نحوه محاسبه کارکرد ماهانه پرسنل

نحوه محاسبه میزان کارکرد پرسنل

معمولا برای اینکه بتوان میزان کارکرد پرسنل را محاسبه کرد؛ از دو روش استفاده می کنند که یکی از آنها روش دستی است. و دیگری روشی که به آن روش مکانیزه گفته می شود و در آن از دستگاه های مختلف استفاده می شود.

روش دستی محاسبه میزان کارکرد پرسنل به این صورت است که هر کدام از پرسنل و کارمندان شرکت، سازمان و یا کارخانه ساعت ورود و خروج خود را در دفتر مشخصی ثبت کرده و امضا می کنند. این دفتر را معمولا دفتر حضور و غیاب می نامند و بیشتر برای شرکت هایی که کوچک هستند. و معمولا تعداد پرسنل آنها چندان زیاد نیست، استفاده می شود.

مهم ترین مزیت این روش این است که تهیه این نوع دفتر هزینه چندانی ندارد و می توان بلافاصله بعد از تهیه دفتر از آن برای ثبت کردن ساعت ورود و خروج کارمندان و پرسنل استفاده کرد. اما مطمئنا معایب این روش بسیار بیشتر از مزایای آن است. مهم ترین عیب آن این است که نمی توان آن را برای کارخانه هایی با تعداد کارگران زیاد و یا سازمان های بزرگ و شرکت های وسیع استفاده کرد. نکته بعدی این است در پایان هر ماه باید زمان زیادی را صرف محاسبه میزان کارکرد پرسنل کرد. که البته مطمئنا چنین روشی بدون اشتباه و بی نقص نخواهد بود. و حتما در انجام محاسبات مربوط به ساعات کارکرد افراد اشتباهاتی رخ خواهد داد.

حتما بخوانید:دستگاه حضور و غیاب  Suprema BioStation 3

محاسبه کارکرد پرسنل

از طرف دیگر باید توجه داشت که ممکن است پرسنل در هنگام ورود و خروج خود ساعت واقعی را ثبت نکنند. که این امر می تواند کار محاسبه را سخت تر کند. البته درست است که می توان شخص خاصی را مسئول ثبت ورود و خروج افراد کرد. ولی این احتمال هم وجود دارد وی نیز به دلایل متعددی برای برخی افراد ساعت ورود و خروجی واقعی را ثبت نکند. ضمن اینکه بسیار محتمل است که افراد سلیقه شخصی خود را در محاسبه میزان کارکرد پرسنل، تاخیرها، تعجیل ها، اضافه کاری ها، مرخصی ها، ماموریت ها و غیره بسیار زیاد است.

این نکته را هم نباید از یاد برد که بوروکراسی اداری برای گرفتن مرخصی و ماموریت و غیره در این روش به شدت بیشتر می شود.

اما روش دیگری که برای محاسبه میزان کارکرد پرسنل به کار می رود. روشی است که از آن با عنوان روش مکانیزه یاد می شود. در روش مکانیزه هیچ کس نمی تواند به صورت دستی حضور و غیاب خود را ثبت کند. بلکه همه پرسنل باید از دستگاه هایی استفاده کنند که برای ثبت تردد پرسنل طراحی شده اند. معمولا این دستگاه ها در قسمت ورودی قرار داده می شوند تا هر کدام از پرسنل بتواند به محض ورود بلافاصله ورود خود و به محض خروج نیز خروج خود را ثبت کند.

 کارکرد پرسنل

دستگاه های حضور و غیاب که به آنها دستگاه های کنترل تردد هم می گویند. مدل های گوناگونی دارند که بسته به نیازها و بودجه شرکت، سازمان و یا کارخانه تهیه و نصب می شوند. برخی از آنها دارای سنسوری هستند که کارت تردد بر روی آنها قرار می گیرد و به این ترتیب لحظه ورود و خروج پرسنل ثبت می شود. اما برخی انواع دیگر که پیشرفته تر هستند سنسورهایی برای تشخیص چهره یا شناسایی اثر انگشت دارند.

از آنجایی که این دستگاه ها همگی به صورت اتوماتیک کار می کنند، برای اینکه بتوانیم به نتیجه خوبی رسیده و گزارش دقیقی از کارکرد پرسنل به دست آوریم.باید مواردی را برای آنها تعریف کنیم، از جمله اینکه ساعت ورود و خروج را باید برای آنها تعریف کنیم. و مشخص کنیم که کارکنان تا چه اندازه می توانند برای ورود تاخیر داشته باشند. و یا نحوه خروج برای ماموریت و یا مرخصی و روزهای تعطیل و غیرتعطیل چگونه ثبت شود. در نهایت اطلاعاتی که از طریق دستگاه ثبت شده است. برای مسئولین مربوطه ارسال می شود تا بتوانند از آنها برای انجام محاسبه میزان کارکرد پرسنل و حساب و کتاب های مربوط به حقوق ایشان استفاده کنند.

نکته جالب در مورد برخی از دستگاه های حضور و غیاب این است که می توان آنها را به صورت مستقیم به نرم افزارهای حقوق و دستمزد وصل کرد و به این ترتیب بسیار راحت تر و سریع تر انواع محاسبات را انجام داد.

حتما بخوانید: خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب