استفاده از دستگاه های حضور و غیاب در شرکت ها، کارخانجات و سازمان ها می تواند باعث ایجاد نظم بیشتر، سهولت در پرداخت حقوق و دستمزد ، ایجاد امنیت و بسیاری امکانات و مزایای دیگر شود. با این حال، ممکن است سوالاتی در مورد استفاده از چنین دستگاه هایی از نظر سخت افزار، نرم افزاری و کاربرد آن برای کاربران وجود داشته باشد.
هنگام خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب، بدون شک سوالات زیادی در ذهن شما خواهد بود. در این مقاله سعی کرده ایم با پاسخ به سوالات پرتکرار (FAQ) دستگاه های حضور و پاسخ دهیم.
سوالات پرتکرار دستگاه حضور و غیاب
دستگاه‌های حضور و غیاب، ابزارهایی هستند که به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کنند تا حضور و غیاب کارکنان را به صورت دقیق و موثر ردیابی کنند. این دستگاه‌ها از فناوری‌های مختلفی مانند اثر انگشت، کارت هوشمند، کد اعدادی یا تشخیص چهره استفاده می‌کنند تا اطلاعات لازم را در مورد ورود و خروج کارکنان به دقت ثبت کنند.
استفاده از این دستگاه‌ها منجر به بهبود بهره‌وری، کاهش خطاها و مشکلات مربوط به حضور و غیاب، ایجاد شفافیت بیشتر در سازمان و کاهش هزینه‌های مرتبط با مدیریت حضور و غیاب می‌شود. در این مقاله، به بررسی نقاط قوت و ضعف این دستگاه‌ها، چالش‌هایی که ممکن است در پیاده‌سازی آنها به وجود آید و راهکارهایی برای حل این چالش‌ها پرداخته خواهد شد.
1.آیا کار با دستگاه های حضور و غیاب نیاز به اتصال به اینترنت دارد؟
به طور کلی برای استفاده از دستگاه های حضور و غیاب نیازی به اتصال به اینترنت ندارید، اما گاهی اوقات برای استفاده از عملکردهایی مانند به روز رسانی نرم افزار یا تعیین سال کاری و … نیاز به استفاده از اینترنت دارید.
2.آیا دستگاه حضور و غیاب همیشه باید با کابل به کامپیوتر متصل شود؟
اگر دستگاه انتخابی شما قابلیت اتصال از طریق وای فای را دارد، نیازی به اتصال با کابل به کامپیوتر نیست. علاوه بر این، اتصال کابل تنها در هنگام تعریف دستگاه در سیستم یا بارگذاری اطلاعات مورد نیاز است. در غیر این صورت در هیچ یک از مدل های دستگاه حضور و غیاب نیازی به اتصال دائمی نیست.
3.دستگاه حضور و غیاب غیر از ثبت اطلاعات ورود و خروج پرسنل چه کاربرد دیگری دارد؟
اطلاعاتی نظیر کنترل تردد پرسنل و امنیت و تعیین دسترسی به مراکز و مکان های مهم در یک سازمان از دیگر کاربردهای این گونه دستگاه ها است.
4.آیا قابلیت ثبت اطلاعات نامحدود مانند اثر انگشت یا تشخیص چهره روی دستگاه وجود دارد؟
ظرفیت تعریف حسگرها و کارت های اثر انگشت و چهره در دستگاه های حضوری مختلف محدود است و به نوع سنسور و حافظه دستگاه بستگی دارد.
5.آیا قابلیت همگام سازی خودکار دستگاه حضور و غیاب با تغییر ساعت رسمی وجود دارد یا باید به صورت دستی انجام شود؟
اگر DLT فعال باشد، زمان دستگاه همزمان با ساعت رسمی کشور تغییر می‌کند.
حتما بخوانید: بهترین برند دستگاه حضور و غیاب 2024
6.آیا با دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب امکان محاسبه حقوق و دستمزد وجود دارد؟
این دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب وضعیت و محاسبات ورود و خروج کارکنان را انجام می دهد. در صورت نیاز بهتر است از نرم افزارهای مخصوص محاسبه دستمزد و حقوق استفاده شود.
7.چه فناوری هایی در دستگاه های حضور و غیاب هنگام ثبت تردد وجود دارد؟
این دستگاه ها با فناوری های مختلفی مانند صفحه کلید، کارت خوان، حسگر اثر انگشت، دوربین تشخیص چهره، دوربین اسکن دست و … کار می کنند.
8.چه چیزی باعث تداخل و اختلال در دستگاه های حضور و غیاب می شود؟
معمولا استفاده از سیستم های حضور و غیاب در فضای باز و قرار گرفتن در معرض نور مستقیم خورشید، سرما یا گرمای زیاد، نصب دستگاه در میدان مغناطیسی قوی و یا شرایطی مانند رطوبت، گرد و غبار، چربی و محیط آلوده از جمله مواردی است که باعث ایجاد اختلال در عملکرد دستگاه می شود. دستگاه
9.برای دانلود اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب چه باید کرد؟
این کار با اتصال دستگاه به سیستم کامپیوتری با کابل و یا استفاده از فلش برای دانلود اطلاعات انجام می شود، برخی از دستگاه ها نیز قابلیت دانلود بی سیم داده ها را دارند.
10.در صورت قطع برق چگونه می توان با دستگاه کار کرد؟
اکثر دستگاه‌های حضور و غیاب دارای باتری هستند و بنابراین می‌توان در هنگام قطع برق از آنها استفاده کرد. اما اگر دستگاه مجهز به باتری نباشد، با قطع برق دستگاه خاموش می شود.
11.آیا دستگاه های حضور و غیاب می توانند ویروسی شوند؟
ویروس ها معمولا سیستم عامل هایی مانند ویندوز را تحت تاثیر قرار می دهند و توسط اکثر سیستم عامل ها در اکثر دستگاه ها تحت تاثیر قرار نمی گیرند.
12.آیا امکان کپی اثر انگشت در چندین دستگاه مختلف وجود دارد یا باید روی هر دستگاهی جداگانه تعریف شود؟
نیازی به تعریف اثر انگشت در همه دستگاه ها نیست، اما اطلاعات را می توان از طریق شبکه یا فلش به دستگاه های دیگر منتقل کرد. برای استفاده از این قابلیت لازم است مدل دستگاه ها و حسگر اثر انگشت آنها یکسان باشد.
13.برای اضافه یا حذف پرسنل در دستگاه حضور و غیاب چه باید کرد؟
به طور معمول با ورود به تب کارکنان می توانید با انتخاب گزینه افزودن یا حذف کارمند مورد نظر را تعریف یا حذف کنید. گاهی اوقات امکان حذف پرسنل در برخی دستگاه های حضور و غیاب وجود ندارد.
14.برای حذف فایل تردد از دستگاه حضور و غیاب چه باید کرد؟
برای این کار باید وارد منوی دستگاه شوید و از قسمت اطلاعات گزینه حذف رکورد را انتخاب نمایید، البته باید در نظر داشته باشید که در صورت حذف اطلاعات تردد کارکنان، امکان بازگردانی اطلاعات وجود نخواهد داشت.
15.آیا امکان شناسایی اثر انگشت کپی شده یا جعلی در سیستم حضور و غیاب وجود دارد؟
دستگاه های حضور و غیاب جدید قادر به تشخیص اثر انگشت واقعی با بافت زنده هستند. بنابراین نمی توان از اثر انگشت تقلبی در این دستگاه ها استفاده کرد.
16.اگر دستگاه حضور غیاب قادر به تشخیص اثر انگشت نباشد، چه باید کرد؟
معمولاً در چنین دستگاه هایی امکان تعریف دو اثر انگشت مجزا برای یک نفر وجود دارد، بنابراین اگر در هنگام تعریف اثر انگشت از این گزینه استفاده کرده اید، می توانید اطلاعات ترددی را با اثر انگشت دیگر وارد سیستم کنید. در غیر این صورت، اثر انگشت باید دوباره در دستگاه تعریف شود.
17.آیا قطع برق باعث از بین رفتن اطلاعات در دستگاه های حضور و غیاب می شود؟
خیر، تمامی دستگاه حضور و غیاب مجهز به حافظه داخلی هستند و اطلاعات در زمان ورود به صورت خودکار در حافظه داخلی ذخیره می شوند.
18.دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشت چند کاربر را پوشش می دهند؟
این دستگاه ها معمولا ظرفیت حداقل 5 و حداکثر 10 هزار نفر را دارند.
19.چرا دستگاه حضور و غیاب روشن نمیشود؟
معمولا مشکل اصلی روشن نشدن دستگاه حضور و غیاب، ناشی از مشکلات برقی دستگاه است و یا ممکن است اتصالات کابلی دستگاه خراب شده و در نهایت آداپتور دستگاه در صورت بروز چنین مشکلاتی آسیب ببیند.
20.در صورت فراموشی ثبت تردد، آیا امکان وارد کردن اطلاعات به صورت دستی وجود دارد؟
بله، در این صورت می توان با رعایت اقدامات لازم برای عادلانه بودن ادعا، اطلاعات شخصی را به صورت دستی وارد کند.
21.آیا دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره می تواند چهره جعلی را تشخیص دهد؟
این دستگاه ها به صورت کاملا هوشمند طراحی شده اند و امکان تشخیص چهره های تقلبی به هر شکلی (ماسک سه بعدی، تصویر پرینت شده و تصویر زنده موجود در موبایل) وجود دارد و با این ترفندها نمی توان دستگاه را دور زد.
22.آیا ایجاد تغییرات در صورت مانند آرایش، تغییر فرم ریش یا سبیل روی عملکرد دستگاه تاثیر دارد؟
نسل جدید دستگاه های تشخیص چهره به تغییرات صورت مانند ریش، سبیل، عینک، کلاه، آرایش یا ماسک حساس نیستند و این تغییرات اختلالی در تردد کاربران ایجاد نخواهد کرد.
23.آیا دستگاه های تشخیص چهره می توانند کاربران با ماسک صورت را شناسایی کنند؟
بله، برخی از مدل های تشخیص چهره قابلیت تشخیص چهره هنگام استفاده از ماسک را دارند. این دستگاه ها این قابلیت را دارند که به کاربر هشدار دهند که ماسک را به درستی روی صورت قرار دهند.
24.آیا می توان از دستگاه و نرم افزار جامع حضور و غیاب در شعب مختلف یک سازمان در شهرهای مختلف با قابلیت اتصال به سرور اصلی استفاده کرد؟
بله معمولاً می توان سیستم های حضور در شعب مختلف را از طریق اینترنت به نرم افزار نصب شده روی سرور اصلی متصل کرد و تمامی دستگاه ها را به صورت یکپارچه مدیریت کرد.
25.دستگاه های حضور و غیاب چه فایده ای برای سازمان شما دارد؟
با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب می توانید حضور و غیاب کارکنان خود را به طور دقیق کنترل و مدیریت کنید. به بیان ساده، این سیستم ها به کارفرمایان اجازه می دهد تا ساعات کاری کارکنان خود را حتی از راه دور پیگیری کرده و از رعایت قوانین سازمان توسط کارمندان اطمینان حاصل کنند.
26.کدام دستگاه حضور و غیاب مناسب کسب و کار من است؟
دستگاه های متنوعی با ویژگی های متفاوت در بازار وجود دارد. شما می توانید با توجه به نیاز خود مناسب ترین دستگاه را انتخاب و خریداری کنید. اما برای انتخاب دستگاه مناسب ابتدا باید نیازهای سازمان یا شرکت خود را در نظر بگیرید. باید مواردی مانند تعداد پرسنل، محل نصب دستگاه، نوع برنامه و غیره را در نظر بگیرید.
27.ظرفیت ثبت و ذخیره دستگاه حضور و غیاب چند کاربر است؟
ظرفیت و حافظه این دستگاه ها متفاوت است. هر کدام از این دستگاه ها برای تعداد معینی از افراد ساخته و طراحی شده اند، شما باید دستگاهی متناسب با تعداد پرسنل خود انتخاب و خریداری کنید.
28.قیمت دستگاه حضور و غیاب چقدر است؟
برند دستگاه حضور و غیاب، ماژول های دستگاه حضور و غیاب، گارانتی، پشتیبانی و کیفیت از جمله فاکتورهایی هستند که در قیمت دستگاه های حضور و غیاب موثرند. به طور کلی قیمت این دستگاه ها با توجه به امکانات و قابلیت هایی که دارند تعیین می شود.
29.چرا باید از دستگاه حضور و غیاب استفاده کرد؟
با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب می توانید علاوه بر نظارت دقیق بر تردد کارکنان خود، ثبت کاملی از ورود و خروج آنها داشته باشید. همچنین مسائلی مانند محاسبه حقوق، مرخصی، اضافه کاری و غیره را به راحتی مدیریت کنید. برای هر کارمندی که از این دستگاه ها استفاده می کند.
30.چگونه اطلاعات داخل دستگاه حضور و غیاب را به نرم افزار منتقل کنم؟
برای انتقال اطلاعات می توانید از چندین روش استفاده کنید. اطلاعات موجود در دستگاه حضور و غیاب را می توان از طریق فلش، شبکه TCP/IP یا از طریق Wi-Fi به نرم افزار منتقل کرد.
نظرات کاربران