راهنمای استفاده از سیستم حضور و غیاب و زمان بیومتریک

پیاده سازی سیستم حضور و غیاب اتوماتیک، زمان بسیار قابل توجهی را در زمان بندی و همچنین پردازش حقوق و دستمزد شما صرفه جویی می کند. در حال حاضر راه حل های اتوماتیک حضور و غیاب مانند NoahFace، در بیومتریک تشخیص چهره پیشرو هستند. اما شما باید برخی از ویژگی های منحصر به فرد که وجود دارد را قبل از ارائه آن در نظر بگیرید.

این مقاله به همه ی مواردی که قبل از از پیاده سازی سیستم حضور و غیاب خودکار در محل کار خود توجه کنید می پردازد.

سیستم حضور و غیاب بیومتریک چیست؟

قبل از این که به بررسی سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک بپردازیم، بهتر است که از اصطلاح بیومتریک درک اساسی داشته باشید. بیومتریک به اندازه گیری و تجزیه و تحلیل آماری ویژگی های فیزیکی و رفتاری منحصر به فرد افراد گفته می شود. و معمولا بیومتریک برای شناسایی و کنترل دسترسی استفاده می شود.

سازمان ها معمولا از سیستم های حضور و غیاب و زمان بیومتریک برای ردیابی زمان ورود و خروج کارکنان از محل کار استفاده می کنند.برخی سازمان ها از نرم افزار های مدیریت بیومتریک برای کنترل دسترسی به مناطق محدود کسب و کار استفاده می کنند. و سطح امنیت را در آن مناطق فراهم می کنند.

به عنوان مثال، یک باشگاه مجاز به محدود کردن دسترسی به اتاق نقدی علاقه مند باشد. نرم افزار بیومتریک برای این که برخی از کارکنان را اجازه دسترسی امن به اتاق نقدی را بدهد، مفید خواهد بود.

سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک
سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک

 

مقایسه انواع مختلف سیستم های حضور و غیاب زمان کارکنان

روش های مختلفی وجود دارد که سازمان ها می توانند سیستم های ردیابی زمان بیومتریک را پیاده سازی کنند. این روش ها عبارتند از:

  • خواندن اثر انگشت
  • سیگنال های قلبی و مغزی
  • رگ های انگشتان
  • تشخیص چهره

خواندن اثر انگشت

خواندن اثر انگشت نسخه اصلی سیستم حضور و غیاب و زمان بیومتریک است. به دست آوردن اثر انگشت در قرن نوزدهم در اجرای قانون کاربرد هایی داشته است. از اواخر دهه نود این برنامه برای برنامه های تجاری پیاده سازی شد. به ویژه برای ثبت زمان و حضور در رویداد ها از اسکنر اثر انگشت استفاده شد.

در حالی که اثر انگشت به اندازه کافی منحصر به فرد است. اما برخی مسائل کاربردی در مورد استفاده از اثر انگشت به عنوان سیستم حضور و غیاب اتوماتیک کارکنان وجود دارد. به عنوان مثال ممکن است روی اثر انگشت گرد و غبار یا چربی باشد. علاوه بر این مورد میران دقت مورد نیاز برای به دست آوردن یک مطابقت مناسب به این معنی است، که روش های اسکن اثر انگشت مستعد تنگنا هایی است. مانند این که همه کارکنان را ملزم می کند تا به طور همزمان تماس بگیرند.

سایر فناوری های نوظهور

سیستم های ساعت بیومتریک در حال ظهور هستند و همچنین استفاده از سیگنال های قلب و مغز و همچنین اسکن رگ های انگشتان برای شناسایی مناسب بررسی شده اند. همه اینها این فناوری ها به اندازه کافی برای ارائه منحصر به فرد هستند.

اما متاسفانه این فناوری های نوظهور کاربرد محدودی در محیط های تجاری دارند.

سیستم حضور و غیاب و تشخیص زمان با استفاده از صورت

رهبری سیستم های حضور و غیاب کارکنان در سازمان های تجاری تشخیص چهره است. این فناوری به طور گسترده در بسیاری از محیط های تجاری پذیرفته شده است زیرا دارای مزایای بسیار بالا است و هزینه آن نسبتا کم است.

در این قسمت نحوه کار آن آمده است:

  • سیستم حضور و غیاب اتوماتیک کارکنان هندسه صورت شما را می خواند.
  • عوامل کلیدی که باید در نظر گرفته شود شامل فاصله بین چشم ها و فاصله بین پیشانی تا چانه است.
  • داده های صورت شما به عنوان یک فرمول ریاضی با لیستی از عکس های شناخته شده (معمولا محدود به زمان و کاربران سیستم حضور و غیاب شما است) برای شناسایی مقایسه می شود.

تشخیص چهره بار ها و بارها خودش را ثابت کرده است، حتی در موارد غیر معمول مانند دوقولوهای یکسان، رشد موهای صورت و سایر تغییر و ویژگی ها خودش را ثابت کرده است.

مزایای تشخیص چهره برای سیستم های حضور و غیاب و زمان بیومتریک

تشخیص چهره بهترین فرصت را برای پیاده سازی سیستم ساعت کاری کارکنان و شناسایی آنها ارائه می دهد.

مزایای تشخیص چهره در مقایسه با سایر راه حل های بیومتریک زمان و حضور و غیاب اتوماتیک شامل موارد زیر است:

  • شناسایی سریع:

سیستم حضور و غیاب و زمان سنجی بیومتریک می تواند در کمتر از یک ثانیه یک تصویر دیجیتالی موجود را مقایسه کند.

  • کاهش تنگنا ها:

با توجه به سرعت و دقت این سیستم، سیستم های ساعت بیومتریک و همچنین صف هایی را که در آن از یک کیوسک برای کارکنان یا مشتریان به طور همزمان استفاده می شود، را کاهش می دهد.

  • اصطکاک کمتر:

این سیستم با خواندن و تطبیق عکس گرفته شده یا ویدئو صورت که گرفته شده، فعال می شود. در کارهایی که ممکن است در معرض گرد و غبار یا چربی باشند، تماس کمتر با دستگاه به معنای طول عمر بیشتر نسبت به اثر انگشت و سایر سیستم ها است.

سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک
سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک
  • مقرون به صرفه:

بیومتریک تشخیص چهره را می توان بر روی سخت افزار های موجود تجاری اعمال کرد. به عنوان مثال ما اغلب NoahFace (یک سیستم زمان خودکار و راه حل حضور و غیاب) را بر روی IPad اپل که بر روی دیوار نصب می شود پیاده سازی می کنیم. براکت های دیواری معمولا شامل ویژگی های امنیتی مانند یک قاب قفل شونده و یک دکمه سرپوشیده خانه هستند.

  • کاهش خطر کلاهبرداری:

با استفاده از فناوری های مدرن این سیستم بهترین فرصت را برای پیاده سازی سیستم ساعت سنجی بیومتریک ارائه می دهد، که تقلب آن بسیار دشوار است. با سیستم های حضور و غیاب خودکار فردی که ساعت را داخل و خارج می کند باید جلوی دستگاه بایستد. بنابراین سلفی های جعلی، مهر های اثر انگشت یا یک کارت کشویی قرض گرفته حذف می کند.

  • مقیاس پذیری:

سیستم های تشخیص چهره معمولا با استفاده از کیوسک هدایت می شوند و در ipads استفاده می شوند. بنابراین داشتن یک اتصال اینترنتی ثابت می تواند به این معنی باشد. که داده های بیومتریک به صورت خودکار در سرور ابری ذخیره می شوند. این سرور می تواند با نرم افزار حقوق و دستمزد، حضور، دسترسی به درب یا سایر سیستم ها تعامل داشته باشد. علاوه بر این، محدودیت محل کار می تواند از 50000 کاربر بدون تجربه تاخیر فراتر رود.

  • بدون لمس ساعت:

سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک با استفاده از تشخیص چهره از الگوریتم های اندازه گیری دوربین و چهره برای تعیین زمان یک رویداد که دارای زمان است استفاده می کنند. بنابراین ساعت های بدون لمس یکی از گزینه ها است که این از مزایایی همچون بهداشت و کاهش عفونت های ویروسی مانند COVID-19 در محل کار با مکان ثابت برخوردار است.

  • به حداکثر رساندن پذیرش کارکنان و نگرانی های مربوط به حریم خصوصی

نگرانی های بسیار زیادی بین مصرف کنند گان در رابطه با حریم خصوصی وجود دارد. و کارمندان نیز از این قاعده مستثنی نیستند. به رسمیت شناختن چهره به عنوان یک سیستم حضور و غیاب، قبلا با رسوایی رسانه ها اجتماعی در مورد تجاوز به حریم خصوصی و داده های کاربران رو برو شده است. در نتیجه احتمالا کارمندانی خواهید داشت که این سیستم را به عنوان سیستم حضور و غیاب اتوماتیک موافقت نمی کنند.

با این حال راه هایی برای کاهش نگرانی های مربوط به حریم خصوصی هنگام معرفی این سیستم ساعت در محل کار وجود دارد که عبارتند از:

  • آموزش:

در بیشتر موارد آموزش امنیت می تواند اکثر نگرانی های کارکنان را برطرف کند. سیستم های حضور و غیاب بیومتریک با بالاترین استاندارد رمزگذاری می شوند که TLS/SSl است. این بدان معناست که بالاترین سطح امنیت برای دسترسی هکرها به ارتباطات بین دستگاه و سرور ابری وجود دارد. این امر می تواند با استفاده از احراز هویت دو عاملی ایمن تر شود اما این تصمیم امنیتی راحتی را کاهش می دهد و در مقابل راحتی است.

  • اخذ پذیرش فردی از سیاست زمان بیومتریک و حضور و غیاب اتوماتیک:

فقط معرفی یک سیاست جدید کافی نیست و رعایت اجباری آن سیاست در مورد داده های شخصی کافی نیست بلکه باید این سیاست جدید به طور جداگانه توسط کارمندان موجود پذیرفته و تصدیق شود.

Jeremy Lee v Superior Wood یک پرونده اخراج ناعادلانه بود که هنگام استفاده از سیستم حضور و غیاب اتوماتیک و مفاهیم مربوط به رضایت آن را به چالش کشید.

  • به روز رسانی قراردادهای کاری:

شرایط استخدامی شما باید به روز شود تا شامل پاراگراف استاندارد در رابطه با معرفی سیستم حضور و غیاب اتوماتیک شود. هنگام شروع کار عموما نگرانی کارکنان را کاهش می دهد.

  • استقرار سیستم ساعت جایگزین برای کارکنان غیر مجاز:

علیرغم تلاش های زیاد همچنان بعضی از کارکنان هنوز به دلایل مختلف از استفاده از سیستم حضور و غیاب بیومتریک خودداری می کنند. در نتیجه شما به یک راه حل جایگزین برای حضور و غیاب نیاز خواهید داشت.

  • ایجاد مرحله رضایت در سیستم حضور و غیاب:

سیستم زمان سنجی و حضور و غیاب اتوماتیک باید شامل صفحه رضایت نامه ای باشد. تا پرونده مورد نیاز برای کارمندی که از سیستم تشخیص چهره استفاده می کند را پوشش دهد.

سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک
سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک

 

ملاحظات عملکردی

نحوه تنظیم زمان حضور و غیاب اتوماتیک یک نکته بسیار مهم است. کاربران باید موارد زیر را در نظر بگیرند:

  • تثبیت موقعیت
  • روشنایی
  • زمینه

تثبیت موقعیت

با توجه به ارتفاع های مختلف کارکنان مختلف توصیه می شود که کیوسک را در فاصله تقریبی 150 سانتی متر (یا پنج فوت) از سطح زمین نصب کنید. پایه دیواری که انتخاب کردید باید ویژگی های امنیتی مانند محافظ قفل شده و ویژگی های غیر اصلی مانند دکمه صفحه اصلی iPad را برای جلوگیری از دستکاری ارائه دهد.

روشنایی

نورپردازی نیز مهم و مورد توجه است. هنگامی که میخواهید مطابقت صورت را انجام دهد اگر دارای نور مستقیم باشد باعث تاری می شود. و نتیجه را مخدوش می کند پس نور غیر مستقیم عملکردی بهتر خواهد داشت. به دنبال سیستمی باشید که امکان تنظیمات متغیر ISO و سرعت شاتر داشته باشد.

سرعت ثابت شاتر در یک مکان ثابت نصب شده باشد به خوبی کار می کند. سرعت متغیر شاتر در جایی که iPad در مکان های مختلف استفاده می شود بهتر عمل می کند. تنظیم ISO به شما این امکان را می دهد تا نور دوربین را طوری تنظیم کنید. که شرایط نوری ثابت معمولا را فراهم کند.

زمینه

نقش پیش زمینه را در جلوگیری از تقلب در مسابقات سلفی در نظر بگیرید. زمینه های ساده به عنوان مثال یک دیوار سفید به خوبی اجازه می دهد تا الگوریتم یاد بگیرد که چه زمینه ای را باید انتظار داشته باشد. در نتیجه یک سابقه خارجی ممکن است هشدار دهد که ناسازگاری وجود دارد و باعث تحقیقات در مورد سرقت زمان شود.

 

استفاده از زمان بیومتریک و پیگیری حضور و غیاب اتوماتیک برای حقوق و دستمزد

سیستم مدیریت ساعت کارکنان هنگام رعایت حقوق و دستمزد در استرالیا عالی عمل می کند. برخی ملاحظات برای تشخیص چهره با سیستم حقوق و دستمزد شما عبارتند از:

  • چگونه با پنجره فهرست تعامل برقرار می کند؟
  • آیا می توان قطعات شیفت را به مراکز هزینه اختصاص داد؟
  • آیا رابط می تواند شرایط تغییر را ثبت کند؟
  • هرچند وقت یکبار پرونده های کارمندان همگام می شوند؟
  • آیا تغییر شرایط میانی شیفت می تواند به طور یکپارچه تغییر کند؟

تعامل با فهرست

برنامه های حقوق و دستمزد مدرن مبتنی بر ابر اجازه می دهد تا فهرست به صورت خودکار ارسال شود. و به طور معمول زمان شروع و پایان فهرست بندی (مورد انتظار) را با زمان شروع و پایان واقعی (بر اساس تشخیص چهره) مقایسه می کند. وقفه های زمان کارکنان را می توان به همین شیوه ثبت کرد. هنگام تصمیم گیری برای استفاده، یک برگه زمانی می تواند گرد شود تا در آستانه تحمل فهرست قرار گیرد.

به عنوان مثال ، اگر کارمندی دوست دارد زود به سر کار برود، ممکن است ساعت 8:47 صبح به وقت خود برسد ، اما فهرست آنها را تا 9 صبح گرد می کند. زیرا 15 دقیقه تحمل زمان شروع را دارد. این بدان معناست که در مرحله تأیید برگه زمان، اصلاحات کمتری مورد نیاز است.

برخی از نرم افزارهای ردیابی زمان و مدیریت حضور و غیاب اتوماتیک مانند Microkeeper حتی یک قدم فراتر رفته و اجازه تأیید خودکار به برگه های زمانی را که در محدوده تحمل فهرست قرار دارند ، می دهد.

سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک
سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک

همگام سازی داده های کارکنان

بهترین سیستم های ردیابی زمان و حضور کارکنان شامل ویژگی همگام سازی سوابق کارکنان در یک برنامه ثابت خواهد بود.

به طور کلی ، منبع حقیقت سوابق کارکنان سیستم حقوق و دستمزد است. جفت کردن تشخیص چهره با یک سیستم حقوق و دستمزد ابری مدرن به کارکنان این اجازه را میدهد تا خودشان سوابق خودشان مانند شماره تلفن همراه و آدرس ایمیل خود را حفظ کنند. این بهترین نتایج را به همراه خواهد داشت و به معنای تعامل بدون اصطکاک با نرم افزار ساعت است.

مدیریت مطابقت

در استرالیا ، بسیاری از صنایع برای اطمینان از انطباق ، باید شرایط شیفت را به عنوان بخشی از دفترچه زمان ثبت کنند. بنابراین  باید در نظر بگیرید که آیا سیستم ساعت بیومتریک شما اجازه می دهد. تا برای تعامل کارکنان با شرایط پرداخت رابط کاربری آسان وجود داشته باشد.

به عنوان مثال ، یک سناریوی ساخت ممکن است نیاز به ثبت داشته باشد:

  • تعداد کارکنان تحت نظارت هستند.
  • ناتوانی های مربوط به شیفت (گرمایشی مصنوعی، کار سرد، شرایط کثیف
  • اگر شغل مستلزم سفر خارج از شعاع خاصی از کارگاه است.
  • اگر کارمند مسئولیت های خاصی دارد (به عنوان مثال افسران کمک های اولیه)

جفت کردن سیستم ردیابی زمان با برنامه های حقوق و دستمزد مدرن که مبتنی بر ابر هستند، مزایای بیشتری به شما می دهد تا از طریق تفسیر مبتنی بر قوانین شرایط تغییر را حفظ کنید.

گزارش مرکز هزینه

مراکز هزینه شما (یا مکانها ، یا بخشها ، یا مشاغل) را می توان همزمان با رویداد ساعت ثبت کرد. صرف نظر از اینکه کیوسک با یک مرکز هزینه یا مجموعه ای از گزینه ها در زمان رویداد ساعت ثبت شده است. برگه زمانی حاصل شده، در سیستم حقوق و دستمزد ثبت می شود. و می تواند به جای تکیه بر درصد و برآورد، تقسیم واقعی هزینه ها را ارائه دهد.

تغییر شرایط در یک شیفت

تغییر در وضعیت شیفت یا مرکز هزینه نباید مستلزم زمان بندی باشد. سیستم های ساعت سنجی بیومتریک به شما این امکان را می دهد که یک مسابقه موفق داشته باشید. و سپس یک سری دکمه یا گزینه روی صفحه نمایش دهید. این باید به طور موثر یک برگه زمانی موجود را به دو قسمت تقسیم کند. بدین معنا که تعیین شرایط مجازات و همچنین کمک هزینه بر اساس شرایط واقعی محل کار است. داشتن چندین کیوسک در مکان های فیزیکی به این معنی است که یک کارمند می تواند در هر مکان وارد و خارج شود.

سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک
سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک

 

ملاحظات ویژه هزینه یابی مشاغل

از سیستم های ساعت زمانی می توان برای ردیابی ساعات کار مستقیم به کار استفاده کرد. اگر قصد دارید از نرم افزار زمان سنج برای هزینه کار استفاده کنید ، موارد زیر را نیز باید در نظر بگیرید:

  • آیا شماره مشاغل با سیستم حضور و غیاب موجمو همگام می شود؟
  • چه چیزی به عنوان ابزاری برای ثبت شماره ها شغل مورد استفاده قرار می گیرد؟ به عنوان مثال یک اسکنر بلوتوث ممکن است یا اسکن یک کارت کار یا بارکد یا کد QWR
  • آیا سیستم تشخیص چهره و سیستم مدیریت نیروی کار یا ERP امکان کار روی بیش از یک شغل را به صورت همزمان فراهم می کند؟

یک سیستم حضور و غیاب اتوماتیک مجهز به این ویژگی ها برای ردیابی دقیق کار مستقیم یا فرآیند تولید بسیار کارآمد خواهد بود.

سایر فاکتور های این سیستم که باید در نظر بگیرید

عوامل دیگری باید در نظر گرفته شود که عبارتند از:

  • مدیریت دستگاه همراه (MDM) : استفاده از MDM در سناریو هایی که به چندین دستگاه نیاز است، شایسته است.
  • استفاده آفلاین: مطمئن شوید که سیستم حضور و غیاب اتوماتیک در شرایط آفلاین کار می کند. در صورت خرابی وای فای محلی، این سیستم باید همچنان رویداد های ساعت را به صورت محلی ذخیره کرده و پس از آنلاین شدن آنها را با سرور ابری همگام سازی کند.
  • پشتیبانی: مانند هر نرم افزاری ، پیاده سازی و پشتیبانی جز ملاحظات کلیدی هستند. از تامین کننده خود بپرسید که چه میزان پشتیبانی ارائه می شود و اطمینان حاصل کنید که خط پشتیبانی محلی است و می توانید در ساعات اداری با روش های مختلف تماس بگیرید.
  • ثبت نام کارکنان: هنگامی که می خواهید کارکنان را برای اولین بار بر روی یک دستگاه راه اندازی کنید، این کار همراه با یک رویداد احراز هویت انجام می شود. یک سیستم حضور و غیاب اتوماتیک صوتی به شما این امکان را می دهد. که چندین گزینه مانند کد پیام کوتاه ، برنامه احراز هویت با استفاده از کد 6 رقمی ، رمز عبور ثابت یا رضایت سرپرست را انتخاب کنید.
  • آموزش و ارتباطات: یک استراتژی برای ارائه نرم افزار در نظر بگیرید. داشتن یک یا دو نامزد در هر مکان باعث میشود. که کارمندانی که مشکلات فنی یا نگرانی های کلی را تجربه می کنند، با آن نامزد ها مشورت کنند.

استفاده خارج از سیستم های حقوق و دستمزد

استفاده از تشخیص چهره فقط به حقوق و دستمزد محدود نمی شود. تعاملات با مشتریان به طور فزاینده ای رایج شده است. و تشخیص چهره یک ابزار ارزشمند است که می تواند در زمینه ای حیاتی برای تجارت و برای بهبود تجربه مشتری استفاده شود. صرف داشتن یک رویداد قابل شناسایی می تواند تأثیر بسزایی در فرایندهای تجاری خارج از نرم افزار حقوق و دستمزد داشته باشد. به عنوان مثال:

  • می تواند ایمنی انتخاب کودک از مهد کودک را افزایش دهد.
  • آژانس های انتظامی می توانند از آن به عنوان معافیت مشروط استفاده کنند.
  • مدارس می توانند از نیاز به استفاده از تماس تلفنی اجتناب کنند.
  • دانشگاهها می توانند از آن برای ثبت حضور در سخنرانی و آموزش استفاده کنند.
  • سالن های بدنسازی 24 ساعته می توانند از آن برای دسترسی به پایگاه داده اعضا استفاده کنند.

کاربرد های سیستم حضور و غیاب اتوماتیک فقط به تخیل شما محدود می شود.

بهترین روش برای مشاغل محل ثابت

تشخیص چهره به عنوان یک سیستم حضور و غیاب بیومتریک نشان دهنده بهترین روش برای مشاغل محل ثابت است. این روش و دیگر روش های بیومتریک را برای سهولت استفاده؛ مقرون به صرفه بودن و یکپارچگی قوی با برنامه های حقوق و دستمزد مبتنی بر ابر مدرن استفاده می شود.

همچنین این سیستم حضور و غیاب اتوماتیک دارای مواردی فراتر از حقوق و دستمزد است. و می تواند برای برنامه های دسترسی به درب یا ثبت نام رویداد، ثبت نام بازدیدکنندگان ، مراقبت از کودکان و موارد دیگر استفاده شود.

سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک
سیستم های حضور و غیاب اتوماتیک

در Pay Cat ، ما متخصصان حقوق و دستمزد آگنوستیک هستیم. که در تطبیق حقوق و دستمزد سازمان ها و نیازهای زمان و حضور و غیاب اتوماتیک  با راه حل های مناسب و مبتنی بر ابر تخصص داریم. ما همچنین یک سیستم  حضور و غیاب خودکار به نام NoahFace ارائه می دهیم. که زمان شروع و پایان نوبت را با استفاده از یک اپل یا برنامه تلفن NoahFace Go ثبت می کند. داده ها با نرم افزار حقوق و دستمزد شما هماهنگ می شوند. و حقوق و دستمزد را برای شما آسان می کند و رعایت آن تضمین می شود!

ما با پیاده سازی، آموزش و پشتیبانی از طریق روند مهاجرت؛ به یک نرم افزار حقوق و دستمزد مبتنی بر ابر یا بهترین سیستم حضور و غیاب اتوماتیک ، در وقت شما صرفه جویی می کنیم.

برای اینکه بدانید چگونه می توانیم به شما کمک کنیم ، همین امروز با ما تماس بگیرید!

0 0 رای ها
رأی دهی به مقاله
اشتراک در
اطلاع از
guest
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments
0
افکار شما را دوست دارم، لطفا نظر دهیدx
()
x
به بالای صفحه بردن