نرم افزار حقوق و دستمزد، همانطور که از نام آن پیداست؛ نرم‌افزاری است که به منظور مدیریت، و سازماندهی و همچنین پرداخت خودکار حقوق و دستمزد کارکنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرم افزاری که به اولویت های هر کسب و کاری تبدیل شده است. و آن هم به این دلیل که پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان و به صورت غیر نرم افزاری به نیروی انسانی بیشتر و کار بیشتر نیاز است. حال خطای انسانی را به این عوامل نیز اضافه کنید. در ادامه درباره این نرم‌افزار و ویژگی ها و مزیت های آن اطلاعات بیشتری را در اختیار شما قرار خواهیم داد.
این نرم افزار به دلیل ویژگی هایی که دارد باعث می‌شود که کارها با نظم بیشتری انجام گیرند. با استفاده از این نرم افزارها سوابق پرداختی برای هر شخص در مکانی امن نگهداری می‌شوند و امکان مشاهده و ردیابی پرداخت نیز وجود دارد. اما نکته ای که باید به آن اشاره کرد این است که متناسب با حجم کسب و کاری که دارید. اقدام به تهیه نرم افزار حقوق و دستمزد خود نمایید. چون این نرم‌افزارها با هزینه های مختلف و برای سازمان هایی با حجم کارمندان کم و زیاد ساخته می‌شوند. در واقع باید بر حسب بودجه و کارکنان خود، نرم‌افزار را تهیه کنید.
این نرم‌افزار به منظور افزایش عملکرد مشاغل و همچنین کنترل حضور و غیاب کارکنان، پرداخت ها و اطلاعات مالیاتی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
نرم افزار حقوق و دستمزد چه کاری انجام می‌دهد؟
کاری که نرم افزار حقوق و دستمزد انجام می‌دهد بر پایه محاسبات خودکار حقوق پرداختی و همچنین محاسبه مبالغ کسر شده از حقوق برای مواردی چون وام های دریافتی، بیمه، مالیات، بازنشستگی و یا تعداد روزهای مرخصی است. به طور خلاصه عملکرد آن را قبل تر توضیح دادیم و بیان شد که وظیفه محاسبه حقوق را بر عهده دارد. اما روش محاسبه حقوق برای هر فرد یکسان نیست و نرم افزارهای حقوق و دستمزد با پردازش اطلاعاتی که در اختیار دارند. حقوق هر شخص را محاسبه می‌کنند. البته باید بیان کنیم که پس از محاسبه حقوق، امکان مشاهده آن از طریق وب سایت و یا برنامه خاص برای کارمندان وجود دارد. و کارمندان می‌توانند، میزان حقوق و مبالغ کسر شده را مشاهده کنند.
ویژگی برتری که این نرم افزارها دارند این است که می‌توانند گزارش های مالی سفارشی ایجاد کنند. که هزینه های پرداختی را در سه سطح محلی، منطقه ای و جهانی، قابل ردیابی و مشاهده کنند.
نرم افزار حقوق و دستمزد متناسب با قوانین آن کشور
کشور ما تقریبا 8.5 میلیون کارمند دولتی دارد و این بدان معنی است. که برای مدیریت پرداختی ها به این تعداد کارمند اگر از نرم افزار خاصی استفاده نشود. به چه حجم کار و زمان و نیروی انسانی نیاز است. به همین دلیل، کشورهای مختلف برای محاسبه حقوق کارکنان خود از نرم افزارهای واحدی استفاده می‌کنند. که متناسب با قوانین مالی آن کشور تدوین شده است. در این میان بعضی از شرکت های بزرگ مانند Ceridian نسخه ای از نرم افزار مالی خود را برای کانادا، انگلستان، فرانسه، آمریکا و انگلیس توسعه داده است.
ویژگی های نرم افزار حقوق و دستمزد
در این بخش ویژگی های نرم افزار حقوق و دستمزد بیان می‌شود. قبل تر اشاره شد که هدف استفاده از این نرم افزارها مدیریت فعالیت ها و داده هایی که تعیین کننده حقوق کارکنان است. اما اینکه نرم‌افزار عملکردی کاملا صحیح و کامل ارائه دهد کافی نیست و باید ویژگی هایی داشته باشد. که ارزش استفاده از آن را تقویت کنند و استرس کمتری به افراد مسئول وارد کند. در ضمن باید هزینه های نگهداری آن کم باشند. ویژگی هایی که هر نرم افزار محاسبه حقوق باید داشته باشد در زیر آمده است.
1. عملکرد صحیح و بدون نقص
ویژگی اول که باید در همه نرم افزارهای پرداخت دستمزد باشد و باعث می‌شود که سایر ویژگی های نرم افزار دیده شوند این است که نرم افزار بتواند عمل محاسبه حقوق و دستمزد را انجام دهد. در واقع اولین و مهمترین ویژگی هر نرم افزار این است که بتواند محاسبه حقوق و دستمزد را به شکلی کاملا درست و با استفاده از داده های مربوط به هر شخص و جایگاه شغلی وی محاسبه کند.
2. پرداخت مستقیم
کاری که پس از محاسبه میزان حقوق و دستمزد، هر نرم افزاری انجام دهد این است که در موعدی که تعیین شده است. پرداخت حقوق کارمندان را انجام دهد. در واقع باید به گونه ای باشد که دیگر نیازی به صدور چک برای هر کارمند و مراجعه به امور مالی و یا بانک برای دریافت حقوق خود نباشد. و باید پرداخت ها منظم و به صورت خودکار انجام شوند. موردی که باعث صرفه جویی در مصرف کاغذ و همچنین کمک به محیط زیست می‌گردد.
پرداخت مستقیم از دیگر ویژگی های نرم افزار حقوق و دستمزد است
3. تشکیل پرونده مالیاتی
ثبت صحیح میزان مالیات، از مهمترین چالش های هر نرم افزار حقوق و دستمزد است. و به همین دلیل باید نرم افزاری را انتخاب کنید .که بتواند پرونده های مالیاتی را برای شما به صورت منظم تشکیل دهد. در ضمن به این دلیل که محاسبه مالیات به صورت دستی به زمان زیادی دارد. و احتمال خطای انسانی نیز در این محاسبات زیاد است. بهتر است که این محاسبات را به نرم افزار بسپارید.
نکته دیگری که باید به آن اشاره کرد این است که نرم افزار باید بتواند این پرونده های مالی را نیز به صورت خودکار به نهاد های مختلف ارسال کند. مانند اداره تامین اجتماعی و یا سایر نهاد های مرتبط.
4. مدیریت پرداخت های اضافی و خسارت کارمندان
مدیریت پاداش ها، تغییرات در حداقل دستمزد، میزان حقوق ساعات اضافه کاری، هزینه زندگی و یا سایر موارد دیگر، باید توسط این نرم افزار ها به شکلی کامل و موثر کنترل شوند. این ویژگی باعث می‌شود که شما نگرانی از شرایط و قوانینی جدیدی که اعمال می‌شوند نخواهید داشت، چون نرم افزار شما قابلیت انعطاف بالایی دارد.
5. نمایش اطلاعات برای کارمندان
از ویژگی های دیگر این است که این نرم افزار بتواند اطلاعات آماری را در قالبی ساده برای هر سطح از کارمندان نمایش دهد. و کارمندان بتوانند با مراجعه به سایت و یا برنامه خاص میزان حقوق و کسری را مشاهده نمایند.
6. گزارش گیری
گزارش گیری ابزاری دقیق است که درباره فرایند پرداخت ها اطلاعات بیشتری را در اختیار شما و مدیران بعد از شما قرار می‌دهد. این فرایند اطلاعات کاملی را درباره کل پرداختی ها، بودجه، مالیات و سایر داده ها در اختیار شما قرار می‌دهد. در ضمن گزارش گیری برای منابع انسانی به عنوان عاملی برای تخصیص منابع استفاده می‌شود.
علاوه بر ویژگی هایی که در بالا ذکر شد، این نرم افزارها باید رابط گرافیکی مناسب داشته باشند و به اصطلاح، کاربر پسند و ساده باشند.
مزیت های استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد
- صرفه جویی در زمان و کاهش خطا
- همگام سازی آسان تر و بهتر با مقررات جدید
- ساده سازی روند پرداخت حقوق و با دقت بیشتر
- نظارت کارکنان بر حقوق خود
- ارائه مدیریت مالی بهتر با قابلیت گزارش گیری
- کاهش هزینه ها
و بسیاری از موارد دیگر که شما را به استفاده از این نرم افزار سوق می‌دهد.
چگونه نرم افزار مناسب را انتخاب کنم؟
اکنون که قرار است نرم افزار حقوق خود را سفارش دهید به نکات زیر توجه داشته باشید.
- دقت کنید که با توجه به ویژگی هایی که در بالا ذکر شد، کدام را نیاز دارید.
- با توجه به حجم کارمندان شما طراحی شده باشد و به اصطلاح مقرون به صرفه باشد.
- قابلیت ادغام و همگام سازی با سیستم و یا نرم افزارهایی که در حال حاضر استفاده می‌کنید را داشته باشد.
- امکان دسترسی و استفاده کارکنان از آن تا چه میزان باشد.
البته خلاصه تمام موارد بالا این است که نیاز و هدف خود را شناسایی کنید و متناسب با نیاز خود اقدام به سفارش نمایید.
نظرات کاربران