محاسبه میزان کارکرد پرسنل

امروزه برای پیشرفت و بهینه سازی عملکرد، زمان نقشی اساسی را ایفا می کند. در واقع شرکت ها، سازمان ها و کارخانجات مختلف برای اینکه بتوانند کار خود را روز به روز بهتر پیش ببرند. باید به چند نکته بسیار مهم توجه داشته باشند. یکی از این نکات مدیریت زمان است و دیگری بهینه سازی عملکرد و راندمان کاری. و دقیقا همین نکات هستند. که باعث می شوند چگونگی محاسبه میزان کارکرد پرسنل اهمیت بسیار زیادی پیدا کند و انجام آن نیازمند دقت بالایی باشد. اما کارکرد چه معنایی دارد و چگونه می توان آن را محاسبه کرد؟

فهرست مطالب:

محاسبه میزان کارکرد پرسنل

کارکرد پرسنل به چه معناست؟

اگر بخواهیم به زبان بسیار ساده موضوع را بیان کنیم، باید بگوییم که کارکرد پرسنل به معنای ساعاتی است؛ که هر کدام از پرسنل در محل کار خود حضور داشته اند. در حال حاضر با توجه به پیشرفت های علمی و دیجیتالی در دنیا، معمولا محاسبه میزان کارکرد پرسنل یا به صورت دستی انجام می گیرد. و یا به وسیله برنامه ها و نرم افزارهای مختلف حضور و غیاب که نرم افزار حضور و غیاب اطلس، یکی از این نرم افزارهاست.

همه چیز درباره نرم افزار حضور و غیاب اطلس: محاسبه میزان کارکرد پرسنل

امروزه برای پیشرفت و بهینه سازی عملکرد، زمان نقشی اساسی را ایفا می کند. در واقع شرکت ها، سازمان ها و کارخانجات مختلف برای اینکه بتوانند کار خود را روز به روز بهتر پیش ببرند. باید به چند نکته بسیار مهم توجه داشته باشند. یکی از این نکات مدیریت زمان است و دیگری بهینه سازی عملکرد و راندمان کاری. و دقیقا همین نکات هستند که باعث می شوند چگونگی محاسبه میزان کارکرد پرسنل اهمیت بسیار زیادی پیدا کند. و انجام آن نیازمند دقت بالایی باشد. اما کارکرد چه معنایی دارد و چگونه می توان آن را محاسبه کرد؟

محاسبه میزان کارکرد پرسنل

نحوه محاسبه میزان کارکرد پرسنل

معمولا برای اینکه بتوان میزان کارکرد پرسنل را محاسبه کرد؛ از دو روش استفاده می کنند که یکی از آنها روش دستی است. و دیگری روشی که به آن روش مکانیزه گفته می شود و در آن از دستگاه های مختلف استفاده می شود.

روش دستی محاسبه میزان کارکرد پرسنل به این صورت است که هر کدام از پرسنل و کارمندان شرکت، سازمان و یا کارخانه ساعت ورود و خروج خود را در دفتر مشخصی ثبت کرده و امضا می کنند. این دفتر را معمولا دفتر حضور و غیاب می نامند و بیشتر برای شرکت هایی که کوچک هستند. و معمولا تعداد پرسنل آنها چندان زیاد نیست، استفاده می شود.

مهم ترین مزیت این روش این است که تهیه این نوع دفتر هزینه چندانی ندارد و می توان بلافاصله بعد از تهیه دفتر از آن برای ثبت کردن ساعت ورود و خروج کارمندان و پرسنل استفاده کرد. اما مطمئنا معایب این روش بسیار بیشتر از مزایای آن است. مهم ترین عیب آن این است که نمی توان آن را برای کارخانه هایی با تعداد کارگران زیاد و یا سازمان های بزرگ و شرکت های وسیع استفاده کرد. نکته بعدی این است در پایان هر ماه باید زمان زیادی را صرف محاسبه میزان کارکرد پرسنل کرد. که البته مطمئنا چنین روشی بدون اشتباه و بی نقص نخواهد بود. و حتما در انجام محاسبات مربوط به ساعات کارکرد افراد اشتباهاتی رخ خواهد داد.

محاسبه کارکرد پرسنل

از طرف دیگر باید توجه داشت که ممکن است پرسنل در هنگام ورود و خروج خود ساعت واقعی را ثبت نکنند. که این امر می تواند کار محاسبه را سخت تر کند. البته درست است که می توان شخص خاصی را مسئول ثبت ورود و خروج افراد کرد. ولی این احتمال هم وجود دارد وی نیز به دلایل متعددی برای برخی افراد ساعت ورود و خروجی واقعی را ثبت نکند. ضمن اینکه بسیار محتمل است که افراد سلیقه شخصی خود را در محاسبه میزان کارکرد پرسنل، تاخیرها، تعجیل ها، اضافه کاری ها، مرخصی ها، ماموریت ها و غیره بسیار زیاد است.

این نکته را هم نباید از یاد برد که بوروکراسی اداری برای گرفتن مرخصی و ماموریت و غیره در این روش به شدت بیشتر می شود.

اما روش دیگری که برای محاسبه میزان کارکرد پرسنل به کار می رود. روشی است که از آن با عنوان روش مکانیزه یاد می شود. در روش مکانیزه هیچ کس نمی تواند به صورت دستی حضور و غیاب خود را ثبت کند. بلکه همه پرسنل باید از دستگاه هایی استفاده کنند که برای ثبت تردد پرسنل طراحی شده اند. معمولا این دستگاه ها در قسمت ورودی قرار داده می شوند تا هر کدام از پرسنل بتواند به محض ورود بلافاصله ورود خود و به محض خروج نیز خروج خود را ثبت کند.

 کارکرد پرسنل

دستگاه های حضور و غیاب که به آنها دستگاه های کنترل تردد هم می گویند. مدل های گوناگونی دارند که بسته به نیازها و بودجه شرکت، سازمان و یا کارخانه تهیه و نصب می شوند. برخی از آنها دارای سنسوری هستند که کارت تردد بر روی آنها قرار می گیرد و به این ترتیب لحظه ورود و خروج پرسنل ثبت می شود. اما برخی انواع دیگر که پیشرفته تر هستند سنسورهایی برای تشخیص چهره یا شناسایی اثر انگشت دارند.

از آنجایی که این دستگاه ها همگی به صورت اتوماتیک کار می کنند، برای اینکه بتوانیم به نتیجه خوبی رسیده و گزارش دقیقی از کارکرد پرسنل به دست آوریم.باید مواردی را برای آنها تعریف کنیم، از جمله اینکه ساعت ورود و خروج را باید برای آنها تعریف کنیم. و مشخص کنیم که کارکنان تا چه اندازه می توانند برای ورود تاخیر داشته باشند. و یا نحوه خروج برای ماموریت و یا مرخصی و روزهای تعطیل و غیرتعطیل چگونه ثبت شود. در نهایت اطلاعاتی که از طریق دستگاه ثبت شده است. برای مسئولین مربوطه ارسال می شود تا بتوانند از آنها برای انجام محاسبه میزان کارکرد پرسنل و حساب و کتاب های مربوط به حقوق ایشان استفاده کنند.

نکته جالب در مورد برخی از دستگاه های حضور و غیاب این است که می توان آنها را به صورت مستقیم به نرم افزارهای حقوق و دستمزد وصل کرد و به این ترتیب بسیار راحت تر و سریع تر انواع محاسبات را انجام داد.

نرم افزار حضور و غیاب اطلس

مزایا و معایب روش مکانیزه

روش مکانیزه مثل روش دستی مزایا و معایب خود را دارد که در این قسمت به آنها می پردازیم. از جمله مزایای این روش می توان به این مورد اشاره کرد. که با استفاده از دستگاه های کنترل تردد اشتباهات و بی دقتی هایی که در نحوه محاسبه میزان کارکرد پرسنل رخ می داد، به شدت کاهش پیدا می کنند. ضمن اینکه می توان این کار را با بیشترین سرعت ممکن و در کمترین زمان انجام داد.

از طرف دیگر در صورت وجود تنظیماتی خاص و تعریف کردن موارد مورد نظر، می توان گزارش هایی را از طریق سیستم مکانیزه تهیه و بایگانی کرد. که در حالت دستی غیرممکن بوده و یا با اشکالات و سختی بسیار همراه بودند و زمان زیادی باید برای آنها صرف می شد. برای مثال می توان بر اساس تاریخ و ساعتی که ورود یا خروج فردی خاص ثبت و ضبط شده است، گزارش های لازم را تهیه کرد.

امروزه با توجه به پیشرفت هایی که در زمینه برنامه نویسی انجام گرفته است. می توان به راحتی مواردی مثل مرخصی ساعتی و یا استعلاجی و یا ماموریت را هم برای سیستم تردد تعریف کرد. تا در نهایت بر اساس همه اطلاعات کسب شده طی مدت مشخص، بتوان محاسبه میزان کارکرد پرسنل را انجام داد.

نکته بسیار مهم این است که اگر برای دستگاه های ثبت تردد و نرم افزارهای مربوط به آنها مواردی مثل ساعت های ورود و خروج، انواع مرخصی ها، زمان تاخیر، ماموریت ها و غیره را به درستی و به صورت دقیق تعریف کنیم. می توانیم تا حد بسیار زیادی میزان دخالت انسانی را در محاسبه ها کم کنیم .که این امر باعث افزایش دقت و اطمینان در محاسبه های نهایی خواهد شد.

دیگر مزایا و معایب روش مکانیزه

توجه داشته باشید که روش مکانیزه هزینه نسبتا زیادی دارد.چون باید تجهیزات مربوط به آن را تهیه و نصب کنید، ولی این یک سرمایه گذاری بلند مدت است، مخصوصا اگر شرکت یا کارخانه شما بزرگ و وسیع است و تعداد کارکنان و پرسنل زیاد هستند. از طرفی باید زمانی را هم برای انتخاب از میان گزینه های متعدد موجود در بازار صرف کنید. ضمن اینکه به غیر از زمانی که برای نصب و راه اندازی آن لازم است. در صورتی که پرسنل متخصص در این زمینه نداشته باشید، باید زمانی را نیز صرف آموزش به کارکنان مربوطه کنید. بسیار مهم است وقتی که قصد خرید دستگاه های حضور و غیاب دارید.دقت داشته باشید که با استفاده از چنین دستگاه هایی در واقع در حال سرمایه گذاری بلند مدت برای پیشرفت صنعت و کسب و کار خود هستید.

نکته دیگری که باید آن را برای موارد اضطراری در نظر بگیرید این است که در برخی مواقع اگر برق ساختمان قطع شود و شما دارای دستگاه های مخصوص برق اضطراری نباشید. سیستم مکانیزه از کار می افتد و تا زمان اتصال دوباره برق نمی توانید از آن استفاده کنید. همچنین باید مشکلات مربوط به نرم افزار و سخت افزار را هم در نظر بگیرید. البته همه این موارد یا به ندرت رخ می دهند و یا اینکه با استفاده از کارکنانی که در این زمینه دارای تخصص و یا دست کم دارای تجربه هستند قابل رفع شدن می باشند.

نرم افزار حضور و غیاب اطلس

سامانه جامع حضور و غیاب اطلس

اگر قصد دارید با دقت در محاسبه میزان کارکرد پرسنل خود، دقت در امور مربوط به شرکت، سازمان، کارخانه، صنعت و یا کسب و کار خود را بیشتر کنید. و امور را سامان بدهید. توصیه ما استفاده از نرم افزاری است که بتواند به صورتی جامع و کامل همه نیازهای شما را برآورده سازد. کار کردن با چنین نرم افزاری نه تنها باید راحت و آسان باشد تا پرسنل شما بتوانند به راحتی با آن کار کنند. بلکه کاملا همه نکاتی را که برای حفظ نظم و افزایش بهره وری از کارکرد پرسنل نیاز است، داشته باشد. تا بتوانید در زمان های مشخص گزارش های دقیق و قابل اطمینان را دریافت کرده و محاسبات مربوطه را انجام دهید.

نرم افزار حضور و غیاب اطلس همان نرم افزاری است که شما به دنبال آن هستید. این نرم افزار نه تنها این امکان را برای پرسنل فراهم می کند که ساعات ورود و خروج خود را به صورت دقیق ثبت کنند. تا در هنگام محاسبه کارکرد و حقوق ماهیانه حقی از ایشان ضایع نشود. بلکه این امکان را هم برای مدیران مربوطه فراهم می آورد که بتوانند سابقه تردد و یا درخواست های تک تک پرسنل را مشاهده و بررسی کنند.

نرم افزار جامع حضور و غیاب اطلس

نرم افزار جامع حضور و غیاب اطلس این قابلیت را دارد که به صورت اتوماتیک و خودکار همه ساعات مربوط به رفت و آمد تک تک پرسنل را که در دستگاه های کنترل تردد ثبت و ضبط شده اند، جمع آوری کرده و آنها را به صورت جداگانه بر روی تایم شیت مربوط به هرکدام از پرسنل نمایش دهد. این قابلیت به سادگی این امکان را هم برای پرسنل و هم برای مدیران فراهم می کند. که بتوانند از روی تایم شیت مورد نظر میزان مرخصی ها و یا ساعات ماموریت را مشاهده و بررسی کنند. پرسنل می توانند با محاسبه مدت زمان مرخصی های خود درخواست مرخصی دهند. و مدیران نیز می توانند با استفاده از همین اطلاعات با این درخواست ها موافقت و یا مخالفت کنند.

نکته جالب در مورد سامانه جامع حضور و غیاب اطلس این است. که می تواند میزان ساعات مرخصی هر کدام از پرسنل و یا حضور ایشان در محل کار خود را به صورت روزانه و گرافیکی برای ایشان و یا به مدیران مربوطه نمایش دهد.

کار کردن با نرم افزار حضور و غیاب اطلس بسیار راحت است. و کارکنان و پرسنل و مدیران همگی می توانند از آن برای امور مختلف و پیش بردن سریع تر کارهای خویش استفاده کنند. ضمن اینکه مدیران و مسئولان مربوطه نیز این امکان را دارند. که با بیشترین دقت ممکن محاسبه میزان کارکرد پرسنل را بسنجند و از گزارش های به دست آمده برای محاسبه میزان حقوق هر کدام از پرسنل و یا بررسی میزان کارکرد مورد نیاز شرکت، سازمان و یا کارخانه خود بهره بگیرند..

سخن آخر

نرم افزار جامع حضور و غیاب اطلس یکی از بهترین و جامع ترین نرم افزارهای مناسب برای محاسبه میزان کارکرد پرسنل است. که حدود ده سال است که از سوی شرکت طرح و پردازش غدیر به بازار روانه شده است. این نرم افزار با هدف آسان تر کردن کنترل رفت و آمد پرسنل شرکت های بزرگ، کارخانه های وسیع و سازمان هایی است. که نیازمند روند کاری دقیقی هستند. در واقع این نرم افزار اطلاعاتی که از طریق دستگاه های کنترل تردد ثبت می شوند. را جمع آوری و مدیریت می کند.

نصب و راه اندازی نرم افزار جامع حضور و غیاب اطلس بسیار راحت و ساده است. ضمن اینکه تیم پشتیبانی قدرتمندی دارد که در صورت بروز هرگونه اشکال آماده رفع آن هستند.

5 1 رای
رأی دهی به مقاله
اشتراک در
اطلاع از
guest
0 نظرات
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments
0
افکار شما را دوست دارم، لطفا نظر دهیدx
()
x
اسکرول به بالا