یکی از مشکلات و مسائلی که مدیران و کارفرمایان با آن مواجه هستند، مسئله ی تاخیر پرسنل در حاضر شدن در محل کار و شروع فعالیتشان می باشد. تاخیر پرسنل می تواند خسارات جبران ناپذیری را برای مجموعه، شرکت یا کارخانه ای که در آن مشغول فعالیت هستند، ایجاد کند و حتی منجر به اخراج پرسنل نیز بشود. در ادامه به شما درباره نحوه برخورد با تاخیر پرسنل توضیح خواهیم داد.
تاخیر در محل کار
مسئله ی تاخیر در حضور، به دلایل مختلفی ممکن است ایجاد شود که گاه خود پرسنل نیز مقصر نیستند. اما هنگامی که این مسئله به عادت تبدیل شود، نیازمند به انجام اعمالی که بتواند با این مسئله مقابله کند، حس می شود. مدیریت تاخیر پرسنل همان چیزی است که شما به آن نیاز دارید. هیچ مدیری دوست ندارد با کارمندانی مواجه شود که تاخیر های طولانی در سوابق خود دارند. اگر درگیر این مشکل هستید و میخواهید که کنترل اوضاع را در دست گرفته و اوضاع را مدیریت کنید. مطالعه ی این مطلب به شما کمک خواهد کرد.
نحوه برخورد با تاخیر پرسنل
اکثر پرسنل و کارمندان یک شرکت یا مجموعه، صادقانه تلاش می کنند تا در زمان مقرر، سر کار خود حضور پیدا کرده و فعالیت حرفه ای خود را انجام دهند. گاهی اوقات ممکن است برای یک کارمند مشکلی پیش بیاید. مدیریت می تواند در این موارد از خود انعطاف نشان دهد. لازم نیست به دلیل حادثه ای که ممکن است برای هر شخصی رخ دهد، اقدام بزرگی انجام دهید! همه ی ما ممکن است درگیر این موقعیت شویم. در ترافیک گیر کنیم، با پنچری یا خرابی وسیله ی نقلیه رو به رو شویم و سپس چیزی رخ خواهد داد که آن را دوست نداریم؛ تاخیر در محل کار.
چند راهکار برای مدیریت تاخیر پرسنل
به عنوان یک رهبر و یک مدیر، زمانی باید دست به مداخله و اقدام بزنید. که تاخیر های رخ داده توسط یک کارمند، بدون دلیل منطقی رخ داده و برای وی تبدیل به عادت هر روزه شده باشد. در اینجاست که ادامه پیدا کردن این مشکل، می تواند آسیب رسان باشد. برای این که بتوانید مدیریت تاخیر پرسنل حرفه ای داشته باشید. می توانید از مواردی که در ادامه به آنها اشاره می کنیم کمک گرفته تا بحران پیش رو را به خوبی پشت سر بگذرانید. در نظر داشته باشید که هر شغلی با توجه به ماهیت خود، رفتار و اقدامات خاصی را می طلبد. سعی کنید بین شیوه ای که قصد استفاده از آن را دارید و محیط کاری، ارتباط برقرار کنید.
حرف بزنید
در قدم اول کاری را انجام دهید که هر فرد دیگری در این شرایط انجام می دهد. حرف بزنید:
مسئله ی تاخیر بدون شک در محیط کاری که شما آن را مدیریت می کنید، جایی ندارد. هنگامی که متوجه شدید یک یا چند کارمند شما به هر علتی از پیروی از این اصل سرپیچی می کنند، بدون این که وقت بیشتری را تلف کنید، آن ها را به گفت و گو دعوت کنید. معمولا صحبت در موارد این چنینی بهتر است به صورت فردی و رو در رو صورت گرفته تا نتیجه ی بهتری داشته باشد. هیچ پرسنلی از دریافت تذکر در حضور جمع خشنود نخواهد شد. مسئله به وجود آمده را صراحتا با کارمند خود در میان بگذارید.
این که عدم تاخیر برای شما ارزشمند است را گوشزد کنید و از او بخواهید در مورد این مسئله، دقت بیشتری داشته باشد. بهتر است صحبت شما با پرسنل کاملا صریح و در عین حال دوستانه و با احترام همراه باشد. به عنوان رهبری که سعی در مدیریت تاخیر پرسنل دارد، از تنبیه و تحقیر به شدت بپرهیزید.
آیین نامه مقررات
کتابچه ی راهنمای شرکت: بیشتر شرکت های کارآمد و معتبر، یک کتاب یا کتابچه ی آیین نامه مقررات را پس از استخدام یک فرد، در اختیار او قرار می دهند. در این کتابچه تمامی مقررات و اصول و قواعد شرکت ذکر شده است. بهتر است در ابتدای آغاز به کار هر پرسنلی، از او بخواهید به دقت این کتابچه را مطالعه کند. این مورد جنبه ی پیشگیری داشته و پیش از به وجود آمدن مشکل آن را رفع می کند. اگر لازم می دانید، می توانید از کارمندان خود بخواهید برای یادآوری قوانین، کتابچه را هر چند وقت یکبار، دوباره مطالعه کنند.
حریم خصوصی را در نظر بگیرید
کارمند شما ممکن است به دلایل شخصی نتواند به موقع خودش را به محل کار برساند. این مسئله می تواند به دلیل یک بیماری و یا مشکلات شخصی و خانوادگی باشد. در این شرایط اصرار برای شرح علت، میتواند پرسنل شما را با دشواری مواجه کند. از پرسنل خود بخواهید تا حد امکان موضوع را برای شما شرح دهند. نیازی نیست کارمند خود را تحت فشار قرار دهید. این شما هستید که باید تصمیم بگیرید چه برخوردی با کارمندی که تاخیر داشته است، داشته باشید. در هنگام مدیریت تاخیر پرسنل، مهم است که بتوانید به کارمند خود اطمینان دهید که به دلیل مشکل در مسائل شخصی خود مورد پذیرش و درک قرار می گیرد. در پیدا کردن یک راه حل، در حد توان خود، به او کمک کنید.
قانون و موارد انضباطی را شرح دهید
هنگامی که با کارمند خود صحبت کردید، بهتر است بار دیگر قوانین را برای او ذکر کنید. شما به عنوان یک فرد پیشرو که هدایت را در دست دارید، در هنگام مدیریت تاخیر پرسنل وظیفه دارید عواقب عدم پیروی از قوانین و مقررات را به کارمند خود گوشزد کنید. حتی می توانید آیین نامه ها و موارد مربوط به این مسئله را برای او ایمیل کنید. داشتن ارتباط و درک صحیح طرفین از یکدیگر کاملا درست است. اما نباید قوانین و عواقب نادیده گرفتن آن ها را فراموش کنید. این مسئله می تواند به هدف شرکت و مجموعه ی شما آسیب برساند.
ایجاد برنامه
با همراهی کارمند خود، یک برنامه ایجاد کنید: می توانید از کمک پرسنل خود در اجرای برنامه ی مدیریت تاخیر پرسنل استفاده کنید. از پرسنلی که تاخیر دارند بخواهید تا یک برنامه ریزی برای زودتر رسیدن به محل کار انجام دهند. در این برنامه ریزی می توانید ناظر آن ها باشید و مراحل انجام برنامه را زیر نظر بگیرید. این کمک و همدلی فعالانه، خود باعث میشود تا کارمندان شما برای پایبند بودن به این اصل، اشتیاق بیشتری نشان دهند. پرسنل خود را تشویق کنید و به آن ها در مورد برنامه هایشان بازخورد دهید. به آن ها کمک کنید تا بدانند در مسیر درست حرکت می کنند.
پیشرفت آنان را بیان کنید
برای داشتن سبک بهتری از مدیریت تاخیر پرسنل، شما میتوانید کارمندی را که قبلا دچار مسئله ی تاخیر بوده است و حال این عادت را ترک کرده تشویق کنید. این برای پرسنل شما به این معناست که شما پیگیر اوضاع آنان بوده و به آنان اهمیت می دهید. بهتر است این پیگیری و تشویق به صورت فردی و خصوصی انجام شود. از کارمند خود بخواهید در صورت امکان به شما بگوید که در رفع علت تاخیر در محل کار، چه اقدامی انجام داده و تا چه حد موثر بوده است. اینگونه پرسنل شما درک خواهند کرد که شما در عین رعایت حریم شخصی، به امور جاری در زندگی آن ها نیز به عنوان کارمند خودتان اهمیت می دهید.
مکالمات و روند بهبود مشکل را ثبت کنید
یکی دیگر از اقداماتی که بهتر است انجام دهید، ثبت مرحله به مرحله ی حل مشکل است. شما می توانید صحبت ها، برنامه ها و ساعات حضور پرسنل را با کمک خود آنان یادداشت کرده و نسخه ای را همراه خود داشته باشید. پیگیری مسائل مستند، همیشه آسان تر است.
سیستم ساعت ورودی را تنظیم کنید
اگر هنوز هم نگران تاخیر پرسنل هستید، می توانید قدم دیگری برای پیشرفت در زمینه ی مدیریت تاخیر پرسنل خود بردارید. شما می توانید یک سیستم ساعت ورودی برای تمامی پرسنل و کارکنان خود ایجاد کنید. برنامه ها و نرم افزار هایی وجود دارند که می توانند به شما در این راه کمک کنند. با راه اندازی این سیستم، پرسنل شما نهایت تلاش خود را خواهند کرد تا ساعت حضور خود را تنظیم کنند و سر وقت در محل کار حاضر باشند.
جلسات پیش از کار
به عنوان یک مدیر، شما می توانید قبل از شروع کارها، کارکنان و پرسنل خود را به جلسه دعوت کنید. جلساتی که قبل از شروع روز کاری برگزار می شوند، می توانند خود نوعی انگیزه برای حضور به موقع کارکنان باشند. در این جلسات می توانید وضعیت روحی کارکنان خود را تقویت کرده و آن ها را برای سپری کردن یک روز بهتر، آماده کنید. اگر قادر نیستید تا هر روز صبح این جلسات را برگزار کنید، روز های اول هفته برای این کار مناسب تر هستند.
حضور به موقع را در بررسی عملکرد پرسنل دخیل کنید
بر اساس سیاست های هر شرکتی، کارکنان به صورت ماهانه یا سالانه مورد بررسی عملکرد قرار می گیرند. اگر نگران وضعیت تاخیر کارکنان بر سر کار هستید، می توانید یک ملاک مهم و تاثیرگذار روی بررسی عملکرد آنان را، حضور به موقع اعلام کنید. در این حالت پرسنل شما نهایت تلاش خود را می کنند تا تاخیری در حضور نداشته باشند.
مدیریت زمان
در نهایت، شما می توانید به عنوان مدیر و همکار پرسنل خود، راهکار هایی برای عدم تاخیر به آن ها معرفی کنید تا گام موثرتری در مدیریت تاخیر پرسنل خود برداشته باشید. شما می توانید موارد زیر را به پرسنل خود گوشزد کنید:
- یک روتین روزانه و مدیریت زمان می تواند به پرسنل کمک کند. از پرسنل خود بخواهید تمام امور روزانه ی خود را تا جای ممکن در زمان خود انجام داده و برنامه ریزی مناسبی برای روز خود داشته باشند.
- خواب کافی داشته باشند. یکی از علل اصلی تاخیر در حضور در محل کار، عدم خواب کافی است. این مسئله نه تنها برای شغل و اهداف کاری، بلکه برای فرد نیز مضر خواهد بود و در دراز مدت میتواند تهدیدگر سلامتی باشد. پرسنلی می توانند با انرژی و سر وقت در محل کار حاضر شوند که خواب مناسب و کافی دریافت کرده باشند. این نکته را به کارمندان خود گوشزد کنید.
پیشنهاد دهید!
به پرسنل خود پیشنهاد دهید تا ناهار روز بعد و لباس های کاری خود را از شب قبل آماده کنند. این کار می تواند تا حد زیادی باعث کنترل داشتن آن ها روی زمان رسیدن به سر کار داشته باشد.
- زمان اضافه ایجاد کنید: با وجود تمام برنامه ریزی ها، گاهی ممکن است اتفاقی خارج از انتظار برای پرسنل شما رخ دهد. بهترین حالت این است که کارمندان کمی بیشتر از زمانی که آماده شدن برای رسیدن به سر کار زمان نیاز دارد، زمان در نظر بگیرند. اگر آماده شدن و رسیدن به محل کار نیم ساعت از وقت آنان را می گیرد. آن ها می توانند چهل و پنج دقیقه زودتر از خواب بیدار شوند تا در صورت بروز هرگونه اتفاق، برای رسیدن به محل کار فرصت کافی داشته باشند.
- یکی از پیشنهاداتی که می توانید به عنوان یک رهبر حرفه ای در زمینه ی مدیریت تاخیر پرسنل، به آنان ارائه دهید، این است که از پرسنل خود بخواهید تمام مسیرهایی که می توانند از آن به محل کار برسند را به حافظه بسپارند. اگر یکی از وسایل حمل و نقل که از آن استفاده می کنند خراب شده یا جاده در حال تعمیر باشد. بهتر است یک وسیله و مسیر جایگزین برای رسیدن به محل کار داشته باشند.
نحوه رفتار صحیح با کارمند
از کارکنان خود بخواهید چنانچه مطمئن شدند با تاخیر به محل کار خود میرسند، قبل از هرچیز از عجله کردن پرهیز کنند و استرس نداشته باشند. در صورتی که می توانند تاخیر خود را اعلام کنند و ساعت حضورشان را به صورت تخمینی به اطلاع مسئول ارشد یا مدیر برسانند. هنگامی که به محل کار خود رسیدند علت تاخیر را شرح دهند و در صورت نیاز از کمک دیگران برای رفع این مشکل استفاده کنند.
هیچ چیز به اندازه ی سر و کار داشتن با کارمندانی که دیر به سر کار می آیند برای یک مدیر و مسئول سخت نیست. شما می توانید با به کار بردن روش هایی که به آنها اشاره کردیم، پرسنل خود را با خود همگام کنید. این که بتوانید محیطی دوستانه و در عین حال مناسب کار برای پرسنل خود فراهم کنید. می تواند به شما در رفع بیشتر مشکلات پیش آمده در سر کار کمک کند. در نهایت، همه چیز به شما و شیوه ی عملکرد شما در مدیریت تاخیر پرسنل دارد. علاوه بر روش های ذکر شده، ممکن است راه حل دیگری نیز برای اجرا در محیط کاری خود پیدا کنید. چیزی که در آخر اهمیت دارد؛ رعایت نظم و حرکت به سوی رسیدن به اهداف شرکت و مجموعه ی شما خواهد بود.
نظرات کاربران
در قانون میزان جریمه چطوری محاسبه میشه؟
سلام وقت بخیر
تعیین جریمه باتوجه به شرایط و قوانین خود مجموعه می تواند تعیین شود و محدودیتی در نرم افزار حضور و غیاب اطلس وجود ندارد.