواهید علاوه بر فکر کردن به مالیات، حسابداری، پیدا کردن سرمایه گذار، وضعیت کارمندان، وضعیت ارتباط با مشتریان، وبسایت، محیط کار و … به فکر ردیابی کار های پرسنل تان هم باشید.پس واقعا به آن نیاز دارید، توجه داشته باشید که بسیاری از اوقات بجای هزینه اندکی که بابت یک سیستم ردیابی پرسنل باید پرداخت می کردید. مجبور خواهید شد صد برابر بیشتر هزینه کنید تا کارمندانتان را به خوبی بشناسید و آنها را به خدمت استارت آپ، کارخانه یا شرکتتان در آورید. (این برای خود پرسنل نیز خوب است، زمانی که شما رشد کنید جایگاه شغلی آنان نیز بهتر خواهد شد).
بدون سیستم ردیابی پرسنل قوی چه اتفاقی خواهد افتاد؟
چه دوست داشته باشید و چه نه اگر بهترین کارمندان و کارگران دنیا را نیز استخدام کنید، زمانی که وضعیت آنها را به طور مرتب بررسی نکنید و از پاداش و مجازات استفاده نکنید، آنها به هیچ وجه کارشان را درست انجام نخواهند داد! خود شما آیا حاضرید برای جایی که هیچ تفاوتی میان کار مفید و کار بیهوده قائل نمی شود، خودتان را زحمت زیاد بیندازید؟! شما که به هر حال حقوق خود را دریافت خواهید کرد! نه؟!
تقریبا در بیشتر کتاب های روانشناسی بزرگ دنیا به این نکته اشاره شده است که حتما حتما کارهایتان را ردگیری کنید! چرا که انسان اگر پیشرفت یا تغییرات لحظه ای خودش یا دیگران را ببیند، می تواند کارایی خودش را هزار برابر بیشتر کند (از کتاب های فوق العاده در این زمینه می توان به “عادت های اتمی” نوشته جیمز کلیر اشاره کرد، یا کتاب مشهور” اثر مرکب”)
سیستم ردیابی پرسنل یا سیستم حضور غیاب چیست؟ و چگونه کار می کند؟
اگر تا اینجای مقاله چنین سوالی دارید، پس به شما تبریک می گوییم چرا که معلوم است حواستان جمع بوده است و کسب و کارتان برایتان با ارزش است. یک سیستم ردیابی پرسنل یعنی نرم افزار یا هر وسیله ای که بتواند اطلاعاتی جامع از وضعیت تردد کارکنان، وضعیت کاری، تایم شیت آنها و وضعیت فعلی آنها ارائه دهد.
نکته: تایم شیت فایلی است که معمولا توسط کارکنان ساخته میشود. و در آن می توانید ببینید هر کارمند چقدر زمان داشته. چقدر برای هر پروژه وقت گذاشته، کی فلان کار را انجام داده و …
سیستم حضور و غیاب هم همانطور که از نامش پیداست می تواند وضعیت بودن یا نبودن کارمندان یا کارگران را به طور دقیق ثبت کند. حتی زمانی که آنها در ماموریت هستند یا برای ساعاتی خارج از محیط اداره هستند می تواند توسط نرم افزار و سخت افزار سیستم های حضور و غیاب ثبت شود.
چنین سامانه و سخت افزار هایی فقط به کسب و کار های بزرگ کمک نمی کنند. بلکه حتی اگر استارت آپی کوچک دارید که به تازگی قرار است کارمند برای آن استخدام کنید شدیدا توصیه می شود. از خدمات سیستم های ردیابی پرسنل استفاده کنید چرا که مدیریت همه چیز با هم سخت است و همچنین شما به این مورد نیاز دارید (تا کارایی کارمندان یا کارگران را بالا ببرید).
کار کردن و نصب دستگاه های حضور و غیاب و نرم افزار ها نیز نیاز به تخصص خاصی ندارند. فقط کافی است برای اولین بار فردی این اعمال را برای شما انجام دهد خیلی زود نحوه کار با آنها را یاد می گیرید، در کنار تهیه نرم افزار حضور و غیاب اطلس حتما از دستگاه های حضور و غیاب تصویری مجموعه غدیر نیز بازدید کنید.
سیستم ردیابی پرسنل چه امکاناتی در اختیار من قرار می دهد؟
همانطور که قبلتر نیز بیان شد این سیستم ها نظیر سیستم حضور و غیاب اطلس مدیریت پرسنل و به تدریج مدیریت کسب و کار شما را ساده تر می کنند. تصور کنید که از درخواست های کارمندان به ترتیب و با اولویت با خبر شوید. از مرخصی های آنها مطلع شوید و اجازه اش را صادر کنید، تمامی ساعات حضور و تایم شیت (Time Sheet) آنها را با یک کلیک در اختیار داشته باشید و از همه مهمتر بتوانید آنها را ارزیابی کنید. (واقعا این مورد مهم است چرا که ارج نهادن کارمندان خوب باعث رشد شما و بالعکس توبیخ نکردن کارمندان بد به تدریج باعث نابودی کسب و کارتان خواهد شد).
از دیگر امکانات یک سیستم ردیابی پرسنل می توان به توانایی ارائه نمودار، حضور و غیاب دقیق کارمندان و کارگران، میزان وقت شناسی آنها و سختی کارشان باخبر شد. اگر شما بدانید که هر پروژه چقدر زمان نیاز دارد در برنامه ریزی های بعدی شرکت واقعا کارآمد عمل می کنید.
اما نرم افزار اطلس تا چه حد مفید است؟ آیا کار با آن سخت است؟
نرم افزار اطلس که قرار بود آن را به طور کامل معرفی کنیم، یک سیستم جامع حضور و غیاب یا ردیابی پرسنل است که می توان آن را جز کاملترین نرم افزار های بازار کنونی دانست. نرم افزار اطلس مجموعه ای امکانات و مزایا برای شما و کسب و کارتان به همراه دارد که در زیر به طور مختصر برخی از آنها را بیان می کنیم.
- توانایی ثبت درخواست های کارکنان و بررسی آنها
- امکان تعریف قوانین و ارائه آنها به پرسنل
- قابلیت جمع آوری تردد های پرسنل که توسط دستگاه ها ثبت شده، بصورت کاملا اتوماتیک و نمایش آنها در تایم شیت هر شخص
- امکان ثبت، تغییر، حذف و نگهداری انواع داده ها از پرسنل مربوطه و مرتب کردن آنها
- گزارشی از ماموریت ها، مرخصی های پرسنل و میزان اضافه کار
- امکان دریافت و ارسال پیام خصوصی برای مدیران
- مدیریت شیفت ها و گروه های کاری (تخصیص، تعویض و جابجایی شیفت ها)
- امکان تعریف انواع تعطیلات کاری (رسمی، غیر رسمی، استراحت شیفت و …)
- امکان ثبت محل های ماموریت بصورت درختی
- مدیریت مرخصی کارکنان (انتقال مرخصی باقی مانده از سال قبل به سال جدید، تعیین سقف برای انواع مرخصی، نگهداری سابقه مرخصی و …)
- امکان ساخت و مدیریت انواع گزارش کاربردی و مفید برای رشد بیشتر کسب و کار (گزارش ماهیانه، خروجی گرفتن از گزارش با فرمت های مختلف و …)
- امکان جداسازی سازمانی؛ این مورد بسیار مهم است و در وقت سازمان ها صرفه جویی خاصی خواهد شد. جداسازی سازمانی به این معناست که اگر مدیری در شعبه شیراز شرکت فعالیت می کنند. فقط بتواند با داده ها و پرسنل شهر شیراز شرکت در ارتباط باشد. و با داده های دیگر مکان ها و داده های غیر مرتبط سرو کار نداشته باشد.
دیگر امکانات نرم افزار اطلس
- امنیت بالای سیستم، برای شرکت های فناوری اطلاعات، شرکت های تولیدی و هر شرکتی که ایده یا طرحی دارد که منبع درآمد شرکت از طریق همان ایده و طرح خاص تامین می شود، باید امنیت دغدغه اولش باشد. از موارد مهم امنیتی در اطلس می توان به: هش کردن اطلاعات دیتابیس، اعمال authorization، امکان استفاده از حساب active directory برای کاربران و … اشاره داشت.
- امکان استفاده از تم های مختلف و زیبا برای راحتی کار و جذابیت بخشیدن به رابط کاربری در نرم افزار
- ارائه تجربه کاربری عالی؛ سرعت بالای نرم افزار، وجود راهنما در هر قسمت از آن، راحتی و سهولت کار با نرم افزار و امکان استفاده از آن بر روی موبایل و تبلت نیز از دیگر امکانات نرم افزار اطلس است. اینکه بتوانید امروزه از یک نرم افزار برروی بستر های مختلف استفاده کنید مورد بسیار مهمی است و در دسترس بودن را تضمین می کند.
- داشتن موتور محاسباتی قدرتمند در نرم افزار؛ برای انجام محاسبات کاربران موتوری قدرتمند در نرم افزار قرار داده شده است. که صحت بالا در محاسبات کاربر، استفاده از قوانین پویا و استفاده بهینه از سرور را تضمین می کند.
- ساخته شده با تکنولوژی های قدرتمند مایکروسافت؛ این نرم افزار با تکنولوژی های شناخته شده ای چون .net framework، SQL server و …
آیا می دانستید که این موارد فقط و فقط چند عدد از امکانات نرم افزار قدرتمند اطلس بودند!؟ اگر دوست دارید بیشتر از این سیستم بدانید حتما کاتالوگ معرفی نرم افزار اطلس را مطالعه بفرمایید.
سوالات متداول
چرا سیستم حضور و غیاب اطلس همان چیزی است که شما نیاز دارید؟
چون دنیا، دنیای تکنولوژی است و اگر یک نرم افزار هوشمند و مهندسی شده نیاز دارید. تا بیشترین بهره وری را از پرسنل دریافت کنید. اطلس می تواند در این زمینه مفید واقع شود، چرا که در بازار ایران شما چنان گزینه های زیادی ندارید. و اگر کیفیت، پشتیبانی خوب و تعدد خدمات را می خواهید پس اطلس احتمالا گزینه بسیار خوبی خواهد بود!
اگر هم در کل فردی هستید که فکر می کنید برای مدیریت شرکت تان نیازی به هیچ نرم افزار ندارید. خب موفق باشید با نوشتن های طولانی و کاغذ باطله های روی میز کارتان.البته این را نیز به یاد داشته باشید. که در نهایت این کاغذ های باطله و مچاله شده چنان وقتتان را تلف می کند.
که زمانی به خودتان می آیید که بجای دنبال سرمایه بزرگ بودن، کار با شرکت های دیگر، ورود به بازار جهانی و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) فقط مشتی پیشفرض و احتمال روی میز کارتان خواهید داشت!! (برنامه ریزی هایی که برای کار های کارکنانتان کرده اید). هیچگاه فکر نکنید که بدون کمک گرفتن از تکنولوژی و ابزار های مدیریت شرکت می توانید موفق شوید. شما توانایی انجام چندین مسئولیت با هم را ندارید. شاید فکر کنید چنین توانایی دارید اما این هم تنها یک فرضیه نادرست است!
مدیریت یک کسب و کار به هیچ آنچنان که افراد تازه کار فکر می کنند نیست
آیا آموزش های خاصی برای کار با سیستم ردیابی پرسنل اطلس وجود دارد؟
به هیچ وجه لازم نیست نگران آموزش های کار با اطلس باشید، چرا که تیم پشتیبان اطلس فکر همه جا را کرده است. و آموزش های ویدئویی بسیاری مناسبی برای راه اندازی نرم افزار و کار با آن وجود دارد. امروزه یکی از دغدغه های مردم توانایی کار با تکنولوژی های پیچیده و سادگی کار با آنان است. تمامی کارآفرینان مجبور هستند.کار کردن با صد ها دستگاه و نرم افزار را یاد بگیرند در نتیجه حوصله سر و کار زدن با نرم افزار یا سامانه ای پیچیده را ندارند. پس شرکت های حوزه تکنولوژی که مسئولیت پذیرتر هستند راهنما های سریع و پشتیبانی قوی را در مجموعه خود دارند. از این بابت می توانیم با افتخار اعلام کنیم سامانه جامع حضور و غیاب اطلس نیز دارای آموزش های مناسب در وبسایت اصلی و مجموعه مقالات آموزشی است. که می توانید جهت رشد کسب و کارتان از آنها کمک بگیرید.
سخن نهایی
سامانه اطلس نرم افزاری مهندسی شده با کارایی بالاست و مورد نیاز اکثر کسب و کار ها و ادارات است. البته اگر شرکت شما بسیار کوچک است و فکر می کنید در حال حاضر نیاز خاصی به مدیریت منابع انسانی تان ندارید (کارمندان کمی دارید).پس نیازی به تهیه نرم افزار خاصی نیست. اما اکثر کارخانجات و کسب و کار های بزرگ قطعا به یک سیستم ردیابی پرسنل قوی نیاز دارند. تا تمام حواسشان روی موارد مهمی مثل حسابداری، بازاریابی و برندسازی باشد.
نظرات کاربران