هوش تجاری در مدیریت پروژه

در دنیای کنونی، سازمان ها باید با محیط در حال تغییر کسب و کار سازگار شوند. آنها تصمیم می گیرند پروژه هایی را انجام دهند که نتیجه آن فرآیندهای تجاری، محصولات یا خدمات جدید است. اغلب هدف پروژه ساده کردن بخش یا کل کسب و کار است. پروژه‌ها به مجموعه‌ای بسیار پیچیده از فعالیت‌ها تبدیل می‌شوند که به ابزارهای پیشرفته فناوری اطلاعات برای پشتیبانی از کارایی همه اقدامات نیاز دارند. احتمالاً هیچ یک از نرم افزارهای کاربردی قادر به رسیدگی به تمام جنبه های پروژه نیست. باید به خاطر داشته باشیم که پروژه ها می توانند حجم قابل توجهی از داده ها را تولید کنند. اگر بتوانیم داده ها را به اطلاعات مرتبط تبدیل کنیم، می توانیم احتمال موفقیت (هم پروژه و هم سازمان) را به حداکثر برسانیم. استفاده از هوش تجاری ومدیریت پروژه برای دستیابی به موفقیت مداوم در کسب و کار دو ستون مهم  و حیاتی برای رشد کسب و کار است.

علت ضروری بودن  مدیریت پروژه و  هوش تجاری در صنعت

کسب و کارها  در هر اندازه ای از “هوش تجاری و مدیریت پروژه” برای برنامه ریزی پروژه، تجزیه و تحلیل در دسترس بودن منابع، برنامه ریزی، بودجه بندی و دستیابی به اهداف شرکت استفاده می کنند. در واقع در عمل با تحقق اهداف کوتاه مدت و بلند مدت  و کاهش خطراتی که برنامه های شرکت را به خطر می اندازد، سعی در دستیابی هر چه بهتر اهداف سازمان دارد. ادغام هوش تجاری در مدیریت پروژه نه تنها گردش کار را ساده می کند، بلکه سطح جدیدی از استانداردسازی را برای گزارش در پروژه های مختلف به ارمغان می آورد. ین استانداردسازی برای تیم‌های چند کارکردی بسیار مهم است. با ابزارهای  هوش تجاری، مدیران پروژه می‌توانند داشبورد خود را برای نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد و معیارهای مختلف تنظیم کنند و نتایج پروژه را با اهداف استراتژیک کسب‌وکار هماهنگ کنند.

چند نمونه از تاثیر هوش تجاری بر بهبود فرآیند مدیریت پروژه

هوش تجاری می تواند به مدیران پروژه از طرق مختلف مانند برنامه ریزی، نظارت، گزارش دهی و بهینه سازی پروژه هایشان کمک نماید. در ادامه به بررسی نمونه هایی از چگونگی بهبود فرآیندهای مدیریت پروژه توسط هوش تجاری  می پردازیم:

برنامه ریزی پروژه

برنامه ریزی پروژه اولین مرحله و مرحله حیاتی هر پروژه است که در آن محدوده، اهداف، بودجه، جدول زمانی و منابع تعریف  می شود. هوش تجاری می تواند با ارائه داده های مرتبط و دقیق از منابع مختلف، مانند سوابق تاریخی، روند بازار، بازخورد مشتری و تجزیه و تحلیل رقبا، به مدیران پروژه کمک کند تا برنامه ریزی موثرتری داشته باشند. با استفاده از ابزارهای  هوش تجاری، مدیران پروژه می توانند تجزیه و تحلیل داده ها، مصورسازی و مدل سازی را برای شناسایی بهترین استراتژی ها، سناریوها و جایگزین ها برای پروژه های خود انجام دهند. هوش تجاری همچنین می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا برنامه های خود را با اهداف و انتظارات سازمانی هماهنگ کنند و آنها را به وضوح به ذینفعان منتقل کنند.

نظارت بر پروژه

نظارت پروژه فرآیند مداوم ردیابی و اندازه گیری پیشرفت و عملکرد یک پروژه در برابر برنامه است. هوش تجاری می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا با ارائه داشبوردها، گزارش‌ها و هشدارهای تعاملی، پروژه‌های خود را به طور کارآمدتر نظارت کنند. این راه‌حل‌های هوش تجاری می‌توانند به مدیران پروژه کمک کنند تا به معیارهای کلیدی پروژه مانند زمان‌بندی، هزینه، کیفیت و خطرات  دسترسی پیدا کرده و آن‌ها را تحلیل کنند. همچنین می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا مسائل، مشکلات و عوامل تاثیر گذار بر نتایج پروژه را شناسایی و حل کنند.  هوش تجاری همچنین می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا با اعضای تیم و سهامداران خود همکاری کنند و اطلاعات را به اشتراک بگذارند.

گزارش پروژه

گزارش پروژه فرآیند مستندسازی و ابلاغ وضعیت و نتایج یک پروژه به ذینفعان است. هوش تجاری می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا پروژه های خود را با ارائه الگوها، نمودارها و نمودارهای قابل تنظیم و خودکار به آنها گزارش دهند. این خروجی های هوش تجاری می توانند به مدیران پروژه کمک کنند تا داده های خود را به شیوه ای واضح، مختصر و قانع کننده ارائه دهند و دستاوردها، چالش ها را برجسته کنند.  هوش تجاری همچنین می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا گزارش‌های خود را برای مخاطبان و اهداف مختلف تنظیم نمایند .

بهینه سازی پروژه

بهینه سازی پروژه فرآیند بهبود و افزایش کارایی و اثربخشی یک پروژه است. هوش تجاری می تواند به مدیران پروژه کمک کند تا پروژه های خود را با ارائه بینش و پیشنهادات مبتنی بر تجزیه و تحلیل داده ها و تجزیه و تحلیل پیش بینی،  بهینه کنند. این ویژگی‌های هوش تجاری می‌توانند به مدیران پروژه کمک کنند تا روندها، نتایج و تأثیرات پروژه‌های خود را پیش‌بینی کنند و برنامه‌ها و اقدامات خود را بر اساس آن تنظیم کنند. هوش تجاری همچنین می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا از بهترین شیوه‌ها، معیارها و بازخوردهای پروژه‌های مشابه یا قبلی استفاده کنند و آن‌ها را در پروژه‌های فعلی یا آتی خود اعمال کنند. با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های  هوش تجاری، مدیران پروژه می‌توانند پروژه‌های موفق و ارزشمندی را ارائه دهند که انتظارات و نیازهای مشتریان و سازمان‌ها را برآورده می‌کنند یا فراتر از آن می رود.