دستگاه حضور و غیاب نقش مهمی در سیستم های مدیریت کسب و کار دارد و هر سازمانی با توجه به شرایط و تعداد کارکنان از انواع مختلفی از این دستگاه ها استفاده می کند. در حال حاضر انواع مختلفی از دستگاه حضور غیاب در سراسر جهان وجود دارد که هر کدام از این دستگاه ها برای کسب و کار خاصی مناسب بوده و مزایا و معایب خاص خود را دارند. در این مقاله به بررسی مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب مختلف می پردازیم.
مزایای دستگاه حضور و غیاب
دستگاه حضور و غیاب یکی از ابزارهای مهم در مدیریت کارکنان و پرسنل در سازمان‌ها و شرکت‌ها است و دارای مزایای متعددی می‌باشد. این دستگاه‌ها به صورت الکترونیکی و دقیق به ثبت و نگهداری اطلاعات حاضری و غیابی کارکنان می‌پردازند و از این رو به بهبود مدیریت زمان و پیش‌بینی نیازهای منابع انسانی کمک می‌کنند. همچنین، دستگاه حضور و غیاب به کاهش خطاها و تقلب‌ها در ثبت حضور و غیاب کارکنان کمک می‌کند و برای اجتناب از دست رفتن اطلاعات مرتبط با پرسنل در دفترکار و از طریق دفترکار، ذخیره و حفظ می‌شود.
به علاوه، این دستگاه‌ها امکان دسترسی سریع به اطلاعات حاضری و غیابی کارکنان را فراهم می‌کنند و به مدیران امکان مانیتورینگ بهتر و تصمیم‌گیری مؤثرتر در مورد انتقال و تنظیم شیفت‌ها و منابع انسانی را می‌دهند. به طور کلی، دستگاه حضور و غیاب به بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها کمک می‌کند و برای ایجاد فرآیندهای مدیریتی بهتر و کاهش هزینه‌های مرتبط با نظارت بر پرسنل بسیار حیاتی است.
معایب دستگاه حضور و غیاب
استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب همچنین معایب خاصی نیز دارد. یکی از اصلی‌ترین مشکلات این دستگاه‌ها، حفظ حریم شخصی کارکنان است. زیرا این دستگاه‌ها اطلاعات حاضری و غیابی کارکنان را به صورت دقیق ثبت می‌کنند، این اطلاعات می‌تواند به نحوی به رسمیت شکایت‌های کارکنان و یا استفاده نادرست از سوی مدیران منجر شود.
مشکل دیگر ممکن است در مورد دستگاه‌های حضور و غیاب پیش بیاید، مسائل مرتبط با امنیت اطلاعات و حمله به سیستم. اگر دستگاه‌ها به درستی تأمین امنیت نشوند، افراد بیرونی ممکن است به اطلاعات حساس کارکنان دسترسی پیدا کنند. همچنین، امکانات اینترنتی دستگاه‌های حضور و غیاب نیز می‌تواند به معرض حملات سایبری قرار بگیرد و از نظر امنیتی مشکلات ایجاد کند. به طور کلی، استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب نیازمند دقت و اهتمام برای مدیریت مسائل امنیتی و حفظ حریم شخصی کارکنان است.
دستگاه حضور و غیاب اثرانگشتی
یکی از مطمئن ترین راه ها برای شناسایی افراد از طریق اثر انگشت آنها است، زیرا هر فردی اثر انگشت منحصر به فرد خود را دارد. در این دستگاه ها از سیستم ورود اسکن اثر انگشت استفاده شده است. هر بار که کارمند وارد و خارج می شود، اثر انگشت خود را وارد دستگاه می کند و اگر با اثر انگشت ذخیره شده در دستگاه مطابقت داشته باشد، حضور و غیاب آن شخص ثبت می شود. امروزه یکی از محبوب ترین دستگاه های حضور و غیاب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی است.
مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
دستگاه های اثر انگشت از امنیت بسیار بالایی برخوردار بوده و امکان جعل نتایج وجود ندارد. ممکن است فراموش کنید کارت خود را با خود بیاورید. اما در مورد دستگاه اثر انگشت، شما همیشه اثر انگشت خود را برای ورود به همراه دارید. دستگاه های حضور و غیاب اثرانگشتی نیازی به نظارت ندارند و زمان ثبت تردد آن ها کوتاه است اما این دستگاه ها نسبت به دستگاه های کارتی هزینه خرید و نگهداری بیشتری دارند. به خصوص اگر حسگر اثر انگشت این دستگاه ها آسیب ببیند، هزینه تعمیر آن بالاست.
حتما بخوانید: خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب
در برخی از مشاغل مانند تعمیرگاه، کارگاه و غیره، افرادی که کارهای دستی انجام می دهند ممکن است با توجه به نوع کارشان اثر انگشت آسیب دیده یا اثر انگشت چرب یا کثیف داشته باشند. این دستگاه ها در تشخیص اثر انگشت این افراد مشکل دارند.
دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
یکی از جدیدترین و پیشرفته ترین فناوری های بیومتریک، دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره است. با این دستگاه ها فرد باید در محل تعیین شده مقابل دوربین دستگاه بایستد تا مختصات چهره وی ثبت شود. هر بار که دستگاه حرکت می کند، تصویر فرد را با تصاویر ذخیره شده در کسری از ثانیه مقایسه می کند و در صورت تطابق حرکت فرد را ثبت می کند. دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره برای سازمان هایی با تعداد کارمند زیاد و همچنین برای شرکت هایی مانند تراشکاری، تعمیرگاه ها و … مناسب است که ثبت اثر انگشت برای آنها مشکل است.
مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
دستگاه های حضور و غیاب تشخیص چهره دارای مزایای مهم بسیاری مانند دقت بالا و سطح پایین دخالت انسان هستند و این مزایا باعث شده است که از این روش در موارد امنیتی کنترل تردد استفاده شود.
امکان تقلب در دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره وجود ندارد. زیرا هر فردی فقط می تواند شخص خود را ثبت کند. سرعت عملکرد این دستگاه ها بسیار بالاست. تغییراتی مانند استفاده از لنزهای تماسی، آرایش، ریش، استفاده از عینک و غیره. هیچ تاثیری در تشخیص دستگاه ندارند و دستگاه به راحتی می تواند چهره افراد را تشخیص دهد.
حتما بخوانید: سوالات پرتکرار درباره دستگاه حضور و غیاب
واضح است که این نوع دستگاه های بیومتریک قیمت بالایی دارند و هزینه تعمیر آنها نیز گران است. ضمن اینکه نصب این دستگاه ها شرایط و حساسیت های خاصی دارد و اگر رعایت نشود در کارشان اختلال ایجاد می کند.
دستگاه حضور و غیاب کارتی
دستگاه های حضور و غیاب کارتی یکی از قدیمی ترین دستگاه های حضور و غیاب هستند و هنوز هم در بسیاری از سازمان ها و شرکت های بزرگ و قدیمی ایران مورد استفاده قرار می گیرند. با نزدیک شدن یا اتصال کارت تردد به دستگاه کارت، اطلاعات ذخیره شده روی کارت از دستگاه بازیابی شده و فرآیند احراز هویت و ثبت زمان عبور انجام می شود.
مزایا و معایب دستگاه حضور و غیاب کارتی
از مزیت های اصلی دستگاه های حضور و غیاب کارتی می توان به سرعت کار بالا، زمان استفاده کوتاه، قابلیت ثبت تردد تعداد زیادی از افراد در کمترین زمان ممکن و هزینه پایین خرید و تعمیر نسبت به سایر دستگاه های حضور و غیاب اشاره کرد. این مزایا استفاده از دستگاه های حضور و غیاب کارتی را برای گروه هایی با پرسنل زیاد که قصد صرف هزینه کمی برای خرید دستگاه حضور و غیاب دارند مناسب می کند.
حتما بخوانید: عوامل مؤثر بر قیمت دستگاه حضور و غیاب
امکان تغییر اطلاعات یا هک کارت و دستگاه حضور و غیاب کارتی بسیار کم است اما این دستگاه ها نیاز به نظارت دارند و حضور ناظر هزینه های اضافی را به همراه دارد، زیرا در صورت نبود ناظر، شخصی می تواند از کارت استفاده کند، افراد دیگری برای کلاهبرداری، تردد خود را ثبت می کنند. یکی دیگر از معایب دستگاه های حضور و غیاب کارتی این است که اگر دارنده کارت آن را گم کند یا کارت خراب شود، تا زمانی که کارت جدید تعویض نشود امکان ثبت تردد وجود ندارد.
نتیجه گیری
دستگاه های حضور و غیاب مختلفی در بازار وجود دارد که می تواند انتخاب را کمی سخت کند و شاید ندانید کدام یک را بخرید. همانطور که نمی توان برای هر مشکلی راه حل یکسانی ارائه داد، نمی توان یک نوع دستگاه حضور و غیاب را به عنوان بهترین دستگاه حضور و غیاب برای همه شرکت ها معرفی کرد و این تصمیم بستگی به عوامل ذکر شده در این مقاله دارد. برای خرید دستگاه حضور و غیاب می توانید به بخش مشاوره سایت اطلس مراجعه کنید.
