درخواست ماموریت کاری یک نوع نامه رسمی است که توسط یک فرد یا کارمند به مسئولان یا مدیران مربوطه ارسال می‌شود تا اجازه‌ی حضور و فعالیت در مکانی خاص یا انجام وظایف خاص را برای یک مدت زمانی درخواست کند. این درخواست معمولاً شامل مواردی نظیر هدف ماموریت، مدت زمان، مسئولیت‌ها و هر گونه اطلاعات مهم دیگر مرتبط با کاری است که فرد در حین ماموریت باید انجام دهد.
برای داشتن شرایط کاری ایده آل و مدیریت درست کارکنان، نیاز است تا مدیران با تمامی بخش های کاری خود آشنایی پیدا کنند. سپس فرد متخصص و مجرب در هر بخش را به عنوان مدیر آن قسمت تعیین نمایند. یکی از فعالیت های شغلی که نیاز به کنترل و مدیریت قوی دارد، ماموریت پرسنل است. افرادی که برای این شغل انتخاب می شوند باید با تمامی وظایف و استانداردهای این شغل به خوبی آشنایی پیدا کنند. مدیریت ماموریت پرسنل شاید در ظاهر کار نسبتا راحتی محسوب شود.
اما قطعا تا زمانی که وارد این کار نشوید، به پیچیدگی این شغل پی نخواهید برد. به طور مثال بسیاری از پرسنل سعی می کنند در شرایطی کار کنند که نخواهند به ماموریت های خارج از شهر بروند. مدیریت ماموریت پرسنل موفق به معنای ایجاد انگیزه در کارمندان برای رفتن به ماموریت است. اما چگونه نمی توان این انگیزه را ایجاد نمود؟ قطعا برای ایجاد این انگیزه نیاز به مهارت و تخصص بالا در زمینه مدیریت ماموریت پرسنل است. به همین منظور در ادامه قصد داریم شما را با اهمیت مدیریت ماموریت پرسنل و نکات حائز اهمیت در رابطه با آن، بیشتر آشنا کنیم.
مدیریت ماموریت پرسنل چیست؟
برای اینکه بخواهید ماموریت پرسنل را به خوبی مدیریت نمایید و در این شغل موفق شوید، در ابتدا نیاز است تا بدانید که مدیریت ماموریت پرسنل چیست؟ ماموریت پرسنل به معنای انجام وظیفه شغلی آن ها در جایی خارج از محل کار است. ممکن است این ماموریت انجام کار در منطقه، شهر و یا کشور دیگری باشد. بنابراین قطعا کنترل و مدیریت نمودن کارمندان در طول ماموریت بسیار سخت تر و پیچیده تر از زمانی است که آن ها درون شرکت و یا سازمان مشغول به کار هستند.
به طور کلی مدیریت پرسنل به معنای کنترل نمودن رفت و آمد کارمندان به ماموریت، نحوه کار آن ها در طول ماموریت و نتیجه کار آن ها در پایان ماموریت است. از طرفی توجه به کارمندان و ایجاد رفاه برای آن ها در طول ماموریت کاری از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. از آنجایی که در طول ماموریت مدیر و کارفرما دسترسی مستقیم به پرسنل ندارد، نمی تواند نحوه کار آن ها را به خوبی کنترل نماید. بنابراین مدیریت پرسنل زمانی موفقیت آمیز خواهد بود که مدیران به خوبی بتوانند از فاصله دور کار پرسنل را کنترل و مدیریت نمایند.
اهمیت مدیریت ماموریت پرسنل
قطعا تا به اینجا با مفهوم مدیریت ماموریت پرسنل به طور کلی آشنا شده اید. اما نکته قابل توجه این است که مدیریت پرسنل چه اهمیتی دارد؟ چرا شرکت و سازمان های بزرگ فرد متخصص و مجربی را برای پذیرش این شغل انتخاب می نمایند؟ آیا واقعا نیاز است تا مدیریت پرسنل به صورت تخصصی و توسط فردی متخصص به صورت متمرکز انجام شود؟ اگر شما نیز به دنبال جواب این سوالات هستید، بهتر است تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
از آنجایی که کارمندان در طول ماموریت در محل کار خود حضور ندارند و مدیران به راحتی نمی توانند به آن ها دسترسی پیدا کنند. قطعا مدیریت و کنترل نمودن روند کار آن ها نیز سخت تر خواهد شد. از طرفی در بسیاری از مواقع مشاغل بزرگ و موفق برای حفظ اعتبار و قدرت خود نیاز دارند تا فعالیت خود را در شهر و یا کشورهای دیگر ادامه دهند. بنابراین در بسیاری از مواقع برای پیگیری مستقیم کارها برخی از پرسنل خود را به آنجا اعزام می نمایند. مدیریت ماموریت پرسنل در اینگونه از مواقع وظیفه دارد تا نحوه عملکرد پرسنل اعزامی را به طور دقیق مورد بررسی قرار دهد و با مشورت دادن به آن ها تلاش کند تا نتیجه ماموریت کاملا رضایت بخش باشد.
هماهنگی اطلاعات دریافتی کارمندان در طول ماموریت با عملکرد سایر کارمندان در محل کار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. از طرفی در بسیاری از مواقع نیاز است تا در رابطه با عملکرد پرسنل شرکت به کارمندی که در ماموریت است اطلاعات داده شود و یا برعکس. این وظیفه به عهده بخش مدیریت ماموریت پرسنل است. که باید عملکرد تمامی کارمندان در هر کجای شهر و یا کشور را با یکدیگر هماهنگ نماید.
دیگر اهمیت های ماموریت پرسنل
از طرفی در بسیاری از مواقع برای ادامه ماموریت نیاز است تا برخی کارهای اداری و یا حتی قانونی در شهر محل کار پیگیری شود. که این کار نیز توسط مدیریت ماموریت پرسنل انجام می شود. بنابراین وجود این بخش در تمامی شرکت ها و مشاغل بزرگ و موفق الزامی است. البته این به معنای عدم نیاز این بخش در مشاغل کوچک تر نیست. اما با توجه به تعداد کمتر کارمندان و ماموریت های پیش آمده برای این مشاغل، مدیریت ماموریت پرسنل توسط رئیس و مدیریت اصلی انجام می شود.
مدیریت ماموریت پرسنل و بررسی درخواست های ماموریت
مدیریت ماموریت پرسنل باید برای پذیرش درخواست ماموریت پرسنل، شرایط و قوانین مشخصی تعریف نموده و به طور کاملا جدی و قانونی به پیروی از آن ها بپردازد. در این صورت افرادی که قصد دارند از فرصت های ماموریت استفاده نمایند، به طور کلی با قوانین ماموریت آشنایی پیدا می کنند. از جمله قوانین موثر در پذیرش درخواست های ماموریت پرسنل توسط مدیران موفق در این حوزه می توان به موارد زیر اشاره نمود.
- افراد نمی توانند در طول ماموریت هر زمان که خواستند به تفریح و خرید بپردازند.
- کارمندان در طول ماموریت باید به طور مرتب و روزانه از روند کار خود گزارش تهیه نموده و آن را برای بخش مدیریت ماموریت پرسنل ارسال نمایند.
- کارمندان در طول ماموریت باید دائما در دسترس باشند و مدیریت بتواند در مواقع ضروری با آن ها ارتباط بگیرد.
- رفتن به ماموریت دلیلی برای این موضوع نیست که کارمندان بلافاصله پس از اتمام ماموریت درخواست مرخصی نمایند. البته در برخی از مواقع ممکن است مدیریت پس از انجام ماموریت های سخت و طولانی برای پرسنل خود مرخصی در نظر بگیرد. اما کارمند نمی تواند بلافاصله پس از ماموریت درخواست مرخصی چند روزه داشته باشد.
- کارمندان نمی توانند زودتر از روز تعیین شده به ماموریت بروند؛ و یا دیرتر از زمان مشخص شده از ماموریت بازگردند.
- کارمندانی می توانند برای ماموریت اعزام شوند که از اطلاعات، تحصیلات، تخصص و مهارت های کافی جهت پیشبرد رضایت بخش ماموریت برخوردار باشند.
- کارمندان باید در طول ماموریت کاملا مطابق با برنامه کاری مشخص شده توسط شرکت عمل کنند، تا در مدت زمان تعیین شده برای ماموریت به نتیجه رضایت بخش دست پیدا نمایند.
نکته:
فراموش نکنید که پایبندی به قوانین تعیین شده به اندازه خود قوانین از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. زیرا در صورت عدم پیروی از قوانین مدیران نمی توانند به درستی عملکرد کارمندان خود را در طول ماموریت کنترل و مدیریت نمایند. بنابراین اگر می خواهید در این حوزه به مدیر موفقی تبدیل شوید، نیاز است تا به طور کاملا جدی و محکم به قوانینی که تنظیم نموده اید، پایبند باشید
مدیریت ماموریت پرسنل با توجه به دلایل و مدت زمان ماموریت
یکی از تکنیک های مهم در موفقیت مدیریت ماموریت پرسنل تقسیم بندی نمودن شرایط و وظایف کارمندان با توجه به دلایل ماموریت است. معمولا شرکت های بزرگ برای دستیابی به موفقیت های بیشتر حوزه کاری خود را تقسیم بندی می نمایند و ماموریت های پرسنل نیز با توجه به این دسته بندی متفاوت می باشند. از مهم ترین دلایل ماموریت پرسنل می توان به موارد زیر اشاره نمود.
- ماموریت به منظور انجام کارهای اجرایی مانند ساخت و ساز، فعالیت های فرهنگی، پشتیبانی نمودن از شعبه و نمایندگی های مختلف و …
- انجام ماموریت به دلیل بررسی و نظارت روی عملکرد بخش فنی مانند نظارت و کنترل روند اجرای پروژه ها، نحوه بارگیری تجهیزات، ترخیص کالا و …
- انجام ماموریت به منظور تهیه گزارش و بررسی نمودن روند پیشرفت کار
- ماموریت به منظور شرکت نمودن در کنفرانس و سمینارها جهت تهیه و یا ارائه مقالات علمی و آموزشی و یا معرفی نمودن کار و حرفه شغلی
- رفتن به ماموریت جهت شرکت نمودن در جلسات کاری جهت ارائه محصولات یا خدمات، بستن قراردادهای کاری و …
- انجام ماموریت جهت شرکت نمودن در مناظره ها
- رفتن به ماموریت به منظور ارتقاء سطح شغلی و آگاهی نسبت به تکنولوژی های به روز مورد استفاده در حوزه شغلی مورد نظر
- ماموریت به منظور آموزش و شرکت در دوره های آموزشی به منظور یادگیری مهارت بسیار تخصصی و به روز جهت موفقیت بیشتر در حوزه کاری
نکته:
از طرفی برای موفقیت در مدیریت ماموریت پرسنل نیاز است تا قوانین و شرایط ماموریت را با توجه به محل ماموریت و مدت زمان آن تعیین نمایید. به طور مثال در برخی از مواقع ممکن است ماموریت چند روزه باشد، در این صورت بهتر است پرسنل به تنهایی برای ماموریت سفر نمایند و تمام تمرکز خود را روی کارشان بگذارند. اما در برخی از مواقع ممکن است ماموریت ها بیش از یک ماه طول بکشد.
در این صورت برای مدیریت ماموریت پرسنل بهتر است از کارمندان مجرد برای ماموریت استفاده نمایید. یا اینکه شرایطی ایجاد شود تا فرد بتواند خانواده (همسر و فرزند) خود را نیز با خود همراه نماید. زیرا دوری از خانواده برای مدت طولانی می تواند منجر به خستگی و کلافگی کارمندان شده و از کیفیت کار آن ها در طول ماموریت بکاهد. به همین دلیل شرایط و دلایل ماموریت تاثیر بسیار زیادی در قوانین تعیین شده توسط مدیریت ماموریت پرسنل دارند.
وظایف مدیریت ماموریت پرسنل
به طور کلی برای موفقیت در مدیریت ماموریت پرسنل نیاز است تا این بخش وظایف خود را به درستی انجام دهد. در این صورت می تواند به موفقیت قابل توجهی دست پیدا کند و به راحتی عملکرد کارمندان خود را در طول ماموریت کنترل و مدیریت نماید. از مهم ترین وظایف مدیریت پرسنل می توان به موارد زیر اشاره نمود.
- همانطور که پیش تر به آن اشاره شد، رفتن به ماموریت می تواند شرایط سختی را برای کارمندان ایجاد نماید. از طرفی قوانینی که توسط مدیریت ماموریت پرسنل تعیین می شوند، این شرایط را سخت تر خواهند نمود. بنابراین چه دلیلی دارد که کارمندان بخواهند برای رفتن به ماموریت کاری داوطلب شوند و یا از رفتن به ماموریت استقبال نمایند؟ یکی از مهم ترین وظایف بخش مدیریتی ماموریت ها این است که شرایطی را فراهم نماید تا کارمندان با اشتیاق بیشتری رفتن به ماموریت را بپذیرند. این شرایط می تواند ارتقا شغلی، پاداش، افزایش حقوق و … باشد.
- از دیگر وظایف این بخش توجه به شرایط پرسنل در طول ماموریت است. مدیریت این بخش باید تمامی شرایط پرسنل را از لحظه شروع ماموریت تا پایان آن برنامه ریزی و پیگیری نماید. این شرایط شامل نحوه رفت و برگشت، شرایط اقامت، تغذیه، دسترسی کارمندان به وسایل و تجهیزات مورد نیاز و … می باشد. فراموش نکنید که شرایط پرسنل در طول ماموریت می تواند تاثیر بسیار زیادی در کیفیت عملکرد آن ها در ماموریت داشته باشد.
دیگر وظایف مدیریت ماموریت پرسنل
- یکی دیگر از وظایف بخش مدیریت ماموریت های کارمندان، تعیین قوانین و بررسی نمودن شرایط کارمندان پیش از شروع ماموریت است. بهتر است، برای انتخاب کارمندان جهت رفتن به ماموریت قوانین مشخصی را تعیین نمایند.و به آن ها پایبند باشند. سپس شرایط کارمندان را با توجه به این قوانین بررسی نمایند و فردی را برای رفتن به ماموریت انتخاب کنند که تمامی شرایط لازم را جهت انجام این ماموریت دارد. اینگونه احتمال بروز مشکلات متعدد در طول ماموریت به میزان قابل توجهی کاهش خواهد یافت.
- بررسی نمودن توانمندی های کارمندان پیش از انتخاب آن ها برای انجام ماموریت، از دیگر وظایف این بخش مدیریتی است. به طور مثال در صورتی که قرار است پرسنل به ماموریت خارج از کشور اعزام شوند. بهتر است بخش مدیریت سطح زبان انگلیسی پرسنل را مورد ارزیابی قرار دهد، تا از نحوه برقراری ارتباط او با سایر افراد در طول ماموریت مطمئن شود. همچنین در صورتی که قرار است برای شرکت در سمینار و کنفرانس های مهم کارمندان به ماموریت بروند. بهتر است مدیریت این بخش مهارت های گفتاری و سخنرانی کارمندان را مورد ارزیابی قرار دهند. و …
- از دیگر وظایف این بخش می توان به کنترل و هماهنگی رابطه کارمندان در حال ماموریت با شرکت اشاره نمود. این بخش مدیریتی وظیفه دارد اطلاعات لازم و ضروری شرکت را به کارمند خود در ماموریت اطلاع دهد و شرکت را نیز از روند عملکرد و اطلاعات او در طول ماموریت آگاه سازد.
نظرات کاربران