ثبت دور کاری با نرم افزار حضور و غیاب اطلس
از جمله قابلیت های مهم نرم افزار حضور و غیاب اطلس شرکت غدیر ثبت دور کاری میباشد.
ONS (Office for National Statistics)
در ماه آوریل سال ۲۰۲۰ اداره ملی آمار، گزارش کرد که ۴۹.۲ درصد از کارکنان انگلستان به سبب تاثیر مستقیم همه گیری کرونا، در خانه کار می کنند. جالب است که آمار استخدام این کشور در همین زمان نیز نشان می دهد که با وجود قرنطینه ملی، بسیاری از مدیران و کارفرمایان به استخدام کارکنان جدید ادامه داده اند..
البته، در این مورد نسبت به سالهای قبل افت شدیدی رخ داده است؛ اما این واقعیت نیز وجود دارد که سازمان ها و نهادهای مختلف در این کشور حتی در شرایط پاندمی کرونا به استخدام خود ادامه می دهند. با عادت به همه گیری، این تعداد روز به روز نیز در حال افزایش می باشد.
این موضوع در مورد کارکنان نیز وجود دارد؛ آنها توسط کارفرمایانی استخدام می شوند که آنها را ندیده اند و احتمالاً تا بازگردانی شرایط به حالت نرمال نیز نخواهند دید. برخی از این کارکنان جدید در تیم هایی قرار گرفته اند که تا به حال هرگز با همکاران خود ملاقات نکرده اند و به شیوه دور کاری به انجام وظایف شغلی خود می پردازند.
مسلما موارد بسیار جالبی در پشت این موضوع وجود دارد که بررسی و پرداختن به آنها می تواند جالب باشد. اما آنچه امروز بیشتر به آن علاقه دارم این است که منابع انسانی چه کاری می توانند انجام دهند تا عوارض جانبی منفی این کار (دور کاری) را به حداقل برسانند.
یکی از شرایط سخت دور کاری عدم ثبت دقیق ساعت کاری به وسیله ی دستگاه های حضور غیاب است ، در این صورت باید نرم افزاری باشد که پرسنل بتوانند ساعات کاری خود را در آن ثبت کنند و مدیریت به آسانی بتواند آنها بررسی کند
قابلیت های نرم افزار حضور و غیاب اطلس:
ثبت دقیق تاریخ روزهای دور کاری ، ثبت ساعت شروع و پایان کار، انتخاب جانشین و امکان ثبت مقصد و توضیحات میباشد.
نحوه همکاری منابع انسانی در قالب تیم های جدید کاری – دنیای فیزیکی بدون کرونا
بیایید برای لحظه ای وانمود کنیم که جنبه منزوی این معادله وجود ندارد. و همه گیری هیچ گونه بیماری را در سطح جامعه شاهد نیستیم، فقط تحت استانداردهایی تلاش می کنیم. تا افراد جدید را برای تشکیل یک تیم موثر گرد هم جمع کنیم. برای انجام این کار، توصیه می کنم از لنزی که امی ادموندسون، اینفلوئنسر در حوزه منابع انسانی، آن را “تیمداری (teaming)” می نامد. به ماجرا نگاه کنید. امی استاد دانشگاه در رشته مدیریت در دانشکده بازرگانی هاروارد است و در سال ۲۰۱۹ به عنوان موثرترین متفکر منابع انسانی انتخاب شده است.
در همان سال، او یک سخنرانی خارق العاده با موضوع “teaming” ارائه داد، که طی آن این مفهوم را “کار گروهی” توصیف کرد. او در سخنرانی خود برای برجسته کردن منظورش از عبارت “teaming”، یک مثال عالی ذکر کرد: نحوه عملکرد کارکنان یک بیمارستان. او می گوید که به طور متوسط در یک بیمارستان ۶۰ نفر از کارکنان در حوزه های مختلف حضور دارند که بسیاری از آنها حتی نام یکدیگر را نیز نمی دانند. چه برسد به آشنایی با اخلاق یا سبک زندگی همدیگر! با این حال، آنها برای درمان یک بیمار همواره راهی برای همکاری پیدا می کنند. چرا که گاهی اوقات، زندگی فرد بیمار را در خطر جدی می بینند.
سه عنصر کلیدی برای کار تیمی موثر
امی ادموندسون می گوید سه ویژگی خاص در موفق ترین “هم تیمی ها” وجود دارد: – تواضع – کنجکاوی – اشتیاق برای یادگیری با ریسک پذیری بالا امی در سخنرانی خود توضیح می دهد. که در شرایطی یک گروه موفق عمل خواهد کرد. که مدیران آن در همه سطوح فروتن باشند؛ او این مفهوم را “فروتنی موقعیتی” می نامد. وی در مورد کنجکاوی می گوید که اعضای تیم باید ذهنیت “شما یا من” را از خود دور کنند. و به جای اینکه همکاران خود را به عنوان مخالف ببینند، به طور فعال کنجکاو شوند که موضوعات جدید و به روزی را برای بحث کاری با یکدیگر مطرح کنند. همچنین برای اعضای یک تیم بسیار مهم است که از امنیت روانی مطلوبی برخوردار باشند تا بتوانند بدون داشتن نگرانی بیش از حد، ریسک کنند.
این ایده و سخنان در کتاب People HR چاپ و در سال ۲۰۱۳ روانه بازار شده است. حال بر می گردیم به چالشی که در ابتدای متن در مورد مدیریت کارکنان و منابع انسانی در دوران همه گیری کرونا مطرح کردیم: چگونه می توانید تیم های کاری موثری با ویژگی هایی از این قبیل ایجاد کنید. از راه دور و بدون دیدار فیزیکی به استخدام کارکنان جدید بپردازید، از راه دور کار کنید. و با تیمی از همکارانی که ممکن است هرگز آنها را ملاقات نکنید همراه شوید؟
ایجاد تیم های کاری خوب و موثر در فضای مجازی
یافتن کارکنان و ایجاد تیم های خوب و موثر حتی در بهترین شرایط نیز دشوار است. اما وقتی صحبت از ارزیابی مهارت های یک فرد از راه دور می شود، درک کامل شخصیت، اهداف، حس شوخ طبعی و اخلاق کاری او حتی سخت تر نیز می گردد. این مسئله برای همه همکارانی که در نهایت با یکدیگر کار خواهند کرد وجود داشته و یکسان است. زیرا آنها همدیگر را تنها در یک صفحه کوچک روی مانیتور کامپیوتر خود می شناسند. من مستقیماً با امی ادموندسون تماس گرفتم تا بپرسم که آیا در این مورد توصیه ای دارد یا خیر. او در حالی که معتقد بود این یک چالش جالب و بدون پاسخ قطعی است، توصیه های خوبی را برای تمامی کسانی که سعی دارند کارکنان تیم کاری خود را از راه دور شناسایی کنند، نمود.
امی گفت: “می توانید مصاحبه با افراد را با پرسیدن در مورد تجربیات قبلی آنها از کارهای تیمی شروع کنید.” همچنین در مورد تواضع و داشتن اخلاق کاری خوب “به دنبال مستنداتی در گفتار آنها مبنی بر فروتنی ذاتی شان باشید”. در حقیقت شما ممکن است نتوانید به صورت بصری توانایی های انجام کار گروهی یک فرد را از راه دور ارزیابی کنید. اما مطمئناً می توانید در نحوه بیان او در مورد سوابق کاری اش به دنبال نشانه های کلیدی باشید. آیا شخص در مورد مشارکت ها و دستاوردهای گروهی خود از همکاری با دیگران صحبت می کند؟ یا مدام خود را قهرمان داستان می داند و صحبت او در مورد موفقیت حول محور خودش می گردد؟!!
همکاری بهتر در دور کاری
البته، این چالش فراتر از استخدام کارکنان خوب و مناسب برای کارهای تیمی نیز می باشد؛ اگر با تیم هایی از راه دور همکاری می کنید که اعضای آنها را در طول دوران قرنطینه استخدام کرده اید، ممکن است با طیف وسیعی از چالش ها از جمله ارتباطات و فرهنگ های مختلف آنها نیز دست و پنجه نرم کنید.
ممکن است انتظار داشته باشید که اختلافات و شکایات کارکنان در طول یک دوره قرنطینه و در شرایط دور کاری از بین برود. اما طبیعت بد انسان اگر واقعاً بخواهد، می تواند راهی برای شروع بحث با دیگران پیدا کند حتی با وجود نیروی کار کاملاً دور از هم، مدیران مشاغل مختلف به من گفته اند که هنوز وقت خود را برای حل تعارض و مدیریت روابط بین کارکنان صرف می کند. بنابراین من تصمیم گرفتم که اختلافات کارکنان در شرایط دور کاری را با جزئیات بیشتری بررسی کنم.
خبر خوب: در شرایط دور کاری، کارکنان اختلافات کمتری دارند.
با وجود تلخی مطالب گفته شده در پاراگراف های بالا، باید اضافه کنم که طبق تجربه شخصی من، هنگام انجام کار تیمی از راه دور اختلافات بسیار کمتری بین کارکنان به وجود می آید و به نظر می رسد این تجربه سایر مدیران ادارات و واحدهای تولیدی و تجاری نیز باشد.
لورا هندریک، متخصص منابع انسانی با بیش از ۲۰ سال سابقه کاری می گوید: “من در هنگام کار از راه دور اختلافات همکاران را نادر می دانم.” “این به این دلیل است که عادات آزاردهنده افراد، مانند بلند صحبت کردن، وقفه در جلسات یا اظهارنظرهای کینه توزانه و غیر دوستانه، کمتر در فضای کار آنلاین رخ می دهد”.
اختلافات بین کارکنان در شرایط دور کاری شکل متفاوتی به خود می گیرد
در حالی که دور کاری ممکن است مزایای بسیار زیادی از جمله افزایش تمرکز را به همراه داشته باشد، مجموعه ای از چالش ها و تنش های خاص خود را در روابط بین همکاران نیز دارد. به عنوان مثال، برقراری ارتباط تصویری از طریق ایمیل یا چت زنده می تواند باعث سوء تفاهم جدی شود. هانا پرینس، روانشناس تجاری، به نقل از پرسنل دور کار یک موسسه، می گوید: “برقراری ارتباط از طریق ایمیل همیشه موثرترین روش کار (از راه دور) نیست، زیرا از این طریق ممکن است برداشت اشتباهی از احساسات یک فرد صورت پذیرد.
” در این باره کورتنی می گوید: “بین دو کارمند، یکی مرد و یکی زن اختلاف نظر وجود داشت. “کارمند زن نگران رفتارهای نامناسب کارمند مرد بود. او این نگرانی را به همراه تصاویری از چت خصوصیSlack آنها به من نشان داد”. کورتنی می گوید که پس از بررسی مشکل، مشخص شد که مشکل ناشی از بی تجربگی کارمند مرد در صحبت آنلاین با افراد است. او می افزاید که در یک موقعیت رو در رو، کارمند مرد می توانست در صحبت خود نشانه های اجتماعی خاصی را ارائه دهد که باعث راحتی کارمند زن در ارتباط کاری با او باشد.
حل و مدیریت موثر اختلافات از راه دور
بخش عمده ای از مدیریت اختلافات از راه دور، تسهیل ارتباطات موثرتر در وهله اول است. اگر به توصیه های متخصصان در مقاله Personnel Today که در بالا ذکر شد نگاه کنیم، به سرعت در می یابیم که با ترغیب کارکنان به ارتباط از طریق رسانه های دیگر به غیر از بسترهای متن، بسیاری از مشکلات قابل پیش بینی است: تلفن، چت تصویری و غیره.
در حالی که پیشگیری معمولاً بهتر از درمان است، اما در مواقعی ممکن است مجبور به مداخله شوید. کارشناس منابع انسانی، لورا هندریک، مشاوره خود را در مورد آنچه در این مورد باید انجام دهید به صورت زیر ارائه می دهد.
او می گوید: “شکایات جدی که از راه دور اتفاق می افتند باید دقیقاً مورد رسیدگی قرار گیرند. با کسی که شکایت می کند صحبت کنید. از طرف مقابل بازخورد بگیرید. هرگونه اطلاعات مرتبط (ایمیل ها، پیام های Slack، پیامک ها، اسناد و …) را مرور کرده و سپس برای ملاقات با این دو شخص تصمیم گیری کنید.”
۱۰ راهکار برای حل اختلافات در محل کار
چندی پیش، همکارم راهنمای مفیدی را منتشر کرد که شامل ۱۰ راه برای جلوگیری و حل اختلافات در محل کار بود. من معتقدم که بسیاری از این نکات در شرایط دور کاری نیز مفید هستند: ۱. کارکنان تیم کاری خود را استخدام کنید ۲. افراد را به طرز درست برخورد با مخالفان تشویق کنید ۳. ابزار حل اختلاف مناسبی ارائه دهید ۴. مهارت های مذاکره را آموزش دهید ۵. فضایی را برای تامین آرامش افراد به هنگام عصبانیت ایجاد کنید (انجام این مورد ممکن است در دور کاری مشکل باشد) ۶. یک سیاست برای شکایت رسمی تدوین کنید ۷. بی طرف بمانید ۸. در هر درگیری و اختلافی فرصتی را برای بررسی مسئله در نظر بگیرید ۹. یک مثال از رفتارهای غیرقابل قبول را ارائه دهید ۱۰. یک توافق نزاع قراردادی ایجاد کنید.
اپلیکیشن موبایل اطلس برای ثبت دور کاری
اگر شما هم دارای پرسنل دورکار می باشید، با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب اطلس آنها را مدیریت نمایید. کارمندان دورکار با نرم افزار حضور و غیاب اطلس و اپلیکیشن گوشی اطلس به راحتی می توانند درخواست های دور کاری خود را ثبت کنند و از وضعیت آنها مطلع شوند به صورتی که در قسمت درخواست های ثبت شده میتوانند بطور کامل از مراحل تایید درخواست خود توسط مدیران خود با خبر شوند، همچنین مدیریت کارکنان برای مدیران منابع انسانی ساده تر می باشد.
اطلس می تواند کارهای بیشتری نسبت به پیگیری زمان کارمندان انجام دهد. ثبت زمان حضور کارمندان در هنگام نگرانی از ویروس کرونا یا هر مسئله دیگری که می تواند عملکرد را مختل کند، آسان می کند.
شما می توانید با استفاده از نرم افزار حضوروغیاب اطلس اختلال در فعالیت های کاری خود را به حداقل برسانید. می توان برای کارمندان از درخواست دور کاری استفاده کرد. همچنین می توان لوکیشن هر شخص را به محل کار آنها در منزل تغییر داد.
اطلس موبایل ردیابی زمان حضور و غیاب کارمندان را آسان می کند. کارمندان با هر دستگاهی می توانند به آن دسترسی پیدا کنند. این بدان معناست که آنها می توانند از طریق تلفن، تبلت یا لپ تاپ وارد اپ شوند.
برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با نرم افزار حضور و غیاب اطلس با ما در تماس باشید.
