مدیریت پروژه

مدیریت پروژه چیست؟

قبل از تعریف مدیریت پروژه، باید به ماهیت و ویژگی های یک پروژه فکر کنیم. پروژه ها مجموعه ای از وظایف هستند که برای رسیدن به یک هدف خاص انجام می شوند. این کارها باید در زمان مشخصی انجام شوند. هر قسمت از پروژه توسط یک فرد یا یک تیم انجام می شود. تقریباً هیچ دو پروژه ای شبیه هم نیستند. حتی اگر وظایف کلی مورد نیاز برای دو پروژه یکسان باشد، جزئیات آنها متفاوت خواهد بود.

حال می توانیم به این سوال پاسخ دهیم که مدیریت پروژه چیست. تعریف مدیریت پروژه به معنای پیگیری کار برای دستیابی به هدف نهایی پروژه در یک زمان مشخص است.

اگر پروژه را به عنوان یک خودرو در نظر بگیریم، مدیر پروژه راننده است. این راننده نقشه راه را از کارفرما دریافت کرده و با استفاده از منابع و امکاناتی که در اختیار دارد به مقصد می رساند. راننده باید سرویس پذیری خودرو، صحت مسیر، زمان رسیدن به مقصد و … را بداند تا در صورت بروز مشکل بتواند در مدت زمان کوتاهی آن را حل کند. مدیر پروژه نیز باید از تمام جزئیات فرآیند کار آگاه باشد تا بتواند مشکلات احتمالی را شناسایی و در کمترین زمان ممکن برطرف کند.

اهداف مدیریت پروژه

اکنون به طور کلی می دانید که تعریف مدیریت پروژه چیست و مدیر پروژه کیست. جزئیات اهداف مدیریت پروژه به کاری که باید انجام شود بستگی دارد. به عنوان مثال، در یک پروژه، کار با کیفیت بالا اولین هدف است. اما در پروژه دیگری که بودجه محدودی دارد انجام کارها با کمترین هزینه ممکن هدف اصلی تلقی می شود.

به طور کلی می توان اهداف مدیریت پروژه را در یک جمله خلاصه کرد: هدف مدیریت این است که پروژه را با ایجاد تعادل بین سه عامل بودجه، زمان و کیفیت به هدف خود برساند.

اهمیت مدیریت پروژه

برخی از مدیران معتقدند که اگر هر یک از اعضای سازمان وظایف خود را به خوبی انجام دهند، نیازی به نقش مدیر پروژه نیست. تنها دلیل این تصور غلط این است که این مدیران اهمیت مدیریت پروژه در سازمان را درک نکرده اند.

وظایف مدیر پروژه

اکنون دقیقاً می دانید که چرا ما به مدیر پروژه در سازمان نیاز داریم. یک سوال مهم دیگر وجود دارد که باید به آن پاسخ دهیم؛ شرح وظایف مدیر پروژه چیست؟وظایف مدیر پروژه چیست؟

برخی از مدیران به اشتباه معتقدند که مدیر پروژه نیز باید در انجام کارها همکاری کند. به عنوان مثال، اگر یکی از کارگران نتواند وظیفه خود را به موقع انجام دهد، مدیر پروژه باید وظیفه آن شخص را بر عهده بگیرد. شاید در شرکت های کوچک که مدیران پروژه کمتر مشغول هستند و مهارت های لازم برای تکمیل پروژه را دارند، امکان همکاری برای آنها وجود داشته باشد. اما به یاد داشته باشید که در سطح حرفه ای، مدیر پروژه فقط نظارت دارد و مسئولیتی در انجام کارها ندارد.

• وضعیت حال پروژه را بررسی کند.
• تعیین کند که آیا وضعیت فعلی با برنامه مطابقت دارد یا خیر.
• اگر پروژه از زمان‌بندی عقب است، باید دلیل آن را مشخص کند.
• پس از شناسایی موانع باید راه هایی برای رفع آنها بیابد تا پروژه به موقع به پایان برسد.
• یافتن فرصت ها و راه های افزایش کیفیت و سرعت کار
• باید اطلاعات کاملی از پیشرفت کار در اختیار سایر مدیران قرار دهد.
• در صورت وجود نقص در پروژه و منابع آن، باید این منابع را تامین کند یا دستور تهیه آنها را صادر کند.

در لیست بالا به طور کلی وظایف مدیر پروژه را توضیح داده ایم. یک مدیر ممکن است در هر پروژه وظایف منحصر به فردی داشته باشد. به همین دلیل چنین فردی باید توانایی مقابله در موقعیت های مختلف را داشته باشد.

فرآیندهای مدیریت پروژه

منظور از فرآیندهای مدیریت پروژه زمانی است که مدیر پروژه وظایف خود را مرحله به مرحله تکمیل می کند تا اینکه پروژه در نهایت تکمیل شود. هر پروژه یک فرآیند منحصر به فرد دارد. به عنوان مثال، در برخی موارد، اعضای تیم مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه از پیش تعیین شده اند و نیازی به تخصیص منابع انسانی نیست. اما پروژه دیگری نیز نیاز به تشکیل تیم دارد.

• تعریف دقیق اهداف پروژه
• تامین نیروی انسانی، مالی و امکانات و تجهیزات لازم برای تکمیل پروژه.
• برنامه ریزی زمانی برای هر بخش از پروژه
• توجیه اعضای تیم و ورود به فاز اجرایی پروژه.
• نظارت بر فعالیت های اعضای تیم و پیشرفت پروژه.
• اتمام پروژه و تحویل به مشتری.

انواع مدیریت پروژه

اصول کار تمام روش های مدیریت پروژه یکسان است و با ایجاد تعادل بین کیفیت، بودجه و زمان، هدف یکسانی را برای تکمیل پروژه دنبال می کند. اما برای رسیدن به این اهداف ممکن است به تکنیک های مختلفی نیاز داشته باشیم. به همین دلیل است که انواع مدیریت پروژه تعریف شده است. در زیر به توضیح هر یک از آنها پرداخته ایم.

مدیریت پروژه آبشاری

به این ترتیب پروژه گام به گام توسعه می یابد. بنابراین تا مرحله اول را نگذرانیم نمی توانیم وارد مرحله دوم شویم. این روش برای پروژه هایی استفاده می شود که تمام قسمت ها قابل پیش بینی و ساختار هستند. یکی از مهمترین نقاط ضعف مدیریت پروژه های آبشاری، ضعف آن در برنامه ریزی است. زیرا تا زمانی که خطاهای یک مرحله به طور کامل اصلاح نشود نمی توانیم وارد مراحل بعدی شویم.

مدیریت انعطاف پذیر و چابک

این مورد نه تنها یکی از انواع مدیریت پروژه، بلکه یکی از راه های تفکر مدیریتی است. در این سبک مدیریت به جای اینکه فرآیندها را از قبل برنامه ریزی کنیم، آنها را با توجه به شرایط تعیین می کنیم. هنگام برخورد با مشکلات پیش بینی نشده در مدل چابک، از فرآیندهای تکرار شونده استفاده می کنیم.

مدیریت پروژه اسکرام

شاید ندانید اسکرام یعنی چه؟ در واقع اسکرام یکی از زیر مجموعه های مدیریت پروژه چابک است. در این روش مدیر پروژه را به قسمت های کوچکتری به نام sprites تقسیم می کند. این بخش ها پروژه های کوچکی هستند که می توانند در مدت زمان کوتاهی تکمیل و آزمایش شوند. پس از اطمینان از عملکرد صحیح هر قسمت، مدیر پروژه آنها را مانند یک پازل جمع می کند تا در نهایت پروژه را تکمیل کند.

مدیریت پروژه کانبان

در این روش، وظایف مورد نیاز برای تکمیل پروژه به سه دسته «در انتظار انجام»، «در حال انجام» و «انجام شده» طبقه بندی می شوند. می توان گفت کانبان نیز یکی از روش های انعطاف پذیر مدیریت پروژه است.

با استفاده از Kanban، اعضای تیم می‌دانند که اکنون روی چه چیزی تمرکز کنند. در عین حال دیدی کلی از کارهای انجام شده و کارهایی که در آینده انجام می شود خواهند داشت. با استفاده از کانبان، فرآیندهای پروژه به طور کامل تجسم شده و زمان و کیفیت آنها قابل ارزیابی است.