مدیریت زمان یکی از حیاتی ترین اصول برای رسیدن به موفقیت است و تنها سلاح ارزانی است که با آن ، می توانید چیزهای دیگر (مانند کار، درآمد، کارایی، نتایج و …) را کنترل کنید و بر دیگران برتری پیدا کنید. امروزه با توجه به گسترش استفاده از فضای مجازی و شبکه های اجتماعی که بخش زیادی از وقت افراد را به خود اختصاص داده اند، مزایای مدیریت زمان بیشتر به چشم می خورد.
اکثر ما وظایف یا اهدافی داریم که همیشه در انجام آنها شکست می خوریم و آنها را به شنبه آینده موکول می کنیم. شنبه ای که هرگز نمی آید! بعضی از ما هم قول می‌دهیم که شب‌ها تمام کارهایمان را انجام دهیم، اما وقتی می‌خوابیم فکر می‌کنیم که چقدر زود بود! هر چند هنوز بخشی از کارهایمان را انجام نداده ایم. اما داستان اتلاف وقت به اینجا ختم نمی شود. به طور کلی، در سازمان ها، شرکت ها و هر گروهی از جامعه، این اتلاف وقت یا کم کارایی به دلیل عدم مدیریت و کنترل بر بودجه زمانی بیشتر دیده می شود و نتایج غیر قابل برگشت تری دارد. اگر کارایی و بهره وری شما یا نیروی کارتان مهم است، حتما مقاله زیر را بررسی کنید.
مدیریت زمان چیست؟
به عبارت ساده، مدیریت زمان به این معناست که بدانید زمان خود را چگونه می گذرانید. این کار به ابزار خاص و پیچیده ای نیاز ندارد و فقط باید روی آن تمرکز و توجه داشته باشید. البته به یاد داشته باشید که در کنار مدیریت زمان، مدیریت انرژی نیز بسیار مهم است. به طور کلی مدیریت انرژی یعنی اینکه بدانیم چه زمانی، چه مقدار انرژی داریم و چگونه باید آن را در بین وظایف خود با اولویت های مختلف تخصیص دهیم.
اهمیت مدیریت زمان
همه ما می دانیم که زمان ما محدود است و بنابراین باید بهترین استفاده را از آن داشته باشیم. یادگیری مهارت های مدیریت زمان برای اکثر افرادی که نمی خواهند زندگی شان تلف شود، مهم است. افرادی که در تلاش برای موفقیت هستند به خوبی می دانند که باید از زمان خود نهایت استفاده را ببرند. به طور خلاصه، موفقیت ما در گرو تسلط بر مهارت مدیریت زمان است.
دلایل اتلاف وقت
بیشتر دلایل کمبود وقت ما درونی است و می‌توانیم با تغییر رفتارمان کمک کنیم. ما باید به خودمان انگیزه بدهیم و به عواملی که حواس‌مان را پرت می‌کنند، نه بگوییم. کار خود را به درستی اولویت بندی و برنامه ریزی کنید. اگر می توانید برای شروع بهتر است از یک مربی کمک بگیرید.
تکنیک های مدیریت زمان
تکنیک مدیریت زمان GTD
تکنیک GTD معروف ترین تکنیک مدیریت زمان است. این تکنیک توسط دیوید آلن نویسنده کتاب Getting Things Done معرفی شده است و GTD نیز مخفف نام این کتاب است. این تکنیک می گوید که ابتدا باید چیزهایی را از ذهن خود خارج کنید و آنها را یادداشت کنید تا خود را از استرس و یادآوری مداوم آنها رها کنید تا فراموش نکنید. به این ترتیب، می‌توانید روی اجرای آنها یا تصمیم‌گیری و زمان آسان گرفتن آن تمرکز کنید. در واقع این روش بر اهمیت مدیریت فکر بیش از مدیریت زمان تاکید دارد.
در این روش ابتدا تمامی کارها را جمع آوری و ثبت می کنید و سپس آنها را دسته بندی می کنید. بنابراین، با دسته‌بندی وظایف و اهداف بزرگ و تبدیل آنها به مجموعه‌ای از وظایف و اهداف کوچک‌تر، خود را از پراکندگی ذهنی نجات می‌دهید و انجام کارها برایتان آسان‌تر می‌شود. همچنین، به جای انبوهی از وظایف سازمان‌یافته، دسته‌هایی دارید که قابل بررسی و تحلیل هستند. این روش به 5 مرحله اصلی تقسیم می شود: جمع آوری اطلاعات، پردازش اطلاعات، مرتب سازی اطلاعات، بررسی اطلاعات و انجام کارها. در نهایت، این تکنیک بهترین راه برای رهایی ذهن از هرگونه مشکل اضافی و سازماندهی امور است.
تکنیک پومودورو در مدیریت زمان
این تکنیک که یک روش ایتالیایی است توسط محقق و کارآفرین موفقی به نام فرانچسکو سیریلو ابداع شد. با این تکنیک زمان خود را به بلوک های 25 دقیقه ای تقسیم می کنید. به هر کدام از این بلوک ها گوجه فرنگی یا پومودورو می گویند. بین هر 25 دقیقه استراحت بین 2 تا 5 دقیقه رعایت می شود و بعد از 4 پومودورو به جای 5 دقیقه استراحت 15 دقیقه ای رعایت می شود. این روش در واقع به این موضوع اشاره دارد که وقتی برای انجام یک کار مدت زمانی را در نظر می گیرید، بیشتر از زمانی که به زمان توجه نمی کنید، تمرکز و توجه شما روی انجام آن کار است و آن را سریعتر انجام می دهید. بهتر است در حین انجام این روش مواردی را که حواس تان را پرت می کند یادداشت کنید و به تدریج حذف کنید.
همچنین می توانید از وضعیت کار خود یادداشت برداری کنید تا کار خود را با این روش پیگیری کنید. در این صورت می توانید هر بار که می خواهید کاری مشابه قبلی انجام دهید به این یادداشت ها مراجعه کنید و از این یادداشت ها به عنوان راهنمای انجام کار و تخمین زمان مورد نیاز استفاده کنید. برای انجام آن دود کنید
مسدود کردن زمان
مسدود کردن یا انسداد زمانی به معنای در نظر گرفتن بلوک‌های زمانی خاص برای تکمیل یک کار است. می توانید کارهایی را که باید صد در صد انجام دهید یادداشت کنید و یک روز یا چند ساعت در هفته را برای انجام آن ها اختصاص دهید. به عنوان مثال، هر روز زمان خاصی را برای پاسخ دادن به پیام های خود یا بررسی شبکه های اجتماعی در نظر بگیرید. همه پیام های خود را در یک چارچوب زمانی بررسی کنید و هرگز در هیچ زمان دیگری از روز به آنها مراجعه نکنید! با اختصاص مدت زمان برای «فقط پیام ها»، «فقط اینستاگرام»، «فقط خرید» می توانید از پراکندگی جلوگیری کنید و یک کار را به طور کامل انجام دهید. با حذف زمان بیکاری و مرده می توانید زمان زیادی را برای کارهای دیگر صرفه جویی کنید ید
قانون پارتو یا 20/80
این قانون که توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفرد پارتو پیشنهاد شده است، بیان می‌کند که در هر چیزی، 80 درصد نتیجه تنها از 20 درصد تلاش برای انجام آن حاصل می‌شود. یعنی شما مجبور نیستید همان کار را انجام دهید زیرا تنها با انجام 20 درصد از آن کار می توانید 80 درصد نتیجه را ببینید. به این ترتیب، می توانید زمان و انرژی باقی مانده را صرف چیز دیگری کنید. به عنوان مثال، طبق این قانون، 80 درصد از فروش یا موفقیت یک کسب و کار تنها توسط 20 درصد از مشتریان آن به دست می آید، بنابراین تنها با تمرکز بر یافتن این 20 درصد و تلاش برای وفادار کردن آنها، می توانید به 80 درصد از آنها دست پیدا کنید. نتیجه مطلوب.. این قانون بر کاهش هزینه و مدیریت زمان تمرکز دارد و برای اعمال آن در انجام کارها باید کمال گرایی خود را مهار کنید و به سراغ کار بعدی بروید!
سیستم مدیریت زمان 4 بعدی
این سیستم بر اساس اولویت بندی وظایف است. در این سیستم شما جدولی تهیه می کنید و کارهای خود را در 4 گروه دسته بندی می کنید.
• همین الان انجامش بده
: کارهایی که برای شما در اولویت هستند در این گروه قرار می گیرند. اگر این کارها به تعویق بیفتند، استرس شما را افزایش می دهند و تمرکز شما را برای انجام کارهای دیگر کاهش می دهند. پس بهتر است همین الان آنها را انجام دهید.
• به تعویق انداختن
: می توانید کارهایی که زمان بیشتری از شما می گیرد و در اولویت نیستند را در این دسته قرار دهید و با آرامش به سراغ کارهای مهم تری بروید.
• کار را واگذار کنید
: برای انجام کارهایی که خیلی مهم نیستند و بسته به اینکه دیگران توانایی انجام آن ها را داشته باشند می توانید از دیگران کمک بگیرید. این آثار در این دسته قرار می گیرند. وقتی خیلی شلوغ هستید، می‌توانید با کمک گرفتن از دیگران، برای کارهای مهم‌تر وقت بگذارید.
• حذف کنید
: بعضی از کارها را نباید در مواقع شلوغ انجام داد یا بعضی کارها را عادت بد می دانند. بنابراین بهتر است آنها را از لیست فعالیت های روزانه خود حذف کنید. آنها را در این گروه قرار دهید.
به این ترتیب، شما یک جدول مدیریت زمان دارید که در آن با اولویت بندی کارها در زمان صرفه جویی می کنید.
فهرست وظیفه یا لیست کار
نوشتن لیست کارهای روزانه شاید قوی ترین روش مدیریت زمان باشد. در نظرسنجی هایی که بین تعدادی از مدیران موفق انجام شد، همه آنها نوشتن وظایف روز بعد را روی کاغذ به عنوان بهترین روش مدیریت زمان در نظر گرفتند. در این روش باید هر روز لیست کارهای روز بعد را بنویسید و وقتی کار مورد نظر کامل شد، در کنار آن علامت بزنید. نوشتن یک لیست از کارهای روزانه می تواند در عین سادگی و وقت گیر بودن بسیار موثر باشد. برای این منظور می توانید از نرم افزارهای Nozbe، Evernote، Todoist و … استفاده کنید.
یادآوری با کاغذهای یادآور
در این روش کاری که باید انجام دهید این است که یک پوشه با 90 فایل تهیه کنید و آن را به 3 قسمت 30 تایی تقسیم کنید. 30 صفحه اول را برای ماه جاری، 30 صفحه دوم را برای ماه بعد و 30 صفحه آخر را برای ماه جاری تنظیم کنید. ماه بعد از ماه بعد .
حال فرض کنید در روز هفتم ماه آینده برای دوستتان هدیه ای می خرید یا یک جلسه کاری مهم دارید. فقط تمام اطلاعات، یادداشت ها و هر آنچه که مربوط به کارتان است را در صفحه هفتم 30 صفحه دوم که مخصوص ماه آینده است قرار دهید و از ذهن خود خارج کنید. به این ترتیب، وقتی ماه آینده به پوشه خود مراجعه می کنید، همه چیز به شما یادآوری می شود. البته می توانید از نرم افزارهای مرتبط نیز استفاده کنید. به تعبیری این روش روشی جزئی تر و دقیق تر برای نوشتن لیست روزانه است و بیشتر تاکید می کند که کارهای مربوط به آینده را به همان آینده موکول کنید و ذهن خود را نسبت به آن از دست ندهید.
امیدواریم تکنیک های ذکر شده در مدیریت زمان و برنامه ریزی کاری برای شما مفید واقع شود. به یاد داشته باشید که هیچ الزامی برای استفاده از این تکنیک ها به صورت جداگانه وجود ندارد و می توانید از چندین تکنیک به طور همزمان استفاده کنید.
