داشبورد مدیریتی چیست؟
آیا می دانید داشبورد مدیریتی چیست و چه مزایایی برای مدیریت یک سازمان دارد؟ برای آشنایی با تعریف داشبورد، ویژگی های آن و ارتباط آن با معیارهای عملکرد، با ما همراه باشید.
داشبورد های مدیریتی اطلاعات مفید، مختصر و موثری را برای تصمیم گیری در اختیار ما قرار می دهد. با استفاده از نمودارها و اطلاعاتی که این داشبورد در اختیار مدیران قرار می دهد، می توانند کارایی سازمان را ارتقا دهند. این بهبود ممکن است به معنای افزایش سود، افزایش تولید یا موارد مشابه باشد. همچنین داشبورد به مدیران کمک می کند تا در کوتاه ترین زمان ممکن تصمیمات درستی بگیرند.
در ادامه این مقاله تعریف داشبورد، ویژگی‌ها و مزایای آن و شاخص‌های کلیدی عملکرد ارائه می‌شود. امروز می خواهیم در مورد داشبورد های مدیریتی صحبت کنیم. اگر نمی دانید داشبورد چیست و چه کاربردهایی دارد، تا پایان این مقاله با ما همراه باشید.
داشبورد چیست؟
یک سیستم هوش تجاری معمولاً دارای 4 جزء است: انبار داده، ابزارهای تحلیلی، مدیریت فرآیند کسب و کار و داشبورد مدیریتی. بنابراین داشبورد یکی از اجزای یک سیستم هوش تجاری است.
مقاله “چرا هوش تجاری؟” به شما کمک می کند تا این مفهوم و مزایای آن برای تجارت را به طور کامل درک کنید.
داشبورد مدیریتی نوعی رابط کاربری است که نمایشی گرافیکی از وضعیت فعلی و روندهای گذشته کسب و کار شما ارائه می دهد. این عناصر گرافیکی با اتصال به منابع مختلف می توانند اطلاعات را از پایگاه های داده موجود در سازمان استخراج نموده و در یک صفحه نمایش دهند. که معمولاً به سادگی قابل خواندن است.
با کمک داشبورد می توانید حجم زیادی از اطلاعات را مطالعه و بررسی کنید و تصمیمات کارآمدی بگیرید. همانطور که گفتیم داشبورد می تواند داده ها را از طریق یک رابط گرافیکی و بصری بررسی کند. همچنین داشبوردها می‌توانند اعداد، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و در برخی موارد کارت امتیاز عملکرد را در صفحه‌ای جداگانه با دسترسی‌های متفاوت برای مدیران سطح بالای سازمان نمایش دهند.
به کمک این اطلاعات، مدیران کسب و کار ضمن بررسی اجمالی سازمان خود، می توانند آن را در برابر خطرات و بحران های مختلف ایمن کنند و همچنین فرصت های مختلف برای پیشرفت سازمان را کشف کنند. در واقع داشبورد خروجی سیستم هوش تجاری محسوب می شود.
حتما بخوانید:KPI در فروش
انواع داشبورد مدیریتی
داشبوردها از نظر نقش و کارکرد به 3 دسته تقسیم می شوند:
داشبوردهای مدیریتی استراتژیک
داشبوردهای استراتژیک از مدیران در هر سطح سازمانی پشتیبانی می کنند و دیدگاهی جامع از عملکرد کسب و کار را در اختیار تصمیم گیرندگان قرار می دهند. این داشبوردها معمولاً برای مقایسه وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک و ارائه کمک های قابل توجه به مدیران برای تصمیم گیری های اجرایی مانند تعیین اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت استفاده می شوند. همچنین توجه داشته باشید که داشبوردهای استراتژیک بر روی تصاویر و داده های ثابت تمرکز می کنند و با استفاده از اطلاعات دوره ای ایجاد می شوند.
داشبوردهای مدیریتی تجزیه و تحلیل
این داشبوردها شامل محتوا، مقایسه، رکوردهای بیشتر و شاخص های عملکرد دقیق تر و کامل تر است و با تجزیه و تحلیل اطلاعات به مدیران در تصمیم گیری های مهم کمک می کند. در واقع مدیران با داشتن داشبوردهای تحلیلی می توانند وضعیت موجود و علل آن را به درستی درک کنند. علاوه بر این، داشبوردها معمولاً از تعامل داده ها پشتیبانی می کنند.
داشبوردهای مدیریتی عملیاتی
داشبوردهای عملیاتی بر عملکردهای حیاتی سازمان نظارت می کنند و به طور مستقیم با فعالیت ها و رویدادها تعامل دارند. این داشبوردها دائما در حال تغییر هستند و نیاز به پاسخ سریع دارند. بنابراین کاملا متفاوت از داشبورد نوع اول و دوم طراحی و ساخته شده اند.
حتما بخوانید: ابزارهای هوش تجاری
ویژگی هایی داشبورد
در این قسمت به بیان برخی از مهم ترین ویژگی ها و قابلیت های داشبورد می پردازیم.
ویژگی های بصری داشبورد مدیریتی:
امکان سفارشی سازی
کاربران داشبورد مدیریتی باید بتوانند به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند و آن را به روشی که برای آنها راحت تر است مشاهده کنند. علاوه بر این، آنها باید بتوانند هر چیزی را که روی داشبورد می بینند تغییر یا سفارشی کنند.
قابلیت کشیدن و رها کردن
کشیدن و رها کردن یک راه عملی، سریع و آسان برای کار با برنامه های مختلف است. با این روش می توانید فایل های مورد نظر خود را با استفاده از نشانگر ماوس به هر کجا که می خواهید منتقل کنید. همچنین میتوانید برای کشف اطلاعات بیشتر ابزارهای مختلفی را به داشبورد خود اضافه کنید.
ارائه گرافیک های مختلف
نمایش گرافیکی اطلاعات به نمودارها محدود نمی شود، بلکه روش های دیگری نیز برای نمایش گرافیکی اطلاعات وجود دارد مانند: نمودارهای پراکنده، محوری، نمودارهای تعاملی و غیره.
امکان انتخاب رنگ و فونت
می توانید با انتخاب رنگ ها و فونت های مختلف داشبورد خود را جذاب تر کنید. این ویژگی مناسب مشاغلی هستکه می خواهند از برخی اطلاعات جهت فروش استفاده کنند.
ویژگی های زیرساختی داشبورد مدیریتی
مبتنی بر فضای ابری
می توانید سیستم های داشبورد مدیریتی خود را در فضای ابری در اینترنت قرار دهید. به این ترتیب نصب و نگهداری آن بسیار راحت تر خواهد بود. به علاوه، میتوانید در هر زمان و هر مکان به داشبورد خود دسترسی داشته باشید.
سازگار با گوشی همراه
بسیاری از نرم افزارهای داشبوردهای مدیریتی دارای نسخه موبایلی هستند. با استفاده از این قابلیت میتوانید اطلاعات کسب و کار خود را از طریق گوشی همراه یا تبلت مشاهده کنید.
پشتیبانی از انواع سیستم عامل ها
داشبورد های مدیریتی قابلیت پشتیبانی از سیستم عامل های مختلفی همچون ویندوز، بونیکس و مک را دارند.
قابلیت های اطلاعاتی داشبورد مدیریتی
ترکیب اطلاعات
داشبورد مدیریتی با این قابلیت می تواند اطلاعات را از منابع مختلف استخراج کند، بین آنها همبستگی ایجاد کند و در نهایت اطلاعات مفید و موثری را نمایش دهد.
فشرده سازی اطلاعات
شما با کلیک بر روی هر قسمت داشبورد مدیریتی می توانید تمامی اطلاعات مربوط به آن قسمت را مشاهده کنید. علاوه بر این، داشبوردی با قابلیت Data Drill Down می تواند خلاصه ای کامل و دقیق از اطلاعات را به شما نشان دهد.
دسترسی همزمان به اطلاعات
اگر می خواهید داشبورد شما اطلاعاتی را از منابع مختلفی مانند گوگل آنالیتیکس، توییتر و غیره دریافت کند، مطمئن شوید که به طور همزمان به منابع اطلاعاتی مختلفی در داشبورد خود دسترسی دارید.
دسترسی به انواع پایگاه های داده
اگر از یک پایگاه داده اختصاصی مانند SQL، Oracle و غیره برای ذخیره اطلاعات سازمان خود استفاده می کنید، داشبورد مدیریتی باید بتواند به پایگاه داده شما متصل شود و از آن استفاده کند. بنابراین، باید بدانید که کدام پایگاه داده حاوی داده ها و اطلاعات کسب و کار شما است.
حتما بخوانید: ابزارهای هوش تجاری
ویژگی های مربوط به کاربران
یک کاربر یا چند کاربر
بسته به نوع داشبوردی که انتخاب می کنید، می توانید تعیین کنید که چند کاربر به آن دسترسی دارند. برای مثال، داشبوردی که انتخاب می‌کنید ممکن است محدودیت‌هایی برای استفاده همزمان توسط چندین کاربر داشته باشد یا به راحتی چندین کاربر را در خود جای دهد. بنابراین باید از عملکرد تک کاربره یا چند کاربره در داشبورد خود خسته شوید.
ابزار همکاری
ابزارهای همکاری به کاربران و افراد مختلف کمک می‌کنند تا بهتر و کارآمدتر تعامل داشته باشند. نرم افزار داشبورد علاوه بر اینکه می تواند معیارهای کلیدی کسب و کار را به اشتراک بگذارد، باید دارای ویژگی هایی مانند امکان زمان بندی گزارش ها و اعلان های مختلف نیز باشد.
قابلیت اشتراک گذاری
چه میزان از اطلاعات داشبورد مدیریتی خود را می خواهید با دیگران به اشتراک بگذارید؟ داشبوردهای خصوصی به افراد معدودی اجازه می دهد تا به اطلاعات خود به صورت بسیار محدود و برنامه ریزی شده دسترسی داشته باشند. در حالی که داشبوردهای عمومی به شما این امکان را می دهند که محتوا را با همه یا تعداد زیادی از افراد به اشتراک بگذارید.
شاخص داشبورد های مدیریتی
• شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) باید مستقیماً با اهداف و میزان موفقیت سازمان شما مرتبط باشد.
• زنجیره فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید و نقاطی را که منجر به ارزش افزوده در کسب و کار شما می شود شناسایی کنید.
• KPIهایی را که اندازه گیری آسان و کمتر در معرض خطا باشد. به این ترتیب سیستم داشبورد شما قابل اعتمادتر خواهد بود.
• KPIها باید اعدادی باشند که بتوانید به راحتی آنها را تفسیر و تحلیل کنید.
• سعی کنید شاخص هایی را تعریف کنید که به شما بگوید آیا در مسیر درستی هستید یا خیر. به این شاخص ها شاخص های روند می گویند. مانند روند فروش در سال جاری یا روند فروش در 3 ماه اخیر.
به خاطر داشته باشید که داشبورد مانند یک عکس از وضعیت فعلی کسب و کار شما است. سعی کنید آن را به درستی تحلیل و تفسیر کنید.
مزایای داشبورد مدیریتی چیست؟
ایجاد بستر مناسب برای بهبود مستمر و توسعه کسب و کار، اصلی ترین و مهمترین مزیت یک داشبورد است. با داشبوردها می توانید بر عملکرد تمام بخش های کسب و کار خود نظارت داشته باشید و عملکرد آنها را بررسی کنید. به این ترتیب می توانید موانع و مشکلات را پیش بینی کرده و از بروز آنها جلوگیری کنید.
اما داشبوردها مزایای دیگری نیز دارند که در ادامه به آن میپردازیم:
صرفه جویی در زمان
داشبوردهای پیکربندی شده تمام اطلاعات مورد نیاز را در یک مکان در اختیار شما قرار می دهند، به همین دلیل می توانید با استفاده از آنها در زمان زیادی صرفه جویی کنید. زیرا زمان بسیار کمتری را برای تهیه گزارش ها و برقراری ارتباط بین بخش های مختلف صرف می کنید. همچنین می توانید گزارش های ایجاد شده در بخش های مختلف را در وسط داشبورد به اشتراک بگذارید و زمان کمتری را برای دسترسی و ارسال آنها صرف کنید.
بهبود ارتباطات درون سازمانی
داشبورد مدیریتی این فرصت را فراهم می کند تا به راحتی بر عملکرد بخش های مختلف سازمان نظارت شود. نظارت بر اطلاعات و عملکرد از طریق نمودارهای گرافیکی به شما کمک می کند تا ارتباط بین بخش های مختلف سازمان را بهبود بخشید.
بررسی و ارزیابی عملکرد کارکنان
بر اساس تحقیقات SHRM (انجمن مدیریت منابع انسانی)، استفاده موثر از KPIها برای سنجش و ارزیابی استعداد و عملکرد کارکنان می تواند در تعیین اهداف استراتژیک، اهداف عملیاتی و اهداف مالی سازمان و در نهایت ارزش حسابداری و قابلیت های انسانی موثر باشد.
افزایش سود
اگر از این موضوع آگاهی داشته باشید که کدام بخش از کسب و کار شما نیاز به بهبود دارد، تمام انرژی، منابع و زمان خود را صرف افزایش عملکرد آن بخش می کنید. نتیجه اینکار وظیفه افزایش بهره وری و سود کسب و کار خواهد بود.
قابلیت های داشبورد مدیریتی
• برای برقراری ارتباط موثر با کارکنان، اطلاعات باید ساده شود.
• اطلاعات باید کمترین میزان پراکندگی را داشته باشد و باعث سردرگمی نشود.
• با استفاده از اطلاعات مفید و موثر گردش کار می توان پشتیبانی کسب و کار را به بهترین شکل ممکن انجام داد.
• اطلاعات باید به صورت بصری و به شکلی موثر و چشم نواز ارائه شود و برای نشان دادن مهمترین و اساسی ترین مشکلات سازمان مورد استفاده قرار گیرد.
کاربرد داشبورد مدیریتی
از آنجایی که کاربران داشبورد مدیریتی زمان زیادی را دور از محل کار خود می گذرانند، داشبورد به آنها اجازه می دهد تا از راه دور به اطلاعاتی که می خواهند دسترسی داشته باشند.
مدیران ارشد سازمان از طریق استفاده از داشبوردها می توانند شاخص های کلیدی عملکرد کل سازمان یا بخش مورد نظر خود را در محیطی ساده و کاربردی به طور کامل رصد کنند.
نقش داشبورد مدیریتی در بهینه سازی فرآیندها
سازمان ها معمولا فرم های ورودی زیادی دارند. با ترکیب این فرم ها و انجام عملیات می توانند اطلاعاتی را در قالب گزارش تولید کنند. اینجاست که سازمان شما از یک سازمان کاغذ محور به یک سازمان اطلاعات محور تبدیل شده و با ایجاد بستر مناسب ورودی فرم، گزارش های مورد نیاز شما تولید می شود.
اکنون زمان ایجاد یک داشبورد است. یک داشبورد مانند یک پنجره وضعیت فعلی فرآیندها را به صاحبان فرآیندها و مدیران ارشد کسب و کارها نشان می دهد.
در مرحله بعد، باید شاخص هایی را طراحی و ایجاد کنید که مدیران و صاحبان فرآیندها برای نمایش بهتر و کاملتر پارامترهای تصمیم گیری و هشدارها به آن نیاز دارند. نمایش این شاخص ها به شما کمک می کند تا وضعیت فعلی سازمان را با روند فعلی بررسی کنید. با مشاهده و تحلیل شاخص ها می توانید متوجه شوید که کدام قسمت از فرآیندها نیاز به تغییر و بررسی دارند تا فرآیندها به بهترین شکل ممکن بهینه شوند. مجموعه این عملیات سازمان شما را به یک سازمان دانش بنیان تبدیل می کند.
