عملیات حضور و غیاب در نرم افزار حضور و غیاب کلاک
اطلاعات حضور و غیاب
در این قسمت با وارد کردن نام و نام خانوادگی افراد، شماره پرسنلی و یا شماره کارت می توانیم رکوردهای هر فرد را در بازه زمانی که مشخص می کنیم، مشاهده نماییم. هر یک از این رکوردها قابل اصلاح و حذف می باشند.
برای ثبت رکورد جدید و ابتدا باید دکمه جدید زده شود و از منوی باز شده، یکی از افراد را بر حسب شماره پرسنلی، نام و نام خانوادگی و یا شماره کارت انتخاب شود. تاریخ تردد نیز در این قسمت وارد می شود و سپس محدوده حضور در قسمت های “از ساعت” و “تا ساعت” وارد می شود و از قسمت نوع تردد یکی از انواع تردد انتخاب می شود. قسمت ترمینال نیز در صورت نیاز پر شود.
نوع تردد: انواع تردد با کد های متفاوتی وجود دارند که بسته به نیاز می توان از آنها استفاده نمود. برای تردد هایی هم نام هم ، در بخش تنظیمات می توانید اسامی متفاوتی به دلخواه منتسب کنید و نیز انواعی از تردد را که نیاز ندارید می توانید حذف کنید.
شماره برگه: اگر بخواهید ترددهایی را مانند مرخصی و ماموریت با یک شماره خاص ذخیره کنید می توانید با انتساب ” شماره برگه ” کدی را برای آن در نظر بگیرید تا در آینده به آن دسترسی داشته باشید.
ترمینال: اگر لازم باشد بکی از تردد ها را اختصاص به یکی از ساعت های حضور و غیاب خاص بدهید. نام ساعت را هم از لیست انتخاب کنید و در غیر اینصورت انتساب لازم نیست .
برای مثال کارمندی در ساعت 10 صبح ورود داشته و در ساعت 18 از اداره خارج شده است و نوع تردد عادی می باشد. پس از زدن دکمه ثبت ساعت ورود 0 1 و خروج 18 در نظر گرفته می شود. در اینجا دو رکورد ظاهر می شود که اولین رکورد، ورود و دومین رکورد، خروج نهایی باشد. اگر ساعت شروع کار در اداره ساعت 8 صبح باشد، برای این فرد 2 ساعت غیبت در نظر گرفته می شود. برای تبدیل این غیبت به مرخصی و یا ماموریت، باید نوع تردد رکورد مورد نظر را تغییر داده تا آن غیبت تبدیل به مرخصی یا ماموریت گردد. در اینجا رکورد مورد نظر رکورد ورود می باشد و اگر غیبت بعد از ساعت خروج بود باید نوع تردد، رکورد خروج اصلاح شود. برای اصلاح رکورد مورد نظر بر روی آن دوبار کلیک کنید و یا رکورد مورد نظر انتخاب شده و دکمه اصلاح را بزنید و نوع تردد آن را اصلاح نمایید که به عنوان پیش فرض نوع تردد، عادی می باشد. ما می توانیم از کلید 21 برای مرخصی ساعتی و یا از کلید 31 برای ماموریت ساعتی استفاده نماییم.
لازم به ذکر است که در اصلاح نوع تردد در این قسمت می توانیم از سایر عناوین ساعتی استفاده نماییم و نمی توان از عناوین تردد روزانه استفاده نمود بدین دلیل که در این قسمت ما فقط اطلاعات مربوط به رکورهای ورود و خروج را اصلاح می نماییم.
با زدن دکمه ثبت نوع تردد از عادی به مرخصی ساعتی و یا ماموریت ساعتی تغییر پیدا خواهد کرد و 2 ساعتی که غیبت در نظر گرفته شده بود به عنوان مرخصی ساعتی و یا ماموریت در نظر گرفته خواهد شد.
در این فرم در سمت راست گزینه ای با عنوان انجام محاسبات وجود دارد. با انتخاب این گزینه هر کدام از رکوردهای ورود و خروج که انتخاب شوند، اطلاعاتی مربوط به اضافه کار، حضور کار، غیبت، مرخصی و یا صورت وضعیت کارکرد افراد به دست می آوریم. اطلاعات کاملتر را می توان در منوی گزارش گیری به دست آورد، در واقع در این قسمت، انجام محاسبات امکانی برای دسترسی ساده تر به اطلاعات ذکر شده می باشد.
با کلیک بر روی کلید حذف و کلیک بر روی کلید بلی در منوی تصدیق می توان رکورد مورد نظر را حذف نمود یا بر روی یکی از رکورد ها دکمه Delete را بزنید.
نکته 1: امکان افزودن اطلاعاتی که خارج از محدوده تاریخ بالای فرم باشد وجود ندارد.
نکته 2: برای ثبت رکورد هایی که از نوع “مرخصی یا ماموریت ساعتی ” باشند لازم است تا رکورد هایی در قبل و بعد آن به عنوان ورود و خروج وجود داشته باشد.
افزودن تردد انبوه
در این قسمت می توان با انتخاب تعدادی از پرسنل و یا همه پرسنل ، یکجا رکوردهای تردد وارد کرد. در واقع برای صرفه جویی در زمان از این گزینه استفاده می شود. با زدن دکمه انتخاب پرسنل می توان پرسنل مورد نظر را انتخاب نمود. پس از زدن دکمه انتخاب پرسنل فرم جدیدی باز می شود که در این فرم می توانید بر اساس شماره پرسنلی و یا نام خانوادگی افراد تعدادی از پرسنل را انتخاب نمایید. پس از تایید پرسنل مورد نظر، به فرم قبلی بازگشته و می توان با زدن دکمه جدید برای پرسنل انتخاب شده رکوردهای تردد را وارد نمود.
در قسمت نوع کلی 4 گزینه به شرح زیر موجود می باشد :
دستی: برای تردد های عادی از این عنوان استفاده کنید.
روزانه: برایی انواع تردد روزانه از این کد استفاده کنید.
شروع: برای تعیین شروع انواع تردد های ساعتی (مرخصی و ماموریت) از این عنوان استفاده کنید.
پایان: برای تعیین پایان انواع تردد های ساعتی (مرخصی و ماموریت) از این عنوان استفاده کنید.
برای مثال یک روز دستگاه حضور غیاب خراب می باشد و پرسنل نمی توانند از دستگاه استفاده نمایند، در این حالت نوع کلی شروع را انتخاب نمایید و نوع تردد عادی انتخاب شود و سپس با تعیین تاریخ و زمان رکورد تردد را ثبت نمایید.
لازم به ذکر است که اگر نوع تردد به صورت روزانه استعلاجی باشد، دو گزینه دیگر با عناوین نام دکتر و نوع بیماری اضافه می شود. و همچنین اگر نوع تردد به صورت ماموریت روزانه و شبانه روزی باشد، عنوان محل ماموریت اضافه می شود.
