اطلاعات پایه

تنظیمات پایه و سایر زیرمنوها: دراین قسمت از نرم افزار حضور و غیاب کلاک اطلاعات مربوط به سازمان اعم از بخشها، پستها، انواع استخدام، جزئیات شیفتهای سازمان و مشخصات پرسنل به صورت کامل وارد برنامه می شود که در ادامه نحوه وارد نمودن هر کدام به تفصیل آورده شده است.

معرفی قوانین در نرم افزار حضور و غیاب کلاک

برای هر شرکت، وجود حداقل یک قانون الزامی است. هر قانون می تواند مربوط به یک نفر یا تعدادی از نفرات باشد .امکان حذف، افزودن و ویرایش (اصلاح ) یک قانون در نرم افزار حضور و غیاب کلاک وجود دارد. برای ایجاد یک قانون ابتدا کد قانون و نام قانون بایستی تایپ شده و ثبت شوند و سپس آن قانون قابل ویرایش می باشد .هر قانون از شش قسمت کلی تشکیل میشود که عبارتند از قوانین اضافه کاری، کم کاری، ماموریت، مرخصی، کار کرد و متفرقه.

قوانین متفرقه

غیبت: به تعداد روزهای کاری گفته می‌شود که فرد موظف به حضور در محل کار خود است،‌ امّا بدون مجوز در محل کار حاضر نمی شود و ورود و خروجی ثبت نمی‌کند.

کلیه غیبتهای ساعتی به مرخصی ساعتی تبدیل شوند: از عنوان گزینه نتیجه آن معلوم می باشد.

کلیه غیبتهای روزانه به مرخصی روزانه تبدیل شوند: در بعضی موارد لازم است غیبتها به مرخصی تبدیل شوند برای اینکار از این گزینه استفاده می شود.

ماهانه غیبتهای ساعتی به مرخصی ساعتی تبدیل شوند: با استفاده از این گزینه غیبتهای ساعتی هر ماه به مرخصی ساعتی تبدیل شود. کلیه غیبتها به کارکرد تبدیل شوند: از عنوان گزینه نتیجه آن معلوم می باشد.

کلیه ترددها یک در میان ورود و سپس خروج در نظر گرفته شود: اگر این گزینه انتخاب شود کارمند می تواند
امروز کارت ورود زده و روزهای بعد کارت خروج بزند و سیستم آنرا تشخیص دهد.

اگر کلیه ترددها یک در میان ورود و سپس خروج شود اضافه کارها هم مجاز شود (28): این گزینه مانند گزینه فوق می باشد با این تفاوت که اگر این گزینه انتخاب شود تمام اضافه کاری های کارمند مجاز در نظر گرفته می شود ولی در صورت عدم انتخاب این گزینه بر اساس قوانین اضافه کار عمل می شود.

ماهانه غیبتهای ساعتی که به روز تبدیل نشده از اضافه کار کسر شوند: اگر غیبتهای ساعتی به روز تبدیل شوند
و مقداری به صورت ساعتی باقی بماند می توان مانده را با اضافه کار جبران کرد.
فواصل خروج تا ورود کارکرد حساب شوند.

برای هر کدام تا سقف —— : می توان برای بعضی پرسنل که خروج آنها به منزله کار در اداره است تعیین کرد که فواصل خروج تا ورود کارکرد حساب شوند یعنی حضور حساب شود. برای این کار کرد می توان سقف نیز تعیین نمود.

روزانه تا—— تاخیر اول وقت با اضافه کار آخر وقت جبران شود: امکان جبران تاخیر اول وقت با اضافه کار بعد وقت تا حد معین وجود دارد.

روزانه تا—— تعجیل آخر وقت با اضافه کار اول وقت جبران شود: امکان جبران تعجیل آخر وقت با اضافه کار قبل از وقت تا حد معین وجود دارد.

اگر تاخیر یا تعجیل بیش از مقادیر فوق شد این قوانین اعمال نشود: اگر تاخیر یا تعجیل از حدود باال بیشتر شوند دیگر این قوانین اعمال نمی شوند.

اضافه کار جمعه به طلب مرخصی اضافه شود: می توان اضافه کار جمعه را به طلب مرخصی استحقاقی افراد اضافه کرد. اضافه کار تعطیل غیر جمعه به طلب مرخصی اضافه شود: می توان اضافه کار غیر جمعه را به طلب مرخصی استحقاقی افراد اضافه کرد.

مقدار خطای مجاز برای هر مجوز مرخصی یا ماموریت بر حسب دقیقه: می توان اضافه کار تعطیل غیر موجه برای ثبت مجوز های مرخصی و ماموریت میتوان نوسان مجاز یعنی مقدار خطایی که در عمل اتفاق می افتد را تعیین کرد. مثال : کارمند از ساعت 0 1 تا 11 مجاز است به ماموریت برود ولی در عمل ساعت 15:10 تا 20:11 دقیقه به ماموریت می رود. مقدار خطا در اینجا 0 2 دقیقه است.

ماهانه غیبتهای روزانه با اضافه کار جبران شود: می توان تعریف کرد که غیبتهای روزانه با اضافه کار جبران شود.

روزانه تا —-کم کاری با اضافه کاری جبران شود: می توان سقف مقدار جبران اضافه کار با کم کاری را در روز

تعریف کرد ماهانه تا —-کم کاری با اضافه کاری جبران شود: می توان سقف مقدار جبران اضافه کار با کم کاری را در ماه تعریف کرد.

ماهانه تا —– تاخیر به مرخصی استحقاقی تبدیل شود: می توان مقدار تاخیر که به طور اتوماتیک به مرخصی
تبدیل می شود را تعیین کرد. مازاد برآن به غیبت تبدیل می شود.

ماهانه تا —— تعجیل به مرخصی استحقاقی تبدیل شود: می توان مقدار تعجیل که به طور اتوماتیک به مرخصی تبدیل می شود را تعیین کرد. مازاد برآن به غیبت تبدیل می شود.

کارت ورود و خروج بطور اتوماتیک توسط سیستم در نظر گرفته شود: برای مدیران که کارت ورود و خروج نمی
زنند و یا اینکه گاهی می زنند و گاهی فراموش می کنند می توان تعیین کرد که کارت ورود و خروج چنانچه فراموش شده باشد بطور اتوماتیک در نظر گرفته شود.

تردد عادی (بدون پیش کارت) در نظر گرفته نشود: در برخی سازمانها خود کارمند ورود و خروج خود را تعیین می نماید، برای اینکه ترددهایی که در میان این فاصله ورود و خروج ثبت می شود در نظر گرفته نشود از این گزینه استفاده می نماییم.

ایاب و ذهاب: می توان تعیین کرد در چه صورت برای کارمند ایاب و ذهاب در نظر گرفته شود. مثال می توان با انتخاب گزینه در صورت حضور و تردد برای کارمند حق ایاب و ذهاب در نظر گرفت.

حق غذا: می توان تعیین کرد در چه صورت برای کارمند حق غذا در نظر گرفته شود.

شروع روز و شروع شب: شروع روز و و شروع شب برای تعیین اینکه کارمند یک شب کاری بگیرد تعریف می شود.

چند ساعت کار شب یک شب کاری بحساب می آید: از عنوان گزینه نتیجه آن معلوم می باشد. شروع شبانه روز :
شروع شبانه روز پارامتری است که برای تعیین اینکه هر کارت تردد آیا ورود است یا خروج کاربرد دارد.

شروع شبانه روز برای محاسبات قطعی است: اگر آنرا قطعی کنیم مرز قطعی شبانه روز می گردد. البته هوشمندانه تا یک ساعت تلورانس قابل قبول است. مثال اگر مرز شبانه روز ساعت 5 صبح باشد و کارمند حضور داشته باشد تا ساعت شش می تواند خارج شود و اگر حضور ندارد از ساعت 4 صبح به بعد اولین کارت ورود بحساب می آید. اگر قطعی بودن تیک نخورد و محدوده شبانه روز از اضافه کار قبل و بعد از وقت بدست می آید.

درصد نوبت کاری روزهای غیر کاری و تعطیل: برای روزهای غیر کاری و تعطیل نوع نوبت کاری قابل تعیین است.

خروج مجاز در محدوده ناهار که جزو کار کرد حساب شود از ساعت تا ساعت به مدت: در این قسمت مشخص می نماییم در یک بازه زمانی خاص چه مدت زمانی کارمند می تواند برای ناهار محل کار را ترک کند.

سحری – محدوده غیر مجاز برای اضافه کار از ساعت —— تا ساعت ——
صبحانه – محدوده غیر مجاز برای اضافه کار از ساعت —— تا ساعت ——
ناهار – محدوده غیر مجاز برای اضافه کار از ساعت —— تا ساعت ——
شام – محدوده غیر مجازبرای اضافه کاراز ساعت —— تا ساعت —— 

محدودههایی سحری و صبحانه و ناهار و شام محدوده هایی غیرمجاز برای اضافه کار هستند. چنانچه کارمند در این ساعات حضور داشته باشد و این محدوده ها جزو شیفت او نباشد اضافه کار به حساب نمی آید.

جمعه کاری: جمعه کاری پارامتری بر حسب روز است که در گزارشات طراحی شده قابل مشاهده است و اکثر شرکتها با آن کاری ندارند.

محاسبه جمعه کاری نسبت به حد: جمعه کاری با شرطی و نسبت به یک حدی قابل تعلق است.

جمعه بدون شیفت: جمعه با شیفت و جمعه بدون شیفت هرکدام با شرط کارکرد زیر آن حد یا بالای آن حد قابل تعلق است.

از تاریخ —— تا تاریخ —— قانون جایگزین موقت: قانون جایگزین موقت موقعی کاربرد دارد که بخواهیم در یک محدوده تاریخی معین بخواهیم به جای این قانون دیگری اعمال کنیم.

تغییرات دستی در گزارش مشاهده نشود: اگر بخواهیم تغییرات دستی که در عملیات حضور و غیاب انجام می گیرد در گزارش کارکرد ماهانه مشاهده نشود یعنی در ستون مربوطه ” د” نخورد این گزینه را تیک میزنیم.