برای دستگاه حضور و غیاب، اسکنرهای اثر انگشت، کارت‌های RFID یا دستگاه‌های تشخیص چهره مورد نیازند. در صورتی که برای سیستم کنترل تردد، دستگاه‌های خاصی مانند دوربین‌های مداربسته و خواننده‌های کارت ضروری است. مدیریت حضور و غیاب کارکنان یکی از جوانب حیاتی در سازمان‌ها و شرکت‌هاست. برای این منظور، دو روش رایج به نام‌های “کنترل تردد” و “دستگاه حضور و غیاب” مورد استفاده قرار می‌گیرد. این دو روش دارای ویژگی‌ها و تفاوت‌های مختلفی هستند که در ادامه این مقاله، به تفاوت سیستم کنترل تردد و دستگاه حضور غیاب خواهیم پرداخت.
دستگاه کنترل تردد چیست؟
دستگاه کنترل تردد، جهت نظارت و مدیریت حضور و غیاب افراد و وسایل نقلیه در محیط کار به کار می‌رود. این دستگاه‌ها معمولاً در درب‌ها و ورودی‌های محل کار نصب می‌شوند و از طریق تکنولوژی‌هایی نظیر کارت‌های شناسایی، اثر انگشت یا کد‌های شخصی، ورود و خروج افراد و وسایل نقلیه را کنترل می‌کنند. امکانات این دستگاه‌ها شامل ضبط تصاویر ویدیویی، ثبت زمان و تاریخ تردد، کنترل تردد در ساعات مشخص و مدیریت حضور و غیاب پرسنل خاص است.
کاربرد سیستم کنترل تردد
سیستم کنترل تردد یک ابزار موثر برای مدیریت حضور و غیاب کارکنان در محیط‌های کاری است. این سیستم از تکنولوژی‌های پیشرفته‌ای نظیر کارت‌های شناسایی، اثر انگشت و دوربین‌های مداربسته برای ثبت و کنترل ورود و خروج افراد استفاده می‌کند. با نصب این سیستم در درب‌ها و ورودی‌های محیط کار، تمامی کارکنان مجبور به استفاده از آن برای ورود و خروج از محیط کار می‌شوند، که این امر به کاهش جعل در حضور و غیاب و افزایش دقت در ثبت زمان ورود و خروج کمک می‌کند.
با استفاده از داده‌های ثبت شده توسط سیستم کنترل تردد، مدیران قادرند به طور دقیق‌تر حضور و غیاب کارکنان را پیگیری کرده و مدیریت بهتری بر روی ساعات کاری ایجاد کنند. علاوه بر این، این سیستم امکاناتی نظیر ضبط تصاویر ویدیویی و ثبت زمان و تاریخ تردد را فراهم می‌کند که به افزایش امنیت و کنترل دقیق‌تر بر روی ورود و خروج افراد و وسایل نقلیه کمک می‌کند. به این ترتیب، سیستم کنترل تردد نقش مهمی در بهبود عملکرد و کارایی محیط‌های کاری دارد.
دستگاه حضور و غیاب چیست ؟
دستگاه حضور و غیاب به منظور ثبت و مدیریت حضور و غیاب کارکنان در محل کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. این دستگاه‌ها قبل از ورود و خروج کارکنان از محل کار توسط آنها استفاده می‌شود. امکانات این دستگاه‌ها شامل ثبت زمان ورود و خروج، محاسبه ساعات کاری و مرخصی، تولید گزارشات حضور و غیاب و اتصال به نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب می‌باشد.
انواع دستگاه حضور و غیاب به خوبی برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی با تعداد کارکنان متوسط تا بالا که نیاز به ثبت و مدیریت دقیق حضور و غیاب کارکنان و محاسبه حقوق و دستمزد آنها دارند، مناسب است. همچنین، صنایع و کارخانجات با فرآیندهای تولیدی و نیاز به کنترل و مدیریت ساعات کاری کارکنان نیز می‌توانند از این دستگاه‌ها استفاده کنند.
تفاوت دستگاه کنترل تردد و حضور و غیاب
دستگاه کنترل تردد و حضور و غیاب ابزارهای مهمی هستند که در محیط‌های کاری و تجاری استفاده می‌شوند. این دستگاه‌ها با استفاده از فناوری‌های مختلف مانند کارت‌خوان، اثرانگشت، یا شناسایی چهره، به افراد اجازه می‌دهند تا ورود و خروج خود را در مکان مشخص شده ثبت کنند. یکی از تفاوت‌های مهم بین دستگاه کنترل تردد و دستگاه کنترل حضور و غیاب این است که دستگاه کنترل تردد بیشتر بر روی مدیریت و کنترل ورود و خروج افراد از یک محیط خاص تمرکز دارد.
در حالی که دستگاه کنترل حضور و غیاب، علاوه بر ثبت وقت ورود و خروج کارکنان، قادر است اطلاعات دقیقی را از حضور و غیاب آنها ارائه دهد. به عنوان مثال، این دستگاه‌ها می‌توانند اطلاعاتی مانند تعداد ساعات کاری، تاخیرها، مرخصی‌ها، و موارد مشابه را ثبت و ارائه کنند. این اطلاعات می‌تواند به مدیران کمک کند تا بهبود عملکرد و مدیریت منابع انسانی را در سازمان خود انجام دهند.
دستگاه کنترل تردد معمولاً برای مکان‌هایی مانند کارخانه‌ها، دفاتر، ورزشگاه‌ها و… کاربرد دارد، در حالی که دستگاه کنترل حضور و غیاب معمولاً در محیط‌های کاری و تجاری بزرگتری مانند شرکت‌ها، دانشگاه‌ها، بیمارستان‌ها و… مورد استفاده قرار می‌گیرد.
دستگاه آیا می‌توان برای کنترل تردد و حضورغیاب از یک دستگاه استفاده نمود؟
اگرچه دستگاه‌های حضور و غیاب به نظر می‌رسد که از لحاظ کاربرد و عملکرد مشابه هستند، اما عملیات کنترل تردد افراد با استفاده از این دستگاه‌ها با مشکلاتی روبه‌رو است. به دلیل تداخل اطلاعات در هربار عبور و مرور کارکنان از بخش‌های مختلف سازمانی، امکان ثبت صحیح اطلاعات ترددها وجود ندارد. تداخل اطلاعات ساعت کار، عدم امکان محاسبات اضافه‌کار، کسرکار، مأموریت، و همچنین صرف زمان و انرژی زیاد برای تفکیک اطلاعات حضور و غیاب و تردد افراد، از جمله مواردی هستند که استفاده از یک دستگاه با هدف کنترل تردد و حضور و غیاب را برای سازمان‌ها و ادارات غیر ممکن می‌سازد.
به علاوه، با اعمال محدودیت‌ها در تردد افراد و جداسازی مسیرهای تردد یا عدم اجبار کاربران برای ثبت ترددهای میان شیفت، می‌توان این فرآیند را تا حدودی کنترل کرد؛ اما با مشکلات دیگری مانند فراموشی کاربران برای ثبت نهایی ترددهای ورود و خروج، اطلاعات ناقص، و عدم نظارت کامل بر امنیت سازمان و غیره مواجه خواهیم شد.
نحوه انتخاب بهترین سیستم کنترل تردد و حضور غیاب
برای انتخاب بهترین سیستم کنترل تردد و حضور و غیاب، ابتدا باید نیازهای سازمان یا شرکت خود را به دقت مشخص کنید. این شامل تعداد کارکنان، نیازهای خاص امنیتی، امکانات مورد نیاز برای محاسبه ساعات کاری و مرخصی، و همچنین نیازهایی مانند امکانات گزارش‌دهی و اتصال به سیستم‌های مدیریت منابع انسانی است. سپس، با مقایسه و بررسی دقیق ویژگی‌های مختلف سیستم‌های موجود در بازار، به دنبال یافتن سیستمی با ویژگی‌هایی همچون دقت بالا در ثبت حضور و غیاب، قابلیت انطباق با نیازهای سازمانی، سهولت استفاده، قابلیت گزارش‌دهی جامع و امنیت اطلاعات باشید.
علاوه بر این، مطمئن شوید که سیستم انتخابی دارای پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش مناسب است و قابلیت ارتقاپذیری دارد تا با رشد و تغییرات سازمانی همگام شود. در نهایت، مشاوره با افراد متخصص و مدیران سیستم‌های مشابه نیز می‌تواند به شما کمک کند تا بهترین و مناسب‌ترین سیستم کنترل تردد و حضور و غیاب را برای سازمان خود انتخاب کنید.
