نرم افزار حضور و غیاب، یکی از کلیدی‌ترین نیازهای هر سازمان به شمار می‌رود. انتخاب و استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب مناسب برای تشخیص، کنترل تردد و ثبت ورود و خروج کارکنان، شرطی لازم و بدیهی است. اما حتی قدرتمندترین دستگاه ها نیز بدون بهره‌مندی از یک نرم افزار حضور و غیاب کارآمد، بازدهی مناسب و مفیدی نخواهند داشت. این نرم افزارها که به سیستم حضور و غیاب مشهورند، تقریباً در همه سازمان ها وجود دارند؛ هرچند سطح امکانات و قابلیت‌های آنها متفاوت است. 

کنترل و نظارت بر ورود و خروج پرسنل و محاسبه دقیق کارکرد آنها، دغدغه مهم واحد منابع انسانی و مدیران سازمان‌هاست. خرید و نصب دستگاه‌های پیشرفته حضور و غیاب با فناوری‌های نوین ثبت ورود و خروج افراد نظیر کارت‌های هوشمند، اثرانگشت، اسکن چهره و … نشان‌دهنده اهمیت مسئله است. اما با وجود هزینه قابل توجهی که برای این منظور صرف می‌شود، ممکن است عدم دقت در انتخاب نرم افزار مناسب، نتیجه مورد انتظار حاصل نشود.