اطلاعات پایه
تنظیمات پایه و سایر زیرمنوها: دراین قسمت از نرم افزار حضور و غیاب کلاک اطلاعات مربوط به سازمان اعم از بخشها، پستها، انواع استخدام، جزئیات شیفتهای سازمان و مشخصات پرسنل به صورت کامل وارد برنامه می شود که در ادامه نحوه وارد نمودن هر کدام به تفصیل آورده شده است.
معرفی قوانین
برای هر شرکت، وجود حداقل یک قانون الزامی است. هر قانون می تواند مربوط به یک نفر یا تعدادی از نفرات باشد. امکان حذف، افزودن و ویرایش (اصلاح ) یک قانون وجود دارد. برای ایجاد یک قانون ابتدا کد قانون و نام قانون بایستی تایپ شده و ثبت شوند و سپس آن قانون قابل ویرایش می باشد. هر قانون از شش قسمت کلی تشکیل میشود که عبارتند از قوانین اضافه کاری، کم کاری، ماموریت، مرخصی، کار کرد و متفرقه.
قوانین اضافه کاری
استفاده از لیست مجوز اضافه کاری روزانه: با استفاده از این گزینه می توانیم برای هر روز دلخواه یک لیست از افراد را در نظر بگیریم : افرادی که در این لیست هستند فقط می توانند در آن روز اضافه کار داشته باشند و دیگر افراد در صورتی که اضافه کار داشته باشند برای آنها اضافه کار غیر مجاز در نظر گرفته می شود. این لیست در منوی عملیات حضور و غیاب، گزینه مجوز اضافه کار روزانه ایجاد می شود.
اضافه کار روزانه بی نیاز به مجوز: در این قسمت می توانیم مقدار زمانی را که بدون نیاز به مجوز، پرسنل می تواند اضافه کار داشته باشد را تعیین کنیم .
مجوز اضافه کاری روزانه برای بعد از وقت است : با استفاده از این گزینه مشخص می نماییم که فقط برای اضافه کاری بعد از وقت پرسنل نیاز به مجوز اضافه کاری دارد و قبل از وقت نیازی به مجوز ندارد.
حداقل اضافه کاری قبل از وقت: در این قسمت حداقل زمانی که پرسنل قبل از شروع ساعت کاریش می تواند اضافه کار داشته باشد مشخص می شود. به عنوان مثال در این قسمت اگر زمان 10 دقیقه را تعیین کنیم، اگر پرسنل کمتر از 10 دقیقه اضافه کار داشته باشد به عنوان اضافه کار غیر مجاز در نظر گرفته می شود و بیشتر از 10 دقیقه به عنوان اضافه کار مجاز – البته با توجه به دیگر پارامترهای زمانی اضافه کار – در نظر گرفته می شود.
حداقل اضافه کاری بعد از وقت: مانند حداقل اضافه کاری قبل از وقت می باشد با این تفاوت که حداقل زمان اضافه کار را برای بعد از وقت تعیین می کنیم.
حداکثر اضافه کاری قبل از وقت: در این قسمت می توانیم سقف زمانی که پرسنل می توانند قبل از شروع ساعت کاری اضافه کار داشته باشند را تعیین کنیم. به عنوان مثال در این قسمت 30 دقیقه را در نظر می گیریم، مشخص است پرسنلی که بیش از این مقدار اضافه کار داشته باشند اضافه کار غیر مجاز برای آن افراد در نظر گرفته می شود.
حداکثر اضافه کاری بعد از وقت: مانند حداکثر اضافه کاری قبل از وقت می باشد با این تفاوت که حداکثر زمان اضافه کار را برای بعد از وقت تعیین می کنیم.
حداکثر اضافه کاری روز عادی: در این قسمت می توان حداکثر زمانی که پرسنل می توانند در یک روز عادی اضافه کار داشته باشند را تعیین کنیم. در واقع این زمان به نوعی مجموع زمان حداکثر زمان اضافه کاری قبل و بعد از وقت می باشد. به عنوان مثال اگر در این قسمت زمان 2 ساعت را وارد نماییم پرسنلی که از این قانون اضافه کار استفاده می نمایند، مجموع زمانی که می توانند در هر روز اضافه کار (چه بعد از وقت و چه قبل از وقت) داشته باشند مجموعا 2 ساعت می باشد و بیشتر از آن زمان به عنوان اضافه کار غیر مجاز ثبت می گردد.
حداکثر اضافه کاری روز غیر کاری (تعطیل): این قسمت مانند حداکثر اضافه کاری روز عادی می باشد با این تفاوت که حداکثر زمان اضافه کار را برای روزهای تعطیل مشخص می نماید.
حداکثر اضافه کاری ماهانه (ساعت): در این قسمت حداکثر زمانی که پرسنل می توانند در ماه اضافه کار داشته باشند تعیین می گردد. به عنوان مثال اگر در این قسمت زمان 200 ساعت وارد شود پرسنل می توانند در ماه مجموعا 200 ساعت اضافه کار داشته باشند و بیشتر از آن به عنوان اضافه کار غیر مجاز لحاظ می شود.
حداکثر اضافه کاری تعطیل ماهانه (ساعت): مانند حداکثر اضافه کاری ماهانه می باشد با این تفاوت که از این گزینه برای تعیین حداکثر اضافه کار برای روزهای غیر کاری استفاده می شود.
اضافه کار اجباری هر شیفت: در این قسمت مقدار زمانی که پرسنل باید در هر شیفت اضافه کار داشته باشد را تعیین می کنیم. مثال شیفت کاری 8 ساعت است برای پرسنل شیفت 12 ساعتی تعریف می کنند که 4 ساعت اضافه کار اجباری بگیرد حال اگر کارمند 11 ساعت حضور داشت برایش چنین محاسبه میشود . اضافه کار : 4 ساعت، غیبت : یک ساعت – یعنی اینکه اضافه کار را بر کار ارجح میدانیم تا کارمند نتواند از انجام اضافه کار سر بزند.
اضافه کار تا چند ساعت با چه ضریب افزوده محاسبه شود؟
روز عادی تا—— ساعت با ضریب افزوده —— و از آن به بعد با ضریب افزوده—— درصد
روز تعطیل تا —— ساعت با ضریب افزوده ——و از آن به بعد با ضریب افزوده ——درصد
روز غیر کاری تا ——ساعت با ضریب افزوده —— و از آن به بعد با ضریب افزوده —— درصد
روز تعطیل رسمی تا —— ساعت با ضریب افزوده —— و از آن به بعد با ضریب افزوده – درصد
اضافه کار شب تا ——ساعت با ضریب افزوده —– و از آن به بعد با ضریب افزوده—— درصد
اضافه کار شب تعطیل تا —— ساعت با ضریب افزوده—— و از آن به بعد با ضریب افزوده—— درصد
در این قسمت می توانیم برای اضافه کار روزهای کاری و غیر کاری و … ضریبی در نظر بگیریم. به عنوان مثال می خواهیم اگر پرسنلی در روز تعطیل تا 3 ساعت اضافه کار داشت برای او 2 برابر در نظر گرفته شود و بعد از آن 3 برابر شود. برای اینکار در جلوی روز تعطیل تا 2 ساعت ضریب افزوده را 100 در نظر می گیریم تا برای او 2 برابر در نظر بگیرد و در قسمت از آن به بعد ضریب افزوده را 200 در نظر می گیریم تا برای او 3 برابر اضافه کار را در نظر بگیرد.
برای هر روز ماموریت شبانه روزی چند ساعت اضافه کار منظور شود؟ در برخی سازمانها ممکن است زمانی که پرسنلی به ماموریت شبانه روزی می روند، عالوه بر گرفتن حق ماموریت، مدتی اضافه کار برای او در نظر بگیرند.
این قسمت می توان تعیین کرد زمانی که پرسنل به ماموریت شبانه روزی می روند چه مدت زمانی برای آن پرسنل اضافه کار منظور شود. همانطور که در این قسمت مشاهده می شود این زمان برای روزهای تعطیل و عادی متفاوت می باشد. مثال می توان برای روزهای عادی 4 ساعت و برای روزهای تعطیلی 6 ساعت در نظر گرفته شود.
برای هر روز ماموریت روزانه چند ساعت اضافه کار منظور شود؟ این قسمت مانند گزینه بالا می باشد با این تفاوت که اضافه کاری که قرار است برای پرسنل در نظر گرفته شود برای ماموریت روزانه می باشد.
برای هر روز تعطیل رسمی و غیررسمی چند ساعت اضافه کار منظور شود؟ در برخی سازمانها و شرکتها زمانی که پرسنلی در روزهای تعطیل شیفت کاری دارد،مدت زمانی به عنوان اضافه کار برای شخص در نظر می گیرند. با استفاده از این گزینه می توان زمانی که پرسنلی در روز تعطیل حال چه رسمی و چه غیر رسمی در شیفت خود حاضر شود علاوه بر ساعت کاری مدت زمانی برای او اضافه کار در نظر گرفته شود.
برای هر روز تعطیل رسمی و غیر رسمی چند ساعت اضافه کار منظور شود؟ در برخی سازمانها و شرکتها زمانی که پرسنلی در روزهای تعطیل شیفت کاری دارد، مدت زمانی به عنوان اضافه کار برای شخص در نظر می گیرند. با استفاده از این گزینه می توان زمانی که پرسنلی در روز تعطیل حال چه رسمی و چه غیر رسمی در شیفت خود حاضر می شود علاوه بر ساعت کاری مدت زمانی برای او اضافه کار در نظر گرفته شود.
برای هر روز حضور چند ساعت اضافه کار منظور شود؟ با استفاده از این گزینه می توان تعیین کرد هر روز که کارمند در شیفت خود حاضر می شود، مدت زمانی برای او اضافه کار منظور شود.
حضور در مدت استراحت بین وقت اضافه کار حساب شود: در برخی سازمانها شیفت کاری یک روز در دو قسمت تعریف می شود. به عنوان مثال از ساعت 8 تا 12 قسمت اول شیفت کاری می باشد و از ساعت13تا 17 قسمت دوم شیفت کاری می باشد و از ساعت 12 تا 13 به عنوان شیفت استراحت می باشد. حال اگر بخواهیم شیفت استراحت به عنوان اضافه کار در نظر گرفته شود از این قسمت استفاده می نماییم.
اضافه کار غیرمجاز روزانه به مجاز تبدیل شود: با استفاده از این گزینه میتوان اضافه کار غیر مجاز را به اضافه کار مجاز تبدیل کرد. این گزینه در حالتی کاربرد دارد که مدتهای حداکثر اضافه کار قبل و بعد از وقت که به نوعی محدوده شبانه روزی را تعیین می کنند دارای مقادیر کمتری باشند و در نتیجه اضافه کارها به غیر مجاز تبدیل شده باشند.
اثر کارت اضافه کار ممتد بیش از یک روز هم بتواند باشد: اگر این گزینه انتخاب شده باشد آنگاه کارمند می تواند یک روز کارت زده؛ وارد شود و چند روز بعد با یک کارت خارج شود و برنامه کل این فاصله چند روزه را حضور در نظر بگیرد، چنانچه انتخاب نشده باشد اثر کارت فقط یک روز است و کارمند برای تمدید ماندن مجبور است هر روز به کارتخوان مراجعه کرده و پس از زدن کارت اضافه کار ممتد کارت خود را بزند و هم حضور و هم ماندن مجدد خود را اعلام نماید.
در پایان محاسبات ماهانه اضافه کارهای مجاز صفر شود:
با استفاده از این قسمت می توانیم در پایان هر ماه اضافه کار انجام شده توسط شخص را صفر کنیم .
در روزهای ماموریت در صورت حضور اضافه کار حساب شود: با استفاده از این گزینه تعیین می کنیم که در روزهایی که کارمند ماموریت روزانه دارد و در ضمن حضور هم پیدا می کند آیا حضورش اضافه کار حساب شود یا خیر .
برای این نوع اضافه کار می توان ضریب افزوده نیز تعیین کرد، اگر ضریب افزوده صفر باشد اضافه کار ضریب نمی خورد و مقدار واقعی حساب می شود ولی اگر بخواهیم به عنوان مثال 2 برابر شود عدد 100 را وارد می نماییم.
در روزهای مرخصی در صورت حضور اضافه کار حساب شود: این گزینه مانند گزینه بالا می باشد با این تفاوت که در روزهایی که کارمند مرخصی دارد تعیین می کند که آیا حضورش اضافه کار حساب شود یا خیر. این قسمت همچنین ضریب افزوده را دارد.
حد نصاب اضافه کار تعطیل برای یک کشیک: پارامتر کشیک در بعضی شرکتها کاربرد دارد و چنانچه کارمندی در روز تعطیل اضافه کار بماند و اضافه کار آن از حدی – که این حد را در این قسمت وارد می نماییم – بیشتر باشد دارای امتیاز یک کشیک می گردد.
در روز غیر کاری چنانچه اضافه کار به – رسید یک روز تعطیل کاری محسوب شده و- از اضافه کار کسر شود: با استفاده از این گزینه تعیین می کنیم که چنانچه اضافه کار روز غیر کاری به حدی که در این قسمت مشخص شده برسد مقداری که این مقدار هم قابل تعیین است، از اضافه کار آن کسر می شود و به جایش یک روز تعطیل کاری یا اضافه کار روزانه غیر کاری می گیرد.لازم به ذکر است اگر مقادیر مربوطه را صفر بگذاریم این قانون اجرا نمی شود.
چنانچه اضافه کار قبل از وقت به —— رسید —— محسوب شود: با استفاده از این قسمت می توان تعیین کرد چنانچه اضافه کار قبل از شیفت به حد معینی برسد مقدار دیگری که معمولا بیشتر است برای کارمند در نظر گرفته شود.
چنانچه اضافه کار بعد از وقت به –– رسید—– محسوب شود و چنانچه اضافه کار بعد از وقت به – رسید—-محسوب شود و چنانچه اضافه کار بعد از وقت به –رسید —محسوب شود : با استفاده از این سه قسمت می توان تعیین کرد که اگر اضافه کار بعد از وقت به چه ساعتهایی رسید چه مقادیر دیگری برای کارمند در نظر گرفته شود .
چنانچه اضافه کار غیر کاری به —رسید مقدار—– به عنوان ناهار از آن کسر شود: با استفاده از این قسمت می توان برای کسانی که در روزهای غیر کاری که شیفت ندارند، تعیین کرد چه مقدار از حضورشان ناهار حساب شده و اضافه کار محسوب نگردد.
ماهانه چنانچه اضافه کار غیر تعطیل به —-رسید مازاد آن به اضافه کار تعطیل اضافه شود: با استفاده از این قسمت می توان برای اضافه کارهایی ماهانه روزهای کاری تعیین کرد که اگر از حدی که در این قسمت تعیین می شود، بگذرد مازاد آن به اضافه کار تعطیل تبدیل شود.
محدوده اضافه کار روز غیر کاری از: محدوده اضافه کار روزهای غیر کاری نیز قابل تعریف است، چنانچه شروع و پایان محدوده را صفر بگذاریم این محدوده اعمال نمی گردد .
