سیستم حضور و غیاب چیست و چگونه کار می کند؟

سیستم حضور و غیاب چیست و چگونه کار می کند؟

كاركنان بايد طبق ساعات تعیین شده به شركت يا ساير سازمان هاي مذكور مراجعه و در ساعت تعيين شده كار خود را به پايان برسانند و محل كار خود را ترك كنند. همه این مراحل باید به صورت روزانه انجام شده و همه کارکنان باید قوانین دریافت دستمزد تعیین شده را رعایت می کردند و نمی توانستند از آنها کوتاهی کنند.

تمامی این قوانین برای افزایش سودآوری و کارایی کارکنان وضع شده اند. بنابراین باید روشی برای ثبت ورود و خروج کارمندان اندیشیده می شد تا نه حقی تضییع شود و نه فردی قانون شکنی کند. در ابتدا افرادی برای ثبت ورود و خروج افراد در یک سازمان استخدام می شدند که باید همه ورود و خروج ها را ثبت می کردند و در پایان هر ماه با توجه به ساعت کاری هر کارمند، حقوق هر کارگر یا کارکنان محاسبه و به آنها داده شد.

حتما بخوانید: انواع دستگاه حضور و غیاب

اما این روش معایب زیادی داشت، مثلاً اگر کارخانه ای با چند هزار کارگر می خواست چنین کاری را انجام دهد، نه تنها مجبور بود چندین نفر را برای ثبت ورود و خروج استخدام کند، بلکه دستمزد کارمندان خود را در هفته محاسبه می کرد. بنابراین دستگاه های حضور و غیاب قدرتمند اختراع شد.

تاریخچه حضور و غیاب

اولین دستگاه حضور و غیاب پانچی نام داشت، این دستگاه زمان دقیق تردد را روی نوارهای کاغذی از پیش چاپ شده چاپ می کند که هر کدام مختص یکی از کارکنان است. در واقع هر کدام از کارکنان شماره خود را وارد کرده و زمان ورود یا خروج را ثبت می کنند.

سری دوم دستگاه های حضور و غیاب پانچی دستگاه حضور و غیاب D بود.این نوع دستگاه ها دارای یک دایره فلزی بزرگ بودند که شماره روی آن قرار می گرفت. در مرکز این دایره فلزی یک دست تعبیه شده بود. هرکسی باید نشانگر را روی شماره خودش بگذارد و آن را فشار دهد تا تردد خود را ثبت کند. سپس دستگاه زمان جاری را در کاغذهای هر عددی که در دستگاه تعبیه شده بود وارد کرد.

حتما بخوانید: سوالات پرتکرار دستگاه های حضور و غیاب

نوع سوم و توسعه یافته دستگاه حضور و غیاب، دستگاه حضور و غیاب کارتی بود. در این دستگاه برای هر کارمند یا پرسنل کارت های مخصوصی طراحی می شد و هر فرد باید طبق نسخه ای وارد دستگاه می شد یا از آن خارج می شد و دستگاه ساعت ورود یا خروج را در محل مورد نظر درج می کرد. در واقع این دستگاه فقط زمان فعلی را در یک مکان خاص چاپ می کند.

در تمام دستگاه های ذکر شده در پایان هر ماه یک نفر باید برگه های خروجی را بررسی می کرد و حقوق هر فرد را محاسبه می کرد. اما همچنان مشکلاتی وجود داشت. یکی از این مسائل سرعت ثبت ورود و خروج بود. در مجتمع هایی که تعداد زیادی کارمند دارند، این امر باعث ایجاد صف های طولانی در هنگام ورود و خروج افراد می شد و دستگاه پاسخگوی همه افراد نبود.

بنابراین شرکت ها به فناوری جدیدتر و آسان تری نیاز داشتند تا بتوانند کارهای مدیریتی خود را سریعتر و بی دغدغه تر انجام دهند. به همین دلیل اولین دستگاه حضور و غیاب تمام اتوماتیک در سال 1316 راه اندازی شد. در این دستگاه محاسبه ساعت کاری کارکنان آسانتر، سریعتر و بسیار ساده تر بود و به نوعی این فناوری را متحول کرد.

دستگاه های حضور و غیاب کارتی

از ابتدای شکل گیری دستگاه های حضور و غیاب، استفاده از کارت یکی از روش های اصلی گزارش گیری حضور و غیاب بوده است. استفاده از کارت، احراز هویت را سریعتر و آسان تر می کند. کارت های پشتیبانی شده توسط دستگاه های حضور و غیاب RF-id و MiFare هستند. این کارت ها فقط حاوی کد پرسنلی دارنده است و با قرار گرفتن در مقابل دستگاه، زمان ورود یا خروج آن شخص به صورت خودکار در دستگاه ثبت می شود.

این دستگاه حاوی یک تراشه الکترومغناطیسی است که وقتی کارت در مقابل آن قرار می گیرد، کارت را شناسایی کرده و حرکت فرد را ثبت می کند. سهولت رابط کاربری، سرعت و هزینه کم از مزایای آن بود اما بزرگ ترین ایرادی که می توان از دستگاه های حضور و غیاب کارتی گرفت، امکان تقلب بسیار آسان در آنهاست.

تقلب به این صورت امکان پذیر است که هر شخصی می تواند تردد خود را توسط شخص دیگری ثبت کند. همچنین یکی دیگر از مشکلات این دستگاه ها گم شدن کارت احراز هویت افراد است. زیرا تا زمانی که کارت جدید تهیه نشود، دارنده کارت قادر به ثبت تردد نخواهد بود. بنابراین اگر بخواهیم تمام مولفه‌های مثبت و منفی دستگاه‌های حضور و غیاب کارتی را کنار هم بگذاریم، عبارت‌اند از:

مزایا:

• رابط کاربری آسان
• سرعت بالای ب احراز هویت و ثبت تردد
• مناسب سازمان های با پرسنل بالا
• قیمت مناسب

معایب:

• امکان بالای تقلب
• گم شدن کارت

دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک

بدیهی است اگر احراز هویت توسط دستگاه های حضور و غیاب از طریق ویژگی های منحصر به فرد هر شخص مانند اثر انگشت، صورت یا الگوی کف دست انجام شود، در هنگام ثبت تردد امکان تقلب یا جعل وجود نخواهد داشت. حال اگر بخواهیم تعریف کاملی از واژه بیومتریک داشته باشیم، باید آن را اینگونه بیان کنیم: «به تمام خصوصیات بیولوژیکی و فیزیکی انسان که توسط یک سیستم به طور خودکار اندازه گیری و تشخیص داده می شود، ویژگی های بیومتریک می گویند.

همه دستگاه هایی که از الگوریتم های ریاضی برای شناسایی فرد استفاده می کنند، از اعضای ثابت و زنده مانند عنبیه چشم و اثر انگشت که قابل تقلید نیست و در بسیاری از موارد نیز داده های غیرقابل تغییر هستند، برداشت های منحصر به فرد و ثابت می گیرند و به عنوان رمز عبور استفاده می کنند.

حتما بخوانید: راهنمای خرید بهترین دستگاه های حضور و غیاب

با ظهور فناوری رایانه و همچنین نرم افزارهای ویژه برای دستگاه های حضور و غیاب، این دستگاه ها جایگاه گسترده ای را در شرکت ها و ادارات به خود اختصاص داده اند. دستگاه های حضور و غیاب بیومتریک با اتصال به نرم افزارهای ویژه در سیستم های کامپیوتری، ثبت و انجام محاسبات روی اطلاعات دریافتی از دستگاه را آسان و سریعتر کرده و ویرایش و اجرای اموری مانند مرخصی را آسانتر و سریعتر کرده است.

دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی

زمانی که کارت ها برای احراز هویت استفاده می شد، مدیران ادارات و سازمان ها همیشه با مسائل مربوط به احراز هویت کارت و احتمال تقلب دست و پنجه نرم می کردند. سیستم های حضور و غیاب باید روشی برای احراز هویت پیدا میکردند که نه تنها منحصر به افراد باشد، بلکه احتمال تقلب را نیز به صفر برساند. به همین دلیل، برای اولین بار از حسگرهای شناسایی اثر انگشت در دستگاه های حضور و غیاب استفاده شد.

دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی اولین دستگاه حضور و غیاب بیومتریک محسوب می شوند. این دستگاه ها با استفاده از حسگر نوری مجهز به شیشه ضد خش، اثر انگشت هر فرد را دریافت کرده و با پردازش الگوریتم های ریاضی خاص، قسمت هایی از اثر انگشت را به صفر و یک تبدیل می کنند. استفاده از این روش احراز هویت بسیار دقیق، آسان و سریع است و امکان تقلب به صفر می رسد.

اما دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی برای همه سازمان ها مناسب نیستند. دلیل این مشکل امکان تغییر اثر انگشت است. شاید طبق گفته های قبلی این مقاله، ویژگی های بیومتریک غیرقابل تغییر باشد، اما باید توجه داشت که تنها ویژگی های بیومتریک انسان که قابل تغییر، اثر انگشت و خطوط کف دست است. اما همانطور که گفتیم در شرایط خاصی این امر ممکن است.

این شرایط خاص مربوط به مشاغلی است که دست ها را درگیر می کند. زیرا به مرور زمان و با استفاده طولانی مدت احتمال از بین رفتن و محو شدن خطوط دست و عدم شناسایی آنها توسط دستگاه حضور و غیاب وجود دارد. البته ناگفته نماند که فروش این محصول در سازمان هایی که در دسته بندی ذکر شده است راه حلی برای رفع این مشکل ارائه می شود. آنها می توانند با به روز رسانی اثر انگشت کارکنان به صورت هفتگی یا ماهانه تا حد زیادی از بروز چنین مشکلاتی جلوگیری کنند.

مزایا و معایب دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی:

مزایا

• به صرفه بودن
• احتمال تقلب پایین

معایب

• امکان عدم شناسایی اثر انگشت در مشاغل خاص
• انتقال آلودگی در محل حسگر اثر انگشت

دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره

نوع دوم دستگاه حضور و غیاب بیومتریک، دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره است. این دستگاه ها در ابتدا با الگوریتم های مختلفی تولید می شدند، در الگوریتم اول دستگاه تصاویر مختلفی از صورت فرد در زوایای مختلف می گیرد. زمانی که فرد مقابل دوربین تشخیص چهره می ایستد تا تردد خود را ثبت کند، الگوریتم پیاده سازی شده بر روی دستگاه به سرعت تصویر چهره را با تصاویر موجود در پایگاه داده آن مقایسه می کند و به محض شناسایی فرد، تردد وی ثبت می شود.

اما الگوریتم دیگری از روش متفاوت و پیشرفته تری استفاده کرد. با این الگوریتم زمانی که دستگاه چهره یک فرد را ثبت می کند، تنها یک عکس گرفته می شود چهره وی در پایگاه داده دستگاه ثبت شده است. اما این تصویر با تصویری که با دوربین معمولی گرفته شده بود متفاوت بود. پاسخ این ادعا این است که این دستگاه علاوه بر یک دوربین معمولی برای عکاسی، دارای دوربین مادون قرمز برای تشخیص عمق نیز بوده است.

بنابراین وقتی تصویر انسان ثبت می شود، تصویری دو بعدی محسوب نمی شود. در واقع طرحی سه بعدی از صورت یک فرد در نظر گرفته می شد. نوع سوم دستگاه دارای دو دوربین تصویربرداری و یک دوربین تشخیص عمق بود. اما الگوریتم اعمال شده روی دستگاه کمی متفاوت بود. زمانی که این الگوریتم تصویر فرد را دریافت می کرد، محل دقیق چشم ها، بینی و لب های فرد را مشخص می کرد و سپس فاصله بین این اجزا را محاسبه می کرد.

بنابراین زمانی که چهره فرد برای ثبت تردد در مقابل دوربین قرار می گرفت، عکس و همچنین فاصله قسمت های صورت (حالت چهره) اندازه گیری و با اطلاعات از پیش محاسبه شده مقایسه می شد. حال این سوال پیش می آید که دوربین سنجش عمق در این دستگاه چقدر موثر است؟ پاسخ این سوال این است که این دوربین در هنگام ثبت تصویر اولیه کار خاصی انجام نمی دهد. اما زمانی که فرد برای ثبت چهره خود جلوی دستگاه قرار می گیرد، این دوربین برای تشخیص اینکه آیا شخصی عکسی را به قصد  تقلب در مقابل دستگاه قرار داده است و تردد صاحب این عکس ثبت نمی شود استفاده می شود.

به طور کلی دستگاه های تشخیص حضور و غیاب نوع سوم نسبت به نوع اول و دوم این دستگاه ها توسعه یافته و پیشرفته تر هستند. زیرا در نوع اول اگر عکس پرسنل جلوی دستگاه قرار گیرد حرکت آنها ثبت می شود و این فرصتی آسان برای تقلب برای این دستگاه ها محسوب می شود. در نوع دوم این دستگاه ها الگوریتم مذکور برای انجام مراحل مربوطه نیاز به یک پردازنده و سخت افزار قدرتمند دارد و طبیعتاً هزینه زیادی برای تولید و تهیه آن لازم است.

اما برتری آن بر نوع اول، عدم امکان تقلب در آنهاست. در هر صورت، امروزه اکثر دستگاه های تشخیص چهره از الگوریتم نوع سوم استفاده می کنند. برای توضیح مجدد، الگوریتم نوع سوم چهره افراد را با استفاده از میمیک آنها تشخیص می دهد. دستگاه های تشخیص چهره دارای ویژگی های زیر هستند:

مزایا

• امکان تقلب صفر
• مناسب تمام موقعیت های کاری
• عملکرد فوری بدون نیاز به دخالت انسان
• عدم نیاز به تماس دست ها

معایب

• قیمت بالا در مقایسه با سایر دستگاه های حضور و غیاب