گذشته حضور و غیاب کارمندان در محل کار بدون دستگاه حضور و غیاب و به صورت دستی انجام می‌شد. انجام حضور و غیاب به صورت دستی معایب بسیاری داشت. در اینجا به چندین مورد از معایب حضور و غیاب به صورت دستی اشاره می‌کنیم.
۱ – زمان بر بودن
۲ – اغلب در ثبت زمان حضور و غیاب، ثبت زمان مرخصی، ثبت روزهای کاری و پرداخت حقوق اشتباه می‌گردد.
۳ – افزایش هزینه
۴ – افزایش استفاده از کاغذ
با پیشرفت روز افزون فناوری و وجود دستگاههای پیشرفته امکان حضور و غیاب کارمندان در محل کار به راحتی فراهم شده است. مدیران می‌توانند دستگاه حضور و غیاب را با پرداخت مبلغ کمی خریداری کنند. استفاده از این دستگاه مقرون به صرفه می‌باشد. مدیران با استفاده از این دستگاه می توانند زمان ورود و خروج کارمندان خود را در محل کار بررسی کنند. سپس بر اساس کارکرد کارمندان به آن‌ها حقوق دهند. علاوه بر ورود و خروج کارمندان، اطلاعاتی مانند ساعت ورود، ساعت خروج، مرخصی ساعتی، ماموریت، تعداد روزهای کاری و مرخصی روزانه را نیز می‌توان از دستگاه حضور و غیاب استخراج کرد.
مزایای دستگاه حضور و غیاب
استفاده از دستگاه حضور و غیاب مزایایی دارد که در زیر به صورت خلاصه به تعدادی از این موارد اشاره می‌گردد.
۱ – باعث صرفه جویی در زمان می‌گردد.
۲ – باعث کاهش هزینه‌ها می‌گردد.
۳ – باعث صرفه جویی در کاغذ می‌شود.
۴ – باعث افزایش بازده کاری می‌شود.
۵ – باعث سهولت در محاسبه حقوق و اضافه کاری می‌گردد.
۶ – اطلاعاتی مانند زمان حضور و غیاب، مرخصی ساعتی، مرخصی روزانه، اضافه کاری، ماموریت را به طور دائم نگه داری می‌کند و استفاده از این اطلاعات در صورت لزوم را امکان پذیر می‌سازد.
۷ – باعث کاهش خطای انسانی می‌شود.
از دستگاه حضور و غیاب می‌توان در ادارات، سازمان‌ها، شرکت‌ها، باشگاه‌های ورزشی، فروشگاه‌ها، کارخانه‌ها و مکان‌های دیگر استفاده کرد.
انواع دستگاه حضور و غیاب
دستگاه حضور و غیاب با توجه به روشی که برای ثبت اطلاعات ورود و خروج کارکنان استفاده می‌کند دارای انواع مختلفی می‌باشد که در زیر به آن اشاره می‌گردد.
1 – دستگاه های حضور و غیاب کارتی
2 – دستگاه های حضور و غیاب اثرانگشتی
3 – دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره
4 – دستگاههای حضور و غیاب عنبیه چشم
دستگاه حضور و غیاب
بطور کلی ثبت ورود و خروج در دستگاه حضور و غیاب با سه روش زیر امکان پذیر می‌باشد.
ثبت ورود و خروج با استفاده از کد – ثبت ورود و خروج با فناوری بیومتریک – ثبت ورود و خروج به صورت ترکیبی
در این قسمت به نحوه کار با هر یک از این دستگاه ها و مزایا و معایب آن اشاره می‌کنیم.
دستگاههای حضور و غیاب کارتی
مزایای دستگاه های کارتی:
1) عملکرد ساده
2) سرعت شناسایی بالا
3) قیمت مناسب
4) پایین بودن هزینه نگهداری و تعمیرات
5) امکان هک کردن یا تغییر اطلاعات این کارت‌ها کم است.
معایب دستگاه های کارتی:
معایب دستگاههای حضور و غیاب کارتی بارکدی و مغناطیسی، امکانات محدود و طول عمر پایین است. همچنین امکان تقلب در این نوع دستگاه‌ها نیز وجود دارد. بدین صورت که اگر یکی از کارمندان، کارت کارمند / کارمندان دیگر را همراه خودش داشته باشد می‌تواند باعث دخل و تصرف در نتایج تردد شود.
نحوه استفاده از دستگاه حضور و غیاب کارتی
با استفاده از فناوری بدون تماس در دستگاه های کارتی فقط لازم است کارت حضور و غیاب خود را نزدیک دستگاه حضور و غیاب کارتی بگیرید.
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، یکی از پرکاربردترین انواع دستگاههای حضور و غیاب است.
مزایا دستگاه های اثرانگشتی:
1 – نحوه استفاده آسان
2 – سطح امنیت بالا
3 – امکان تقلب وجود ندارد
4 – مناسب مشاغل دفتری و فروشگاه ها
معایب دستگاه های اثر انگشتی:
معایب استفاده از این دستگاه شامل موارد زیر می‌باشد.
1 – قیمت بالا جهت خرید
2 – هزینه تعمیر بالا درصورت خراب شدن دستگاه
نحوه استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
چنانچه می‌خواهید از فناوری اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی استفاده کنید. ابتدا باید انگشت کاربران را به دستگاه معرفی نمایید. در اصطلاح به این معرفی، ثبت نام می‌گویند. سپس در زمان ورود و خروج، کاربران اثر انگشت خودشان را وارد دستگاه می‌کنند. این دستگاه می‌تواند اثر انگشت وارد شده را با سایر اثر انگشت ها مقایسه کند. چنانچه اثر انگشت وارد شده با اثر انگشتی که از قبل به دستگاه معرفی شده یکسان باشد تردد کاربر ثبت می‌شود.
همچنین دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی ممکن است نتواند به دلایل زیر اثر انگشت افراد را تشخیص دهد.
1 – ممکن است شرایط نور مناسب نباشد.
2 – احتمال مخدوش شدن اثر انگشت وجود دارد.
3 – نحوه قرار گرفتن انگشت روی حسگر دستگاه ممکن است اشتباه باشد.
علاوه بر این، این نوع دستگاه نمی‌تواند اثر انگشت چرب یا کثیف را تشخیص دهد.
دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
هر گونه تغییر در چهره افراد از جمله لنز گذاشتن، ریش گذاشتن، عینک گذاشتن، آرایش کردن و…. برای دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره قابل تشخیص است و دستگاه می‌تواند به آسانی همه این موارد و حتی چهره شخص را تشخیص دهد. به عبارت دیگر، این تغییرات در نحوه تشخیص این نوع دستگاه تفاوتی ایجاد نمی‌کند.
مزایا دستگاه های تشخیص چهره
از مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
1- دقت بالا
2- سطح پایین تقلب فرد
3- مناسب سازمان ها با تعداد کارمندان زیاد
4- مناسب مشاغل تراشکاری، مشاغل کارگاهی و تعمیرگاهی
معایب دستگاه های تشخیص چهره:
از معایب این نوع دستگاه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.
1 – این نوع دستگاه قیمت بالایی دارد.
2 – هزینه تعمیرات آن زیاد می‌باشد.
نحوه استفاده از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
در ابتدا چهره تمام افراد توسط دوربین موجود در دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره اسکن و در حافظه دستگاه ذخیره می‌شود. لذا دستگاه در هنگام تردد افراد چهره آن‌ها را با الگوهایی که از قبل در خود ذخیره کرده است تطبیق می‌دهد. در نتیجه می‌تواند چهره افراد را تشخیص دهد.
این دستگاه نیز همانند دستگاه اثر انگشتی است که براساس الگوی چشم عنبیه افراد درست شده است. بدین صورت که اگر فرد جلوی دوربین دستگاه قرار گیرد، دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه این قابلیت را دارد که اطلاعات چشم را با اطلاعات ذخیره شده در سیستم مقایسه می‌کند و سپس هویت فرد را تایید می‌نماید.
دستگاه حضور و غیاب تشخیص عنبیه
عنبیه چشم نسبت به سایر ویژگی‌های بیولوژیکی انسان از قبیل اثر انگشت و چهره کمتر قابل تغییر است. بنابراین مورد مذکور از مزیت‌های دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره در مقایسه با سایر دستگاههای حضور و غیاب محسوب می‌شود.
نظرات کاربران