اهمیت استفاده از دستگاه حضور و غیاب یا کارت زنی در ادارات و سازمان ها

برای بررسی اهمیت استفاده از دستگاه حضورو غیاب یا کارت زنی در ادارات و سازمان ها و …، یک مدرسه، دانشگاه، خوابگاه، مرکز پزشکی یا ساختمان اداری را در نظر داشته باشید. برای اطمینان از حضور پرسنل، مدیران، کارمندان، دانشجویان و دانش آموزان، باید یک سیستم حضور و غیاب کارآمد داشته باشید. که به شما امکان می دهد ورود و خروج همه افرادی که در ساختمان کار می کنند را ردیابی کنید. برای داشتن چنین سیستم کارآمدی، می توانید از دستگاه ورود و خروج یا دستگاه کارت زنی، در گیت ها و درب های ورودی و خروجی مراکز استفاده کنید.

دستگاه ورود و خروج یا حضور و غیاب، ورود و یا خروج افراد را با دقت ثبت می کند. بله همینطور که متوجه شدید، دقت در اینجا نکته اساسی است. به همین دلیل با این محصول آرامش خاطر پیدا می کنید.

ما اطمینان می دهیم که دستگاه حضور و غیاب و کارت های آن، بسیار مقرون به صرفه تر از آنچه در ابتدا فکر می کردید، باشند. حتی می توانید تصمیم بگیرید خدماتی مانند نرم افزار حضور و غیاب، کارت سویپ کارمندان، تشخیص هویت بیومتریک (اثر انگشت) و خدمات مبتنی بر وب را برای مجموعه گسترده ای از پیشنهادات اضافه کنید که مطمئناً زندگی شما به عنوان صاحب مشاغل را آسان می کند.

دستگاه حضور و غیاب یا همان دستگاه کارت زنی، با قیمت بسیار مناسبی در دسترس است. علی رغم قیمت پایین، در بسیاری از سازمانهای جهان بسیار کارآمد عمل می کند. بیشتر این دستگاه می تواند از 30000 کارت پشتیبانی کند. به این معنی که یک دستگاه واحد برای سازمانی با 30000 کارمند کافی است.

دستگاه حضور و غیاب کارتی یا دستگاه کارت زنی ما، بهترین ماشین های حضور و غیاب مبتنی بر کارت هستند. کارت های RFID می توانند برای حضور در محل استفاده شوند. به هر کارمندی می توان کارت RFID داد که منحصراً توسط دستگاه حضور و غیاب، کارت ما شناسایی می شود. این دستگاه ها، ماشین های مبتنی بر کارت RFID هستند.

ویژگی های نرم افزار حضور و غیاب برای دستگاه حضور و غیاب مبتنی بر کارت:

• مدیریت شیفت
• سیاست حضور و غیاب چندگانه
• راه اندازی چند شرکت
• مدیریت ورود و خروج
• مدیریت کارمندان
• ثبت نام حضور و غیاب چندگانه
• دقت در محاسبه ساعت کار کارمندان
• پرداخت حقوق عادلانه به کارکنان با توجه به این ساعت های کار

دستگاه حضور و غیاب مبتنی بر کارت، یکی از انواع فناوری های ردیابی حضور و غیاب کارکنان است. که می تواند به مشاغل کمک کند تا حضور کارمندان خود را به طور موثر کنترل و پیگیری کنند. ردیابی حضور کارمندان مسئولیت اساسی هر بخش منابع انسانی است. در حالی که هر شرکتی می خواهد اطمینان حاصل کند که کارمندانی که به آنها حقوق می دهند واقعاً در دفتر کار بوده و کارهایی را که به آنها محول می شود را انجام می دهند. مزایای نظارت دقیق بر حضور کارمندان بسیار فراتر از ملاحظات ساده حقوق و دستمزد است.

امروزه استفاده از نرم افزار و ابزار ردیابی حضور و غیاب کارکنان می تواند به روشن شدن روند حضور کارمندان و نظم شرکت کمک کند. این فناوری ها همچنین می توانند به ادارات منابع انسانی کمک کنند تا سیاست هایی را به کار گیرند که به برخی از کارمندان پاداش و انگیزه تعلق بگیرد. و در عین حال کارمندانی که نظم ندارند و در ساعات مورد نظر شرکت، ورود و خروج آن ها ثبت نمی گردد نیز، جریمه شوند.

اتحادیه بازرسان دریافتند که تقلب و سوء استفاده کارمندان در تعیین ساعت کار، باعث می شود که مشاغل حدود 5 درصد از درآمد سالانه خود را از دست بدهند. اما بارزترین و متداول ترین نوع کلاهبرداری کارمندان مربوط به ساعات کار است.

مشاغلی که همچنان از سیستم های ردیابی حضور و غیاب کارمندان منسوخ شده مانند برگه های کاغذ استفاده می کنند. خطر از دست دادن درآمد قابل توجه از طریق تقلب و یا اشتباه در زمان را دارند. حتی سیستم هایی که به درج نام کاربری و گذرواژه کارمندان متکی هستند، ممکن است مورد تقلب قرار بگیرند. زیرا دوستان کارمندان می توانند این رمزهای عبور و نام کاربری را برای “شکست سیستم” به اشتراک بگذارند.

مشاغل در هر اندازه ای باید به سیستم های ردیابی و دستگاه حضور و غیاب کارمندان مجهز شوند. که کنترل دقیق تری بر ساعت کار کارمندان داشته باشد.

کارت های حضور و غیاب یا سویپ برای حضور کارمندان چیست؟

کارت های سویپ از بسیاری جهات شبیه کارت های سنتی پانچ تایم هستند. که یکی از عناصر بنیادی شرکت هایی بود که به کارمندان ساعتی متکی بودند. برخلاف کارت های پانچ، کارت های سویپ نظارت بیشتری بر شرکت را ارائه می دهند. در بیشتر موارد، برای کارمندان کارت هایی صادر می شود که شبیه کارت اعتباری است. این کارت ها دارای یک نوار مغناطیسی است. و با اطلاعات مربوط به آن کارمند خاص برنامه ریزی شده است. کارمند کارت خود را در یک دستگاه حضور و غیاب، که به دستگاه کارت اعتباری شباهت دارد، در زمان های ورود و خروج به اداره یا سازمان، می کشد.

بدیهی است که دستگاه حضور و غیاب مبتنی بر کارت، یک روش ساده برای نشان دادن تعداد ساعات کار شده توسط یک کارمند مشخص است. مشاغلی که به سمت دیجیتال سازی بخش منابع انسانی خود سوق پیدا می کنند، متوجه می شوند که سیستم های دستی قدیمی باعث اتلاف وقت می شود. اما با استفاده از روش های جدیدی مثل استفاده از دستگاه حضور و غیاب، مدیران منابع انسانی می توانند وقت خود را به سایر کارهای مهم مانند نظارت و ارزیابی عملکرد کارمندان، بهبود مراحل پردازش و شناسایی و استخدام افراد اختصاص دهند.

علاوه بر این، سیستم های کارت زنی همچنین توانایی کاهش تمایل به سرقت زمان را دارند. با سیستم های کارت پانچ، کارمندی که دیر کرده و تاخیر داشته است، ممکن است با یکی از دوستانش تماس گرفته و از او بخواهد که به راحتی برای او اعلام حضور کند. به این امید که مدیر متوجه دیر شدن او نشود. با یک دستگاه حضور و غیاب، همان کارمند مجبور است کارت ورود و خروج خود را با خود داشته باشد و بنابراین نمی تواند به دوست خود برای اعلام حضور دلخوش باشد.

مزایای دستگاه حضور و غیاب یا کارت زنی

اگر شرکت شما علاقه مند به استفاده از دستگاه کارت زنی است، عوامل مختلفی وجود دارد که باید آنها را در نظر بگیرید تا سیستم برای کسب و کار خاص شما بهترین باشد. برخی از عواملی که باید در نظر گرفته شوند عبارتند از:

• قابلیت های ردیابی زمان:

بدیهی است که این سنگ بنای هر سیستم است. یک سیستم کارت زنی خوب به شما این امکان را می دهد تا در طول روز ساعت استراحت ها، ناهار و غیره را حساب کند. سیستم های پیشرفته تر نیز ممکن است امکان ورود و خروج از راه دور را فراهم کنند(نرم افزار حضور و غیاب آنلاین). اگر شرکت شما کارکنانی را استخدام کند که بخشی از وقت خود را از راه دور کار می کنند، این می تواند ایده خوبی باشد.

• مدیریت زمان خاموش / مرخصی استعلاجی:

سیستم های کارت زنی همچنین می توانند با سیستم های منابع انسانی سازگار باشند. که براساس تعداد ساعات کار کارمندان، زمان جمع شده را ردیابی می کنند. یک سیستم کارت زنی خوب به مدیران و کارمندان منابع انسانی اجازه می دهد تا به راحتی به داده هایی دسترسی پیدا کنند که نشان می دهد چه زمانی می توانند بر اساس تعداد ساعات کار درخواست مرخصی کنند.

• نظارت بیش از حد / تاخیر:

این سیستم ها همچنین می توانند به گونه ای پیکربندی شوند که به مدیران و سرپرستان منابع انسانی در صورتی که کارمندان خاصی وقت زیادی را تلف می کنند یا الگوی دیر رسیدن / خروج زودرس را ایجاد می کنند، هشدار دهد. این می تواند به ادارات منابع انسانی کمک کند تا اطمینان حاصل کنند کارمندان به توافقنامه های کاری احترام می گذارند.