با توجه به گستردگی فراوان حوزه مدیریت و آیین نامه منابع انسانی و عدم شناخت کافی این حوزه توسط مدیران ارشد، ابتدا به بررسی روند وضع قوانین و آئین نامه ها در عرصه مدیریت منابع انسانی می پردازیم. به صورت کلی این حوزه سازماندهی و برنامه ریزی جهت استفاده بهینه از نیروی انسانی را شامل و نحوه رفتار کارکنان را تنظیم می کند.
آشنایی با قوانین و آیین نامه منابع انسانی
برای تدوین این قوانین شاخص هایی مانند فرصت شغلی برابر، برنامه ریزی برای تحلیل فرایند کار، گزینش کارکنان، تنبیه و پاداش کارکنان، حقوق و دستمزد، ساختار سازمان و روابط و تعامل کارکنان در نظر گرفته می شود. تا سازمان در مسیر توسعه و رسیدن به اهداف گام بردارد.
دستورالعمل های منابع انسانی
دستورالعمل‌های منابع انسانی (HR) به عنوان بخشی اساسی از مدیریت سازمانها، برنامه‌ها و استراتژی‌هایی را برای مدیریت ارتباط با کارکنان ایجاد می‌کنند. این دستورالعمل‌ها شامل فرآیندها و سیاست‌هایی برای استخدام، آموزش و توسعه، ارزیابی عملکرد، مدیریت کارکنان، حقوق و مزایا، انصراف و سایر امور منابع انسانی است. یکی از اصول اساسی در این دستورالعمل‌ها، تضمین ایجاد یک محیط کاری بهبود یافته و پایدار است که باعث افزایش رضایت کارکنان، بهبود کارایی و کاهش نرخ انصراف می‌شود.
برای اجرای دستورالعمل‌های منابع انسانی با موفقیت، ارتباط فعال با کارکنان و تیم‌های مختلف سازمان حیاتی است. این دستورالعمل‌ها نیازمند به روزرسانی دوره‌ای و تطابق با تحولات در محیط کسب و کار هستند تا بتوانند با نیازها و انتظارات متغیر کارکنان و سازمان همگام شوند. همچنین، حفظ انصاف در تصمیم‌گیری‌های منابع انسانی و اعمال سیاست‌ها به شکل یکنواخت و عادلانه نقش مهمی در افزایش مشارکت و تعهد کارکنان دارد.
دقت و تمرکز در قوانین منابع انسانی
اصولا سرپیچی از قوانین بخشی از قوانین است که منجر به متحمل شدن هزینه سنگین برای سازمان ها می گردد. و مدیر ارشد و مدیر منابع انسانی در هر سازمان مسئول مستقیم نظارت بر اجرای قوانین و آیین نامه منابع انسانی می باشند و باید پاسخگوی عدم انجام دقیق آن باشند. به عنوان مثال قانون حقوق مدنی 1964 که بر اساس این قانون تبعیض بر اساس نژاد، رنگ، مذهب، منشاء ملی یا جنسیت ممنوع بوده. و نقض آن باعث مجازات سنگین خواهد بود.
از دیگر قوانین در حوزه نیروی انسانی که به عنوان قانون مهمی به ویژه در ایالت متحده از سال 1980، مورد اجرا قرار گرفت قانون منع آزار جنسی است. که عناوینی مانند پیشرفت های جنسی خواسته یا ناخواسته برای محبت های جنسی و سایر رفتارهای کلامی یا فیزیکی با ماهیت جنسی را در بر می گیرد. آزار و اذیت جنسی شامل اظهارات وسوسه‌انگیز جنسی، لمس ناخواسته، درخواست محبت‌های جنسی و سایر رفتارهای کلامی و فیزیکی با ماهیت جنسی است.
علاوه بر آنچه در بالا گفته شد چندین قانون دیگر نیز در این حوزه تاثیر می گذارد. قوانینی چون حداقل حقوق و دستمزد، قوانین پرداخت اضافه کاری، قوانین مرخصی های بدون مرخصی، مرخصی زایمان، مرخصی های استحقاقی و استعلاجی و مقررات کار کودکان.
حتما بخوانید: رفتار سازمانی چیست؟
تعریف آیین نامه مدیریت منابع انسانی
بر اساس آیین نامه منابع انسانی که مورد تایید قوانین جهانی است. کارفرمایان هر سازمان در راستای رسیدن به اهداف متعالی خود وظیفه دارند. با کارکنان و پرسنل تحت پوشش خود برحسب و برابر با قانون کار و استخدام رفتار نمایند و موظف هستند که در این مسیر پاسخگوی مقامات بالادستی و مراجع ذی صلاح باشند.
در آیین نامه های منابع نیروی انسانی، به دلیل حساسیت بالا و اهمیت بسیار زیاد آن، سازمان ها برای ارتقاء موفق در کیفیت و کمیت ارائه خدمات، موظف هستند بستر ایجاد انگیزه، افزایش توانایی و کارآمدی کارکنان و بهره مندی از تفکر، خلاقیت و ایده پردازی پرسنل خود را مهیا نموده و برای جلب مشارکت ساز و کارهای مناسب و مطلوب را فراهم آورند.
از دیگر موارد مورد توجه در این آیین نامه منابع انسانی آموزش های لازم کارکنان سازمان در مسیر تعالی و توسعه است. در این راستا سازمان باید برای پرسنل مربوطه دوره های آموزشی مرتبط با نقش و پایگاه اجتماعی تعریف شده و همچنین وظایف محول شده به آنان را برگزار نماید. همچنین مدیران ارشد سازمان ها موظف هستند. موانع و بازدارنده های این مسیر را حذف و مشکلات موجود را مرتفع نموده تا مسیر توسعه و تعالی برای پرسنل هموار گردد.
آموزش برای کارکنان از وظایف مدیریت منابع انسانی
یکی دیگر از شاخص های مورد توجه در این آیین نامه ها در نظر گرفتن شرایط مساوی برای کارکنان برای ارتقا و همچنین شرایط برابر برای استخدام است. که که این شاخص بر اساس قوانین در هر کشور وضع شده و سازمانها و دستگاه های اجرایی موظف به رعایت آن می باشند.
حتما بخوانید: 5 برند برتر دستگاه حضورو غیاب
یکی از شرایط موجود در آیین نامه ها برای ارتقا پرسنل رضایت و عدم رضایت مراجعه کنندگان و ارباب رجوع است. که طی فرایند خاصی مورد بررسی قرار گرفته و بر ارتقا کارکنان تاثیر مستقیم میگذارد. این مسئله همچنین در حوزه تنبیه و پاداش نیز تاثیرگذار بوده و در این زمینه اثر بسیار زیادی دارد.
نمونه آیین نامه منابع انسانی
در تمامی سازمان ها و ارگان ها قوانین پنهانی وجود دارد که یادآوری این قوانین و آگاهی از آن گاهی برای موفقیت لازم و ضروری به نظر می رسد. یکی از این قوانین که اختصاص به حوزه مدیریت منابع انسانی در هر سازمان است؛ آگاهی و دانش مدیران منابع انسانی بوده که رابطه مستقیم با عملکرد سازمان و رسیدن به اهداف دستگاه دارد. هر چه مدیران این حوزه از وظایف خود اطلاعات و آگاهی بیشتری داشته باشند، در این زمینه موفق تر عمل خواهند کرد و با چالش های کمتری مواجه خواهند بود. در نتیجه مسیر تعالی و توسعه سازمان هموارتر می شود.
از دیگر قوانین این حوزه دقت نظر در زمان استخدام نیروی لازم برای سازمان ها می باشد؛ که در این بخش باید نکات مربوط به استخدام و شرایط داوطلبان استخدام با دقت و ظرافت مورد بررسی قرار گیرد. باید نظارت بر استخدام با آگاهی و به دور از گونه نقض قانون انجام پذیرد.
قانون دیگری که در این بخش باید به شدت مدنظر مدیران ارشد و مدیران منابع انسانی قرار گیرد؛ حفظ حریم شخصی و قانونی کارمندان و داوطلبان استخدامی است. داوطلبان استخدام در زمان انجام مصاحبه و یا در مراحل استخدام ملزم هستند اطلاعاتی که بخشی از آن بسیار شخصی است را در اختیار مدیران ارشد یا مدیران این حوزه قرار می دهند. به همین دلیل باید از حفظ حریم شخصی خود باید در این مسیر اطمینان کامل داشته باشند.
حتما بخوانید: راهنمای خرید بهترین دستگاه حضور غیاب
حفظ حریم شخصی افراد
همچنین پرسنل و نیروهای مشغول به کار در سازمان ممکن است در برهه ای از زمان مجبور به بیان مطالب شخصی خود باشند که لازم است در این بخش از سازمان اعتماد و اطمینان کامل برای کارکنان وجود داشته باشد.
یکی دیگر از قوانین که حوزه که می تواند برای پیشرفت سازمان یک نقطه قوت باشد، شناسایی، جذب و حفظ نیروهای خلاق و بااستعداد است.
الزامات مهم در حوزه قوانین منابع انسانی
برای حفظ و بقای یک سازمان علاوه بر انجام یک فرایند استخدام دقیق، صحیح و مناسب باید مواردی چون آموزش، ارزیابی، تنبیه، تشویق، انتقال، اخراج و شناسایی حرفه ای کارکنان نیز به صورت مداوم و مستمر همراه با دانش و آگاهی کامل وجود داشته باشد که این امر بر عهده حوزه مدیریت و آیین نامه منابع انسانی است.
اولین گام در راستای موفقیت در این حوزه برنامه ریزی و داشتن استراتژی مناسب است. این برنامه ریزی با یک تجزیه و تحلیل صحیح و علمی می تواند شروع شود که شامل دو سوال چرا و چگونه انجام شود؟ می باشد. این دو سوال می تواند تمام حوزه نقش و پایگاه اجتماعی را تشریح نمایند. البته نباید فراموش شود که این برنامه ریزی و استراتژی در هر سازمان و ارگانی می تواند با شاخص های متفاوتی تغییر کند و برای همه به صورت یکسان نیست.
حتما بخوانید: انواع ابزارهای مدیریت تردد منابع انسانی
مدیریت منابع نیروی انسانی
مدیران این حوزه باید به مسائل مهم و شاخص های تاثیر گذار محیطی و اجتماعی آگاهی کافی و وافی داشته باشند. تا بتوانند برنامه ریزان موفقی باشند. مدیران موفق در این حوزه باید مهارت های شایسته ای در حوزه بررسی و ارزیابی، حل اختلاف، شناخت ویژگی های اخلاقی و رفتاری داشته باشند. و آگاهی لازم در حوزه حقوق و مزایا و اهداف سازمان و نیازهای اجتماع داشته باشند. اگر یک مدیر چنین توانمندی های داشته باشد به خوبی می تواند بستر مناسب را برای رفاه و آسایش کارکنان و پرسنل مهیا کند. همچنین می تواند باعث ایجاد انگیزه، مشارکت و تعامل مطلوب در میان کارمندان باشد و شرایط ایده آلی را برای انجام وظایف فراهم نماید.
