سیستم جامع منابع انسانی مجموعه ای از نرم افزارهایی است که برای تسهیل مدیریت منابع انسانی از جمله ثبت ورود خروج با استفاده از دستگاه حضور و غیاب طراحی شده است. این سیستم ها یکپارچگی دارند. جامعیت و یکپارچگی آنها مزیت رقابتی این سیستم هاست. سیستم کلی منابع انسانی به گونه ای طراحی شده است که بتواند تمامی فرآیندهای سازمان را از لحظه استخدام تا پایان خدمت و بازنشستگی کارکنان به صورت یکپارچه مدیریت کند. این سیستم ها سازمان را مکانیزه می کنند. آنها همچنین از هدر رفتن منابع جلوگیری می کنند و بهره وری سازمان را افزایش میدهد. یک سیستم جامع منابع انسانی باعث صرفه جویی در زمان و هزینه برای سازمان می شود.
اهداف سامانه منابع انسانی
سیستم منابع انسانی باید بتواند ساختار این سازمان را در شرایط مختلف اعم از سازمان های دولتی، تجاری و صنعتی به بهترین نحو مدیریت کند. همچنین اطلاعات این سازمان را به روز کنید. یکی دیگر از وظایف این سیستم ها نرم افزار پرسنلی یا سیستم استخدام است. این سیستم باید اطلاعات کامل و جامعی در مورد ویژگی های فردی و سازمانی کارکنان داشته باشد. و از فایل اطلاعات شخصی بک آپ بگیرید.
وظیفه بعدی آنها سیستم حضور و غیاب است. این سیستم برای ذخیره اطلاعات مربوط به عملکرد کارکنان در دوره های مختلف استفاده می شود. این سیستم با سیستم نرم افزاری پرسنلی مرتبط است و سوابق اجرایی هر یک از کارکنان سازمان را می داند.
نرم افزار حقوق و دستمزد نیز برای محاسبه حقوق ماهانه کارکنان مورد نیاز است. این نرم افزار با نرم افزار حضور و غیاب نیز لینک شده و حقوق ماهانه کارکنان را طبق دستورالعمل ارائه شده توسط هر سازمان مختص شرایط خود محاسبه می کند. یکی از وظایف کل سیستم منابع انسانی، جذب مکانیزه نیروی انسانی است.
نرم افزار سامانه منابع انسانی
نرم افزار تشکیلات سازمانی:
یکی از سیستم های نرم افزاری منابع انسانی کامل، سازمان سازمانی است. این سازمان می تواند تمامی اطلاعات مربوط به تمامی پست های سازمانی را از گذشته تا کنون ذخیره کند. این نرم افزار تمامی اصلاحاتی که از طریق سازمان انجام می شود را در قالب یک ساختار تایید شده ثبت می کند تا تمامی داستان ها، اسناد، وظایف و تمامی اطلاعات مربوط به آن به راحتی قابل دسترسی باشد. نرم افزار سازمانی ارتباطات گسترده ای با سایر سیستم های منابع انسانی، به ویژه نرم افزارهای منابع انسانی دارد. این ارتباط گسترده، مفاهیم استخدام را مکانیزه می کند و عملکرد بهتری در سطوح بالاتر دارد و بستر اجرای مناسب تری را برای تعالی سازمانی فراهم می کند.
نرم افزار پرسنلی:
این نرم افزار همان سیستم کارگزینی است. نرم افزارهای پرسنلی در کنار ساختارهای سازمانی، هر دو سیستم های اصلی در حوزه منابع انسانی محسوب می شوند. بر خلاف بسیاری از سیستم های دیگر، این سیستم ها مفیدتر از استخدام الکترونیکی ساده هستند. این نرم افزار کاربرد بسیار گسترده ای در سازمان دارد. یعنی از لحظه استخدام نیروی انسانی تا پایان همکاری وی با سازمان را پوشش می دهد. کلیه سیستم های منابع انسانی و منابع مالی چه به صورت مستقیم و چه غیر مستقیم کلیه اطلاعات پرسنل را از این سیستم دریافت می کنند.
نرم افزار حضور و غیاب:
این نرم افزار برای کنترل رفت و آمد کارکنان در سازمان استفاده می شود. ساعات حضور و غیبت کارکنان در این سامانه ثبت می شود. سپس به طور خودکار این داده ها را به نرم افزار حقوق و دستمزد ارسال می کند.
نرم افزار حقوق و دستمزد:
این نرم افزار حقوق و مزایای کارکنان را محاسبه و اسناد مربوط به پرداخت های مالی را ثبت می کند. این نرم افزار به صورت مکانیکی با بقیه نرم افزارهای سازمان لینک شده است تا بتواند به صورت خودکار اطلاعات را از سیستم پرسنلی دریافت کند. سپس با استعلام نرم افزار حضور و غیاب، اطلاعات مربوط به حرکت فرد در سازمان را بررسی می کند. سپس با بررسی تمامی سوابق و اطلاعات کارمند مورد نظر، حقوق را محاسبه می کند.
نرم افزار نظرسنجی:
در این نرم افزار سوالات طراحی شده، نحوه پاسخگویی به آنها به صورت پویا ارائه شده است. چنین سوالاتی که برای نظرسنجی طراحی شده اند را می توان با این نرم افزار برای جامعه هدف و کاربران مورد نظر ارسال کرد.
نرم افزار آموزشی:
این نرم افزار ابزاری برای پیاده سازی نیازسنجی، ارزیابی، اثربخشی و گزارش دهی کلیه کارکردهای آموزشی است که در سازمان انجام می شود. نرم افزار آموزشی می تواند نیازهای آموزشی کارکنان را مکانیزه کند. همچنین با این نرم افزار امکان آموزش، ثبت نتایج و ارائه گواهی ها وجود دارد.
نرم افزار ارزیابی عملکرد:
ارزیابی برای تعیین شایستگی کارکنان از نظر اثربخشی سازمانی، بهبود دانش و رفتار فردی در سازمان ها انجام می شود. این نرم افزار از چندین روش ارزیابی استفاده می کند که بر اساس ماهیت دپارتمان ها در یک دوره ارزیابی کامل یک ساله طراحی شده است. در نهایت، نتایج تمام این ارزیابی ها بر محاسبه دستمزد و مزایا تأثیر خواهد گذاشت.
نرم افزار پیشنهادات:
امروزه سیستم پیشنهادات به عنوان یکی از موثرترین روش ها برای افزایش بهره وری سازمان ها مطرح می باشد. این نرم افزار تمامی کارکنان و مشتریان سازمان را قادر به تصمیم گیری و رفع مشکلات سازمانی می کندبه شرکت.
نرم افزار مهمانسرا:
این نرم افزار ممکن است در همه موسسات موجود نباشد. نرم افزار مهمانخانه بیشتر برای سازمان های بزرگ و بین المللی مناسب است. زیرا در این نرم افزار اطلاعات کلیه هتل ها و مهمانپذیرهای طرف قرارداد سازمان وجود دارد. از طریق این برنامه، مهمانخانه ها را می توان در تاریخ های مختلف برای استفاده کارمندان و مشتریانی که از مکان های دیگر برای جلسات کاری می آیند، رزرو کرد.
نرم افزار وام و تسهیلات:
در این نرم افزار امکان دریافت انواع وام، کنترل اسناد و ثبت اطلاعات ضامن ها وجود دارد. حتی سود وام نیز از طریق این نرم افزار محاسبه می شود.
نرم افزار بازنشستگی:
این نرم افزار ممکن است اطلاعات مربوط به کارمندان بازنشسته را جمع آوری کند. هدف این نرم افزار محاسبه حقوق و مزایای کارکنان در زمان بازنشستگی می باشد. این برنامه دسترسی آسان و سریع به پرونده بازنشستگان، وراث و مشتریان آنها را فراهم می کند.
