پیاده سازی هوش تجاری در سازمان

امروزه پیاده سازی هوش تجاری کلید موفقیت کسب و کار است. امروزه، حتی شرکت‌های کوچک محلی ترجیح می‌دهند اطلاعات جمعیتی مشتریان را همراه با سلایق و ترجیحات آنها در مورد محصولات یا خدماتی که فروشنده ارائه می‌دهد، جمع‌آوری کنند.

مراحل پیاده سازی هوش تجاری

پیاده سازی هوش تجاری یک فرآیند چند مرحله ای است که به آمادگی کامل برای اطمینان از درک جامع فرآیندها و نتایج در سراسر سازمان  نیاز دارد. مراحل کلیدی زیر اجرا و پیاده سازی موفق هوش تجاری از ارزیابی تا استقرار آن  را تضمین می نماید.

تعریف نیازها و اهداف

پیاده ساز هوش تجاری با درک واضح  و روشنی از اهداف ، مخاطرات و انتظارات سازمان و کسب و کار شروع می شود. اولین قدم برای پیاده سازی این است که زیرساخت داده فعلی از جمله منابع داده، شیوه های گزارش دهی و غیره را ارزیابی نمایید. ارتباط و همکاری با  مدیران و ذینفعان منجر به شناخت اهداف و موارد لزوم بکارگیری هوش تجاری می شود. این امر می تواند منجر به بهبود کارایی عملیاتی ، بدست آوردن بینش مشتری یا افزایش فروش شود. شناسایی نیازهای سازمان از طریق مصاحبه ، پرسشنامه و روش های دیگر امکان پذیر است.

شناسایی الزامات

مراحل بعدی پیاده سازی هوش تجاری شامل تعریف الزامات کاربردی و غیر عملکردی برای راه حل  هوش تجاری از طرف همه ذینفعان است. الزامات را می توان بیشتر به ویژگی های اجباری و اختیاری طبقه بندی کرد. مشاوران هوش تجاری  در این مرحله نقشی حیاتی از طریق مصاحبه با سهامداران برای جمع آوری و اولویت بندی نیازها، اهداف و چشم انداز آنها برای پیاده سازی  موفق پروژه  هوش تجاری ایفا می کنند.

انتخاب فناوری و ابزار مناسب هوش تجاری

بعد از درک دقیق نیازهای کسب و کار در مرحله بعدی باید ابزارها و فناوری های مختلف بر اساس عواملی نظیر مقیاس پذیری، عملکرد، یکپارچه سازی، کاربر پسندی انتخاب نمود.

مقیاس پذیری : مطمئن شوید که ابزارها می توانند حجم داده های فعلی شما و رشد پیش بینی شده آینده شما را در خود جای دهند.

 عملکرد : اولویت بندی ابزارهایی که ویژگی های مرتبط با نیازهای خاص سازمان شما را ارائه می دهند (به عنوان مثال، تجسم داده ها، گزارش، تجزیه و تحلیل پیش بینی کننده)

 یکپارچه سازی : ابزاری را انتخاب کنید که به طور یکپارچه با سیستم ها و منابع داده موجود شما یکپارچه شود.

کاربرپسندی : ابزارهایی با رابط بصری برای کاربران با مهارت های فنی متفاوت انتخاب کنید.

توسعه برنامه و استراتژی هوش تجاری

قبل از پرداختن به جنبه های فنی، اطمینان از اینکه استراتژی پیاده سازی هوش تجاری شما با اهداف کلی کسب و کار، اولویت ها و جهت گیری استراتژیک سازمان شما مطابقت دارد، ضروری است. بدون یک برنامه و طرح  روشن ، کارمندان ممکن است از داده های نادرست استفاده کنند. بنابراین، باید یک نقشه راه دقیق برای دستیابی به نتایج استثنایی ایجاد کنید. در حین ساخت استراتژی، به این سه سوال با جزئیات پاسخ دهید:

وضعیت فعلی ما چگونه است؟

هدف ما چیست؟

چه منابعی نیاز داریم؟

طرح پیاده سازی هوش تجاری طرحی است که دستورالعمل هایی را در مورد آنچه که برای دستیابی به هدف مورد نیاز است، از جمله محدوده، چارچوب زمانی، هزینه و منابع و غیره ارائه می دهد. برنامه ریزی پروژه شامل تعریف محدوده کاری، شناسایی ذینفعان پروژه و ایجاد راه های ارتباطی شفاف برای همکاری کارآمد است.

شناسایی شاخص های کلیدی عملکرد و معیارها

شاخص های کلیدی عملکرد قابل اندازه گیری را برای ردیابی کارایی و وضعیت گردش کار شناسایی کنید. نظارت بر شاخص های کلیدی عملکرد محبوب مانند نرخ پذیرش کاربر، امتیاز کیفیت داده، و معیارهای استفاده از گزارش، به سازمان شما کمک می‌کند تا میزان پیشرفت در جهت اهداف و مقاصد خود را پیگیری نمایند. همچنین به عنوان پایه ای برای تصمیم گیری مبتنی بر داده عمل می کند.

پیاده سازی و سفارشی سازی راه حل های هوش تجاری

این مرحله شامل توسعه  راه حل های هوش تجاری مبنی بر انتخاب ابزارهای هوش تجاری مناسب و  پیکربندی چارچوب برای منابع داده و زیرساخت خاص سازمان است. این مرحله همچنین شامل یکپارچه سازی راه حل های هوش تجاری در سیستم های موجود از طریق خودکارسازی فرآیند با کمک ابزارهای یکپارچه سازی داده ها و ایجاد روش هایی برای استخراج،  تبدیل و بارگذاری داده ها از منابع مختلف در راه حل های هوش تجاری است.  

اجرای یک پروژه آزمایشی

قبل از استقرار سیستم هوش تجاری در سطح شرکت، آزمایش آن در مقیاس کوچک، مانند یک بخش خاص، توصیه می شود. این به شناسایی و کاهش خطرات، اصلاح استراتژی پیاده‌سازی و نشان دادن امکان‌سنجی، عملکرد و مزایای بالقوه راه‌حل هوش تجاری  پس از پیاده‌سازی در سطح سازمان کمک می‌کند.

جمع آوری بازخورد سهامداران

برای ارزیابی پیشرفت فعلی پروژه و پیشنهاد تغییرات به موقع با توجه به پیشنهادات، باید جلسات یا گفتگوهای منظمی را با ذینفعان هوش تجاری آغاز نمایید. همچنین می‌توانید یک نسخه آزمایشی را برای جمع‌آوری بازخورد جمعی از کاربران نهایی راه‌اندازی کنید و تنگناها را به فرصت‌هایی برای یک استراتژی موفق BI تبدیل نمایید.

استقرار و راه اندازی سیستم هوش تجاری

مرحله آخر راه اندازی و استقرار سیستم هوش تجاری در کل شرکت است. این مرحله شامل استقرار راه حل هوش تجاری در چندین تکرار، نظارت بر عملکرد و عیب یابی هر گونه مشکلی است که پیش می آید. راه حل هوش تجاری باید مقیاس پذیر باشد تا نیازهای رشد سازمان را برآورده نماید.

نظارت، ارزیابی و بهبود مستمر

پیاده سازی هوش تجاری یک جریان مداوم است. سازمان باید آماده سازگاری و بهینه سازی راه حل های هوش تجاری خود بر اساس مواردی نظیر تکامل نیازهای کسب وکار، پیشرفت فناوری، بازخورد کاربران باشد.

چرا هوش تجاری برای سازمان شما مهم است؟

اصطلاح «هوش تجاری» طیف وسیعی از رویه‌ و دستورالعمل ها را با هدف جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل اطلاعات کسب و کار در بر می‌گیرد. در نتیجه این امر سبب می شود  تا بر اساس دید جامعی از سازمان، تصمیمات آگاهانه مبتنی بر داده ها اتخاذ شود. یک طرح پیاده سازی ​​هوش تجاری شامل چه فعالیت هایی است:

کشف داده ها

 تکنیک‌های ویژه هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی برای کشف و جمع‌آوری داده‌های مرتبط برای ردیابی روندها در مجموعه داده‌های به‌دست‌آمده استفاده می‌شوند.

مرتب سازی داده ها

با جمع آوری اطلاعات از منابع داده های مختلف ، اطلاعات برای تجزیه و تحلیل بیشتر آماده می شود.

محک زدن

 در داشبوردهای سفارشی‌شده، سابقه داده ها  با معیارهای عملکرد فعلی مقایسه می‌شوند تا ببینند چگونه با اهداف تعیین‌شده اولیه هماهنگ می‌شوند.        

پرس و جو

در پایگاه داده جمع آوری شده، می توانید پاسخ سوالات بسیار خاص مرتبط با کسب وکار را جستجو  نمایید.

نمایش داده ها

نمودارها، جداول و هیستوگرام ها می توانند به تجسم داده ها کمک کنند تا آنها را برای تصمیمات آگاهانه آماده نمایند.

تحلیل توصیفی و آماری

ابتدا متوجه می‌شویم که چه اتفاقی افتاده است، سپس فرآیند و علت توسعه را مورد بررسی قرار می دهیم.

گزارش گیری

همه ذینفعان نتایج تجزیه و تحلیل را دریافت می کنند و اقدامات خود را متناسب با آن برنامه ریزی می کنند.

هنگامی که هوش تجاری را پیاده‌سازی کردید، می‌توانید از تمام این جمع‌بندی‌ها حداکثر استفاده نمایید و ارزش زیادی برای کسب‌وکار خود داشته باشید.

مزایای موفقیت آمیز پیاده سازی هوش تجاری

ردیابی بلادرنگ داده ها

در دنیای پرنوسان مدرن، اگر برای یک یا دو هفته منتظر گزارش ها باشید، اطلاعاتی که در آنها وجود دارد ممکن است زمانی که به دست تصمیم گیرندگان می رسد بی ربط باشد. واکنش شما ممکن است ناکافی و بیش از حد با تاخیر باشد. همچنین ممکن است متوجه یک تحول بد نشوید و از عواقب نامطلوب آن جلوگیری کنید. پیاده‌سازی BI دسترسی فوری به تمام داده‌های حیاتی را فراهم می‌کند.

هماهنگ سازی داده ها

اغلب، داده پراکنده در اختیار بخش های مختلف، مانع از مشاهده صحیح  و تصمیم درست می شود. با پیاده سازی هوش تجاری، یک نسخه واحد از حقیقت را دریافت خواهید کرد که برای تصمیم گیری مبتنی بر داده بسیار مهم است.

دید تقویت شده

اجرای موفقیت آمیز هوش تجاری شما را قادر می سازد تا چشم انداز روشنی از تمام اتفاقات سازمان خود داشته باشید (از لحاظ گردش کار) و حوزه ها و فرآیندهایی را که می خواهید توجه خود را بر آنها متمرکز کنید برجسته کنید.

کارایی سازمان

درک نواحی مشکل، اولین مرحله است. سازمان باید در مورد جایی که کارمندان ضعیف عمل می کنند را شناسایی نماید و نقش های اضافی را حذف نماید و گام های دیگری را برای بهینه سازی یا حتی بهبود چشمگیر عملیات بردارند. علاوه بر این، شما قادر خواهید بود پیامدهای اقدامات خود را ببینید، متوجه شوید که آیا آنها تأثیر مطلوب را دارند یا خیر، و استراتژی خود را بر اساس آن تنظیم یا حتی اصلاح نمایید.