نرم افزار حقوق و دستمزد بر اساس ساعت کارکرد، اضافه کاری و مرخصی و … محاسبات را انجام دهد، نیاز به اتصال به دستگاه حضور و غیاب دارد. نرم افزار حقوق و دستمزد طراحی شده است تا از علوم لازم در راستای پرداخت حقوق و دستمزد پرسنل یک ارگان استفاده شود. این نرم افزار دارای آپشن های مختلفی است که می تواند، وضعیت کاری، زمان کاری، مالیات، بیمه و سوابق و سنوات را محاسبه نماید و آنچه در خروجی دیده می شود فیش حقوقی است. بنابراین نرم افزار حقوق و دستمزد یکی از نیازهای مهم در هر شرکتی است.
پارامترهای مهم نرم افزار حقوق و دستمزد
نرم افزار حقوق و دستمزد به صورتی طراحی شده است که با ارائه دیتا به آن می تواند بر اساس الگوریتم های مشخصی شرایط حقوق و دستمزد افراد را مشخص کند. مثلاً محاسبه مالیات، بیمه و سوابق و همینطور اضافه کاری و حق اولاد از مواردی است که یک حسابدار نمی تواند به سادگی از پس آن برآید مخصوصاً پرسنل یک سازمان بسیار زیاد باشند. اینطور که بررسی ها نشان می دهد نرم افزار حقوق و دستمزد می تواند اطلاعات لازم را در دیتابیس ذخیره نماید.
در نرم افزار حقوق و دستمزد یک سری اطلاعات ورودی در نظر گرفته می شود که باید مورد بررسی قرار بگیرد:
در یک نگاه کلی هر نرم افزار حقوق نیاز به اطلاعاتی در زمینه سابقه پرسنل و عملکرد آنها است. اما به طور کلی پارامترهای زیاد برای محاسبه دستمزد و حقوق نیاز است:
- در ابتدا باید اطلاعات درستی از وضعیت حضور و غیاب کارکنان به نرم افزار دستمزد داده شود. این بخش معمولاً بسیار مهم است اما موضوع از این قرار است که بررسی دقیق حضور و غیاب کارکنان یک شرکت کار ساده ای نیست. دستگاه حضور و غیاب می تواند یک ابزار کاملاً کاربردی برای عملکرد بهتر نرم افزار حقوق و دستمزد شود. در واقع دستگاه های ورود و خروج، به دقت زمان و تاریخ و تعداد ورود و خروج کارمندان را ثبت می کنند و به این ترتیب داده های ذخیره شده در دیتا بیس مورد استفاده نرم افزار حقوق و دستمزد قرار می گیرد.
- نرم افزار حقوق و دستمزد نیاز به اطلاعاتی از شرایط کارکنان یک شرکت دارد. مثلاً وضعیت تاهل، وضعیت مسکن و همینطور شرایط کار و وضعیت جسمانی آنها و هر یک از اطلاعات می بایست پردازش شود.
- اطلاعات تحصیلی کارکنان نیز در نرم افزار دستمزد و حقوق در یک فایل مشخص ثبت و ذخیره می شود به طوری که باید مدرک تحصیلی، رشته تحصیلی و همینطور دوره های آموزشی طی شده به ثبت رسیده باشد.
- وضعیت استخدامی در فایل های جداگانه ای اعم از آموزشی، استخدامی، انتقالی و تعلیقی ارزیابی می شود. در نرم افزار دستمزد و حقوق فایل مخصوصی نیز برای کارآموزان وجود دارد.
- در صورت ارائه وام در شرکت، نیاز به اطلاعات وام بوده و همینطور اطلاعات مبنی بر حق بیمه و مالیات و … نیز باید در نظر گرفته شود.
روند کار نرم افزار حقوق و دستمزد 1401
عملکرد کلی نرم افزار حقوق و دستمزد به این صورت است که حسابدار شرکت در ابتدا در نرم افزار حقوق و دستمزد فرمول نویسی لازم را اعمال می کند و سپس اطلاعاتی که در بخش پیش گفته شده توسط حسابدار وارد دستگاه می شود. حال نرم افزار به کمک الگوریتم و فرمولی که برای آن اعلام شده است عملیات محاسبه دستمزد حقوق را انجام می دهد و فیش حقوقی را چاپ می کند. به طور کلی در قسمت وارد کردن اطلاعات باید دقت زیادی صورت بگیرد و همینطور نحوه فرمول نویسی در نرم افزار دستمزد نیز بسیار مهم استو در صورت دقت لازم در این دو بخش، حقوق پرسنل بدون مشکل و یا ظرفیت بالا محاسبه خواهد شد.
راهنمای انتخاب نرم افزار حقوق و دستمزد استاندارد
نرم افزارهای مختلفی در زمینه حقوق و دستمزد طراحی و اجرا شده اند اما انتخاب نرم افزار مناسب برای این کار نیاز به دقت بالایی دارد. افزایش دقت و سرعت محاسبات یکی از موضوعات بسیار مهم در انتخاب نرم افزار حقوق و دستمزد است. اما یک سری پارامترهای مهم دیگر نیز مطرح است که باهم بررسی می کنیم.
ثبت دقیق اطلاعات کارکنان
یکی از موضوعاتی که در خصوص نرم افزار حقوق و دستمزد اهمیت زیادی دارد، ذخیره درست و استاندارد سوابق و اطلاعات کارکنان است چون فرمول به کار رفته در نرم افزار حقوق و دستمزد قرار است از همین اطلاعات استفاده نماید. در گذشته پرونده کارکنان بایگانی می شد به طوری که با گذشت زمان شاهد گم شدن یا از بین رفتن حجم زیادی از اطلاعات بودیم اما امروزه نرم افزار دستمزد به صورتی طراحی شده است که یک دیتابیس قدرتمند در زمینه ذخیره سازی همه اطلاعات کارکنان دارد به این طوری سرعت پردازش بالا رفته و دیگر چیزی به اسم از بین رفتن اطلاعات وجود نخواهد داشت.
شخصی سازی نرم افزار حقوق و دستمزد
در خرید و انتخاب نرم افزار حقوق و دستمزد باید دقت ویژه ای به مدیریت حقوق داشته باشید. می دانیم که نرم افزار حقوق و دستمزد به واسطه فرمولی که به آن اعلام شده است کار می کند شما می توانید در این زمینه به راحتی یک سری تغییرات ایجاد نمایید تا خروجی کار مناسب شما باشد. برخی از شرکت ها واریز حقوق به صورت ماهانه دارند و برخی به صورت هفتگی.
نرم افزار حقوق و دستمزد باید به صورتی عمل نماید که شرایط تغییر خروجی برای آن وجود داشته باشد.
از سوی دیگر برخی از پرسنل سزاوار پاداش هستند و خروجی نرم افزار حقوق و دستمزد باید به صورتی باشد که شرایط افزایش یا کاهش حقوق فراهم شود. شخصی سازی در نرم افزار دستمزد و حقوق بسیار مهم است تا خروجی چاپ شده بر اساس سطح نیاز افراد در نظر گرفته شود.
تنظیم پرونده مالیاتی
در بخش حقوق و دستمزد، یکی از پیچیده ترین بخش ها، مربوط به مالیات است. در واقع دقت و ظرافت در محاسبه مالیات اهمیت زیادی دارد. دقت داشته باشید که محاسبات مالیات در گذشته نسبت به امروز به صورت دستی صورت می گیرد اما با خطای زیادی همراه بود اما امروزه طراحی نرم افزار حقوق و دستمزد به صورتی است که می تواند وضعیت مالیات را به دقت مورد بررسی قرار دهد.
نرم افزار دستمزد و حقوق می بایست اسناد مالیاتی مورد نیاز را به صورت کاملاً دقیق دسته بندی کند تا دسترسی به آن آسان و سریع باشد. از سوی دیگر درخواست اطلاعات مالیاتی موضوعی بسیار مهم و قابل قبول است.
بررسی مسئولیت پذیری کارکنان
برای اینکه سطح بازده کارکنان یک شرکت رعایت شود نیاز به اتصال نرم افزار حقوق و دستمزد به دستگاه حضور و غیاب است به این ترتیب زمان ورود و خروج افراد، اضافه کاری ها، غیبت ها و همینطور مرخصی های هر یک از کارکنان مشخص می شود و این محاسبه به صورت روزانه و خودکار صورت می گیرد و نرم افزار حقوق و دستمزد می تواند محاسبات خود را به صورت کاملاً خودکار انجام دهد.
این ویژگی سبب می شود که شیفت های کاری شرکت به دقت مدیریت شود و همگام سازی لازم در زمینه کنترل تردد صورت بگیرد. دستگاه های کنترل تردد به پردازش بهتر نرم افزار حقوق و دستمزد کمک زیادی می کنند.
نرم افزار حقوق بر مبنای دستگاه حضور و غیاب
تضمین امنیت اطلاعات
در خرید نرم افزار حقوق و دستمزد باید به سطح امنیتی آن دقت داشته باشید. معمولاً نرم افزاری مناسب و قابل تایید است که قابلیت رمزگذاری داشته باشد. در هر صورت باید از روشی استفاده شود تا جلوی افشای اطلاعات شخصی و مالی کارکنان گرفته شود. شرکت در این زمینه سعی می کند که اطلاعات را رمزگذاری نماید. گاه دسترسی افراد سودجو به اطلاعات کارکنان خسارت زیادی به شرکت وارد می کند.
واریز سر وقت و دقیق
نرم افزار حقوق و دستمزد برای بررسی دقیق میزان حقوق افراد طراحی شده است و می بایست به صورتی کار کند که واریز مستقیم حقوق و دستمزد صورت بگیرد. واریز مستقیم سبب می شود که پردازش های ماهانه ارزانتر و مطمئن تر شوند و از سوی دیگر تاخیر در واریز نیز وجود نداشته باشد.
بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد
نرم افزار حقوق و دستمزد هر چقدر هم وسیع و گسترده اجرا شده باشد اگر دقت کمی داشته باشد نتیجه بخش نخواهد بود! دقیق بودن محاسبات یکی از موارد پر اهمیت برای نرم افزار حقوق و دستمزد محسوب می شود. به طور کلی فرمول نویسی در این نرم افزارها بسیار مهم است. اگر نرم افزار حقوق و دستمزد به دستگاه های ورود و خروج متصل شده است باید قابلیت همگام سازی حرفه ای برای آن تعریف شده باشد چون دستگاه حضور و غیاب بر اساس نوع اتصال خود به نرم افزار حقوق و دستمزد اطلاعات را اعلام می کند.
نرم افزار حقوق و دستمزد یک انتخاب عالی برای همه شرکت ها است به طوری که موجب جلب رضایت کارکنان از دریافت به موقع حقوق خود شده و همینطور داده های آماری لازم را به مدیر و مسئول ارائه می دهد. بررسی ها نشان می دهد که این نرم افزارها از نظر ورژن های مختلف دسته بندی مشخصی دارند و آپشن های به کار رفته در آنها نیز متفاوت بوده و قابل اجرا هستند. سرعت چاپ خروجی نیز حائز اهمیت است.
در سیستم های مالی و اداری یکی از مهمترین بخش های مربوط به استخدام، استخدام، حقوق و دستمزد، بیمه و مالیات است و همانطور که می دانیم رضایت کارکنان از محاسبه صحیح و پرداخت به موقع حقوق و دستمزد منجر به کارمند می شود. رضایتمندی و افزایش بهره وری آنها در نهایت شامل کارایی عملیاتی مجتمع می شود.
البته حسابداران و مدیران به دلیل انبوه قوانین و تنوع اشتغال در این بخش با مشکلات عدیده ای روبرو هستند که برخی از این مشکلات ناشی از ضعف قوانین و برخی دیگر به دلیل جزئیات پیچیده آنهاست. محاسبه حقوق از یک سو و تطبیق آن با سازمان های بیمه ای و مالیاتی از سوی دیگر زمان زیادی را برای مدیران مالی و حسابداران تلف می کند. بنابراین با توجه به این شرایط انتخاب نرم افزار مناسب در این زمینه کمک شایانی خواهد کرد چرا که هر گروه با توجه به نوع فعالیت دارای شرایط خاصی از نظر دستمزد و حق الزحمه می باشد.
