جریان کاری چیست و چگونه تعریف می شود

جریان کاری چیست؟ در حالت کلی می توانیم بگوییم که سازمان ها و مجموعه هایی که در حال ارتقا یافتن هستند، از بخش های متفاوتی تشکیل شده اند که در میان یکدیگر در حال حرکت می باشند. این بخش های گوناگون توانایی این را دارند که به صورت هماهنگ با همدیگر کار کنند یا در مواقعی که نقطه ی تقاطعی وجود دارد و باعث ایجاد حوادثی می شود

فهرست مطالب:

جریان کاری چیست؟

در حالت کلی می توانیم بگوییم که سازمان ها و مجموعه هایی که در حال ارتقا یافتن هستند، از بخش های متفاوتی تشکیل شده اند که در میان یکدیگر در حال حرکت می باشند. این بخش های گوناگون توانایی این را دارند که به صورت هماهنگ با همدیگر کار کنند یا در مواقعی که نقطه ی تقاطعی وجود دارد و باعث ایجاد حوادثی می شود،که از آن با عنوان جریان کاری و گردش کاری در انواع کسب و کارهای بزرگ و کوچک یاد می شود.

با توجه به توضیحاتی که در ابتدا ارائه کردیم ایجاد جریان کاری لازم است که افرادی وظیفه ی هماهنگ کردن و مدیریت آن را بر عهده دارند. تا به این ترتیب همه ی بخش ها در مسیر هدف سازمانی حرکت کنند و از بروز حوادث غیرمنتظره جلوگیری کنند.

اهمیت مدیریت جریان کاری

یکی از مهم ترین نکاتی که همواره در موضوع جریان کاری مهم است این مسئله است که تیم ها از گردش کاری برخوردار باشند. این مسئله به نوع فعالیت و اندازه ی سازمان های مختلف بستگی ندارد. معمولا کارها باید براساس یک جریان انجام بگیرد. حتی در موقعیت هایی که این مسیر به شکل کاملا سازمان یافته نباشند. با توجه به رعایت موارد ذکر شده تیم ها می توانند به همراه تیم خود امور مختلف را پیش ببرند. اما برای اینکه کارمندان شما بتوانند بهترین نتیجه را ارائه کنند بهتر است آن ها را به سمتی هدایت کنید. که بتوانند به بهترین وجه نقش خود را ایفا کنند.در زمان شروع فرایند مربوط به جریان کاری احتمال بروز حواس پرتی و خطاهای زیادی را به وجود بیاورد که این امر باعث می شود دقت افراد به میزان زیادی کاهش پیدا کند.

هنگامی که امکان مستند کردن نقش کارمندان را داشته باشید می توانید تصمیم بگیرید که چه افرادی مناسب چه نقش هایی هستند. از طرف دیگر مدیریت جریان کاری این قابلیت را به وجود می آورد که بین تیم کاری مورد نظر شما و بخش هایی که مسئولیت آن را برعهده دارند فعالیت بیشتری انجام بگیرند.

هر کدام از اعضای تیم در این موقعیت می توانند به خوبی در یک گردش کاری منظم نسبت به انجام کاری که می خواهند انجام بدهند آگاهی کامل خواهند داشت و می توانند به صورت مستقل به انجام وظایف خود بپردازند.

نکته ی مهمی که باید در ارتباط با این موضوع لازم است بدانید هنگامی که در اولین گام جهت گردش کاری را مشخص کردید پس از آن این امکان وجود دارد که به شکل مداوم آن را کنترل کرده و برای ارتقا و بهبود آن اقدامات لازم را انجام دهید.

روش های موثر برای مدیریت جریان کاری

برای کنترل کردن جریان کاری و تقویت تیم کاری تان باید مواردی را مد نظر داشته باشید که در ادامه به آن اشاره خواهیم کرد:

مستند سازی در روند کاری

برای اینکه در روند جریان کاری نظارت بهتری انجام بگیرند ضروری است که نوشته ها را ثبت و ضبط کنید. برای انجام این کار بهتر است از ثبت نکته های ساده شروع کنید پس از اینکه در کار تسلط لازم را به دست آوردید می توانید جزئیات را به مستند سازی بیافزاید.

ممکن است برخی از افراد ادعا کنند که این مدارک بسیار ساده هستند اما نگران این مسئله نباشید. مهم ترین موضوع در این زمینه این است که کارفرمایان بتوانند روند کار خود را مدیریت کنند.

زمانی که قصد دارید مستندات را ثبت کنید لازم است که به وظایف خاصی که گروه ها در گردش کاری بر عهده دارند توجه ویژه ای شود. اینکه بتوانید ثبت کنید یک کار در چه زمانی و به وسیله ی چه افرادی انجام می گیرد از اهمیت خاصی برخوردار است. هنگامی که نسبت به تهیه ی این اسناد اقدام می کنید؛ متوجه خواهید شد که در ارتباط با روش ها و منابع مفید مخصوص گردش کار اطلاعات تاثیرگذاری را به دست آورده اید. این موارد می تواند به تیم شما کمک کند تا در بهینه سازی کارها موفق باشید. زمانی که کارهای مربوط به مستند سازی به پایان رسید ضروری است که آن را در موقعیتی قرار بدهید که همه ی گروه بتوانند به شکل مداوم به آن دسترسی داشته باشند و در انجام مراحل کاری خود از آن استفاده کنند.

در نظر گرفتن وابستگی

نکته ی قابل توجه در این جا که بعد از تکمیل کردن اسناد مربوط به جریان کاری ضروری است. که به تحلیل روابط و نقش های اعضای تیم خود بپردازید. در صورتی که نتوانید گردش کاری کامل و مناسب با روابط گروه خود تهیه نکنید باعث ایجاد سردرگمی و استرس در تیم خود خواهید شد. بیشتر مواقع مسئولیت ها را به شکلی طراحی می کنند که به صورت منظم و در طی چندین مرحله انجام پذیرد. نکته ی دیگر اینکه امکان دارد در زمان انجام کار منابع یا تجهیزاتی انتقال داده شوند. تا به این ترتیب مراحل مربوط به جریان کاری در آن بخش تکمیل گردد.

این عوامل به عنوان وابستگی شناخته می شوند که تا زمانی که قسمتی از گردش کار را آغاز نکنید مرحله های دیگر تکمیل نخواهند شد و امکان انجام کار وجود ندارد.

حسابرسی

این یک موضوع کاملا واضح است که با تغییر پروژه ها یا گسترده تر شدن سازمان ها امکان دارد کار گروه دچار تغییراتی بشود. با توجه به این امر امکان دارد که نیاز به تهیه ی تجهیزات جدیدی وجود داشته باشد. در این جا است که نقش مستندات می تواند چشمگیر باشد. زمانی که مراحل گردش کاری دچار تغییرات می شوند برنامه ها و اعضای تیم باید کاملا به روز رسانی شوند. برای مدیریت منظم جریان کاری این امکان را دارید که حسابرسی های خود را به شکل سه ماهه انجام دهید. در موقعیت کنونی برای بهینه سازی لازم است که اقدامات ضروری را انجام دهید.

بهبود گردش کاری و جریان کاری افرادی که جهت کنترل و نظارت گردش کاری خود فعالیت می کنند می توانند در جهت بهینه سازی خود و اعضای تیم شان گام بردارند و مهارت های بیشتری را فرا بگیرند.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

دکمه بازگشت به بالا