اطلاعات پایه
تنظیمات پایه و سایر زیرمنوها: دراین قسمت از نرم افزار حضور و غیاب کلاک اطلاعات مربوط به سازمان اعم از بخشها، پستها، انواع استخدام ، جزئیات شیفتهای سازمان و مشخصات پرسنل به صورت کامل وارد برنامه می شود که در ادامه نحوه وارد نمودن هر کدام به تفصیل آورده شده است.
معرفی قوانین در نرم افزار حضور و غیاب کلاک
برای هر شرکت، وجود حداقل یک قانون الزامی است. هر قانون می تواند مربوط به یک نفر یا تعدادی از نفرات باشد .امکان حذف، افزودن و ویرایش (اصلاح ) یک قانون در نرم افزار حضور و غیاب کلاک وجود دارد. برای ایجاد یک قانون ابتدا کد قانون و نام قانون بایستی تایپ شده و ثبت شوند و سپس آن قانون قابل ویرایش می باشد. هر قانون از شش قسمت کلی تشکیل میشود که عبارتند از قوانین اضافه کاری، کم کاری، ماموریت، مرخصی، کار کرد و متفرقه.
قوانین کم کاری
تأخیر: به مدت زمانیکه شخص پس از ساعت شروع کار (شروع شیفت)، در محل کار خود حضور یابد، تأخیر گفته میشود. مثلاً ساعت شروع کار در یک شرکت ساعت 8:00 صبح بوده و فردی در ساعت 8:18 ورود خود را ثبت می‌کند. برای این شخص در آن روز 18 دقیقه تأخیر منظور می‌گردد.
تعجیل: به مدت زمانیکه شخص پیش از ساعت پایان کار (پایان شیفت)، محل کار خود را ترک کند، تعجیل می‌گویند. مثلاً در صورتیکه ساعت پایان کار 17:00 بوده و فرد مورد نظر بدون مجوز در ساعت 16:40 دقیقه خروج خود را ثبت کند، 20 دقیقه برای وی تعجیل ثبت خواهد شد.
غیبت: به تعداد روزهای کاری گفته میشود که فرد موظف به حضور در محل کار خود است، امّا بدون مجوز در محل کار حاضر نمی شود و ورود و خروجی ثبت نمی‌کند.
مدت تاخیر مجاز: تاخیر مجاز مدتی است که کارمند تاخیر داشته و بخشوده می شود و در اصلی جزو کارکرد حساب می شود در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کارمند تا چه مدت زمانی دیرتر در محل کار خود حضور یابد قابل بخشش است و به عنوان تاخیر مجاز در نظر گرفته می شود.
توجه: تعجیل مدتی است که کارمند قبل از پایان یافتن شیفت خارج می شود.
مدت تعجیل مجاز: تعجیل مجاز مدتی از تعجیل است که بخشوده می شود. در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کارمند تا چه مدت زمانی زودتر از محل کار خود برود قابل بخشش است و به عنوان تعجیل مجاز در نظر گرفته می شود.
توجه: تعجیل و تاخیر اگر مجاز باشند به کارکرد و اگر غیر مجاز باشند به غیبت غیر مجاز تبدیل می شوند.
غیبت بین وقت مجاز: در این قسمت تعیین می کنیم کارمند چه مدت زمانی می تواند در بین وقت کاری غیبت داشته باشد.
تاخیر مجاز ماهانه: در این قسمت تعیین می کنیم که در هر ماه کارمند تا چه مدت زمانی می تواند تاخیر داشته باشد.
لازم به ذکر است تاخیر بیشتر از این زمان به عنوان غیبت غیرمجاز محسوب می شود.
تعجیل مجاز ماهانه: در این قسمت تعیین می کنیم که در هر ماه کارمند تا چه مدت زمانی می تواند تعجیل داشته باشد.
لازم به ذکر است تعجیل بیشتر از این زمان به عنوان غیبت غیرمجاز محسوب می شود.
غیبت بین وقت مجاز ماهانه: در این قسمت تعیین می کنیم که در هر ماه کارمند تا چه مدت زمانی می تواند بین وقتکاری غیبت داشته باشد. لازم به ذکر است غیبت بیشتر از این زمان به عنوان غیبت غیرمجاز محسوب می شود.
حداکثر غیبت ساعتی مجاز روزانه: در این قسمت می توان سقف میزان غیبت کارمند را در هر روز تعیین کرد.
ماهانه تا غیبت مجاز به اضافه کار منفی تبدیل شود: با این گزینه تعیین می کنیم که تا چه مدت زمانی هر ماه غیبت مجاز کارمند از اضافه کار او کسر شود و اگر اضافه کار کمتر از این میزان بوده به صورت اضافه کار منفی نمایش داده شود.
حداکثر غیبت بدون جریمه در روز: در این قسمت سقف میزان غیبت بدون جریمه در روز تعیین می شود. در واقع اگر پرسنل به اندازه زمانی که در این قسمت بیان می شود غیبت داشت برای او جریمه ای در نظر گرفته نمی شود و فقط غیبت برای او در نظر گرفته می شود.
درصد جریمه پس از غیبت معمولی: در این قسمت تعیین می شود که اگر غیبت کارمند، بیشتر از میزان غیبت بدون جریمه شد، چه مقدار جریمه برای او در نظر گرفته شود. به عنوان مثال اگر در قسمت قبل میزان 1 ساعت را وارد نماییم در صورتی که شخص بیش از 1 ساعت غیبت داشت میزان غیبت شخص را می توان به عنوان جریمه 2 برابر در نظر گرفت برای این منظور در این قسمت عدد 100 را وارد می نماییم.
مجموع غیبت و ضرایب چنانچه به – رسید کل روز غیبت محسوب شود: در این قسمت مشخص می کنیم چنانچه غیبت به همراه ضرایبی که برای آن تعیین کرده ایم به حدی که در این قسمت مشخص شده رسید، کل آن روز برای کارمند غیبت حساب شود.
تعجیل چنانچه به – رسید کل روز غیبت محسوب شود: در این قسمت تعیین می کنیم، چنانچه مقدار زمان تعجیل (یعنی زودتر دست از کار کشیدن) کارمند به حدی که در این قسمت مشخص شده رسید، کل آن روز برای کارمند غیبت حساب شود.
بابت هر روز مرخصی بی حقوق به غیبت اضافه شود: در این قسمت نیز مشخص می شود در ازای هر روز مرخصی بدون حقوق، مقدار زمانی به غیبت کارمند اضافه شود.
بخشش غیبت ساعتی ماهانه: در این قسمت می توان تعیین کرد که در هر ماه چه میزان از غیبت شخص بخشیده شود. در جلوی این قسمت گزینه ای با این عنوان “اگر از این حد گذشت اصلا شامل بخشش نشود” وجود دارد. اگر این گزینه انتخاب شود کل زمان غیبت کارمند در نظر گرفته می شود ولی اگر انتخاب نشده باشد مقدار زمانی که در قسمت بخشش غیبت ساعتی ماهانه مشخص کرده ایم بخشیده می شود و مقدار اضافه آن به عنوان غیبت در نظر گرفته می شود. به عنوان مثال درقسمت بخشش غیبت ساعتی ماهانه مقدار 5 ساعت را تعیین می نماییم. حال اگر مقدار غیبت کارمند در ماه 6 ساعت شد اگر گزینه “اگر از این حد …” انتخاب شده باشد کل 6 ساعت برای کارمند غیبت در نظر گرفته می شود در غیر اینصورت 5 ساعت برای او بخشیده شده و فقط 1 ساعت غیبت منظور می شود.
کسر کار مجاز جانبازی روزانه: در مورد جانبازان، بسته به درصد جانبازی آنها قوانینی وجود دارد که جانباز می تواند در هر روز، مدتی معین تاخیر یا تعجیل یا غیبت ساعتی داشته باشد. این مدت قابل تعریف است. در صورتیکه فردی به عنوان جانباز تعریف گردد ولی از غیبت ساعتی مجاز روزانه خود استفاده نکند، این مدت مجاز به عنوان اضافه کار به اضافه کار او اضافه خواهد شد. همچنین می توان تعیین کرد که به جای اضافه کار به ذخیره مرخصی او اضافه شود.
کارت تاخیر موجه معتبر است و کارت تاخیر سرویس معتبر است: این دو گزینه، زمانی کاربرد دارد که کارمند دیر به اداره می رسد. می توان با فعال کردن دو گزینه مربوطه، این کارتها را مجاز دانست.
کل تاخیر یا تعجیل بیش از حد مجاز روزانه بعنوان غیبت محسوب شود: با انتخاب این گزینه در صورتیکه تاخیر یا تعجیل روزانه از حد مجاز بیشتر باشد، کل تاخیر یا تعجیل به غیبت تبدیل می شود و اگر این گزینه غیر فعال شود، آن مقدار از غیبت که مازاد بر حد مجاز باشد به غیبت تبدیل شده و به میزان حد مجاز از غیبت بخشیده می شود.
کل تاخیر یا تعجیل بیش از حد مجاز ماهانه بعنوان غیبت محسوب شود: این گزینه مانند گزینه قبل است با این تفاوت که در این قسمت اگر کل تاخیر یا تعجیل ماهانه از حد مجاز بیشتر باشد، کل تاخیر یا تعجیل به غیبت تبدیل می شود.
خروج در زمان استراحت بین کار غیبت ساعتی محسوب شود: اگر در زمان استراحت بین وقت، یعنی زمانهای بین تکه های شیفت های دوتکه و سه تکه کارمند مجاز به خروج از سازمان نباشد. می توان تعیین کرد که مدت عدم حضور شخص در این فواصل غیبت حساب نشود.
غیبت ساعتی برج قبل به برج جاری منتقل شود: در بعضی سازمانها غیبت های ساعتی را به روز تبدیل کرده و به کارگزینی اعلام می کنند، و چنانچه مقادیر غیبت، کمتر از یک روز که به شکل ساعتی هستند وجود داشته باشند از برج قبل به برج جاری منتقل می شوند تا بلکه با غیبتهای ساعتی برج جاری جمع شده و به روز تبدیل شوند. در مورد این انتقال غیبت ساعتی از برج قبل به برج جاری، از این گزینه استفاده می شود.
غیبت روزانه دو برابر شود: گزینه دو برابر کردن غیبت روزانه وجود دارد که می توان آن را فعال نمود تا اعمال گردد .
تعداد تاخیر غیر مجاز بدون جریمه در ماه و سپس مقدار جریمه به ازای هر تاخیر: برای تاخیرهای غیر مجاز در هر ماه می توان سقف تعدادی تعریف کرد که اگر از آن تعداد بگذرد، به ازای هر تاخیر مدت معینی جریمه اضافی تعلق گیرد و به غیبتها اضافه شود.
ورود بدون خروج چقدر غیبت حساب شود: اگر تعداد ترددهای شخصی در روز، فرد باشد مثال یک تردد باشد، سیستم آنرا به عنوان ورود بدون تردد یا تردد ناقص درنظر می گیرد و زمان خروج و ورود یکسان در نظر گرفته شده و مدت کارکرد صفر حساب می شود. سپس چنانچه روز کاری باشد به غیبت تبدیل می شود. می توان تعیین کرد که چنین حالتی، غیبت کامل حساب نشده و مقدار معینی برایش غیبت حساب شود.
درصد جریمه برای غیبت در ساعات روز: برای محدوده هایی از روز می توان ضریب اضافه غیبت را مشخص کرد. اگر صفر باشد بدون ضریب و اگر 100 باشد غیبت 2 برابر حساب می شود.
درصد جریمه برای غیبت ساعتی در ماه: با این گزینه مشخص می کنیم که در ماه اگر غیبت کارمند حداکثر به زمان خاصی رسید مقداری به آن افزایش یابد و به مقدار بیشتری رسید چه مقداری برای او افزایش یابد. این محدوده ها و ضرایب افزایش در این قسمت قابل تعریف می باشد.
روش تبدیل غیبت ساعتی به روزانه: در این قسمت مشخص می کنیم، غیبتهای ساعتی به حد معینی که برسند به یک روز غیبت تبدیل نشود.
غیبت در روزهای کار: برای روزهای کاری که کارمند حضور پیدا نکند، می توان بسته به شیفت آن روز تعیین کرد که چه شیفت هایی به یک روز غیبت تبدیل شوند و یا آنکه هر چند ساعت از شیفت یک روز غیبت به حساب آیند.
