سیستم های حضور و غیاب هوشمند ابزارهای مدیریت حضور و غیاب کارکنان در سازمان‌ها و شرکت‌ها هستند که با بهره‌گیری از تکنولوژی اطلاعات و اتصال به شبکه‌های مختلف، فرآیند نظارت بر حضور و غیاب کارکنان را بهبود می‌بخشند. سیستم حضور غیاب هوشمند معمولاً از ترمینال‌های تشخیص اثر انگشت، کارت‌های هوشمند یا شناسایی صوتی استفاده می‌کند. با استفاده از حضور و غیاب هوشمند، ساعات کاری را مدیریت نمایند و از تقلب در این مورد جلوگیری کنند. همچنین، دستگاه حضور و غیاب هوشمند اطلاعات مهمی را برای مدیران منابع انسانی فراهم می‌کنند که در پرسنل‌پرسش و مدیریت تعطیلات و مرخصی‌ها مفید هستند.
سیستم‌های حضور و غیاب هوشمند همچنین توانایی اتصال به سیستم‌های مدیریتی دیگر را دارند و می‌توانند اطلاعات حضور و غیاب را به سیستم‌های محاسبه دستمزد، تنظیم گزارش‌های مدیریتی و حتی پرداخت دستمزد کارکنان انتقال دهند. این سیستم‌ها از مزایایی همچون افزایش دقت در محاسبه حضور و غیاب، افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌های مدیریتی برخوردار هستند. به علاوه، با توجه به توسعه تکنولوژی ابری، این سیستم‌ها معمولاً به صورت آنلاین قابل دسترسی هستند و مدیران می‌توانند به راحتی از راه دور به اطلاعات مربوط به حضور و غیاب دسترسی پیدا کنند و تصمیمات مدیریتی خود را بگیرند.
سیستم های حضور و غیاب هوشمند چیست؟
نام این سیستم ها گویای همه چیز است. اما به طور کلی، سیستم های حضور و غیاب هوشمند می‌توانند کارکنان را با استفاده از اثر انگشت در سازمان شناسایی کنند. در ضمن چون تشخیص فرد و از طریق چهره نظارت کامل تری را ارائه می‌دهد، این سیستم ها می‌توانند با سایر روش های بیومتریک دیگر مانند تشخیص چهره ادغام شوند و کارایی بیشتری را ارائه دهند.
با اینکه استفاده از چهره یک فرایند بسیار موثر برای کنترل حضور و غیاب است، اما برای سازمان هایی که به دنبال کنترل حضور و غیاب مرتب کارمندان خود هستند، معمولا سیستم های حضور و غیاب و با استفاده از اثر انگشت استفاده می‌شوند و سیستم های حضور و غیاب با قابلیت تشخیص چهره برای سازمان هایی با اطلاعات حساس و یا حضور و غیاب کلاس های درسی مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ موردی که در ادامه درباره آن اطلاعات بیشتری را ارائه خواهیم داد.
دستگاه حضور و غیاب هوشمند
دستگاه حضور و غیاب هوشمند یک تجهیزات مدرن و پیشرفته است که به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا مدیریت حضور و غیاب کارکنان خود را بهبود بخشند. این دستگاه‌ها معمولاً با استفاده از تکنولوژی‌هایی همچون اثرانگشت، کارت‌های RFID یا تشخیص چهره کارکنان را شناسایی می‌کنند. با ثبت زمان ورود و خروج کارکنان به دقت، این دستگاه‌ها به مدیران امکان مانیتورینگ حضور و غیاب کارکنان و محاسبه ساعات کارکرد آنها را فراهم می‌کنند. همچنین، دستگاه‌های حضور و غیاب هوشمند به افزایش دقت در پرداخت حقوق و کاهش خطاهای مرتبط با حضور و غیاب انسانی کمک می‌کنند.
علاوه بر این، انواع دستگاه حضور و غیاب هوشمند اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان را به صورت آنلاین و در زمان واقعی به مدیران ارائه می‌دهند، که این امر امکان اتخاذ تصمیمات سریع و مؤثر در مورد مدیریت نیروی کار را تسهیل می‌کند. از طریق این دستگاه‌ها، می‌توان به بهبود کارایی و بهره‌وری کارکنان و به توسعه سازمانی کمک کرد. به این ترتیب، دستگاه حضور و غیاب هوشمند به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد و مدیریت منابع انسانی خود را بهبود بخشند.
سیستم های حضور و غیاب هوشمند، نیاز هر سازمان
هر سازمانی، چه کوچک باشد و چه بزرگ، برای اینکه بتواند نظارت کاملی بر کارکنان خود داشته باشد و عملکرد آنها را به منظور انجام هدفمند و موثر پروژه ها، وظایف محوله به آنها و همچنین افزایش بهره وری، به سیستم های حضور و غیاب هوشمند نیاز دارد. مدیریت سوابق حضور و غیاب کارکنان و نظارت کامل بر عملکرد آنها، اطلاعاتی است که باعث می‌شود، مدیر یک بخش و یا یک سازمان، قدرت نظارت بالاتری داشته باشد و به اصطلاح به مدیر قوی تری تبدیل شود. در ادامه شما با این سیستم ها بیشتر آشنا خواهید شد و مزایای آنها و همچنین ضرورت وجود آنها نه فقط برای سازمان های بزرگ، توضیح داده خواهد شد.
تکنولوژی ثابت کرده است که فرایند خودکار سازی کارها، علاوه بر ساده سازی آنها باعث می‌شود که پیشرفت چشمگیری در محیط اطراف ما و شیوه نظارت ما ایجاد شود. ردیابی و بررسی حضور کارکنان به روش سنتی علاوه بر اینکه به وقت بیشتری نیاز دارد و فرایندی خسته کننده نیز می‌باشد، کارایی چندانی ندارد، چون دسترسی ما کامل نیست و زمانی که دسترسی ما به صورت کامل نباشد، اطلاعاتی که به دست می‌آوریم نیز کامل نخواهند بود. از این رو سیستم های حضور و غیاب هوشمند با قابلیت تشخیص چهره، جهشی عظیم و ساده سازی کارها و همچنین افزایش بهره وری را به شما پیشنهاد می‌دهند.
سیستم های حضور غیاب هوشمند با قابلیت تشخیص چهره
همانطور که می‌دانید، واژه بیومتریک و به طور کلی به این معنی است که هر فرد ویژگی هایی دارد که با یک فرد دیگر برابری ندارند، مانند اثر انگشتان و عنبیه چشم و صدا و چهره؛ البته ممکن است برای افراد چند قلو، چهره، به عنوان عامل بیومتریکی حساب نشود. برای اثبات آن کافی است سیستم تشخیص چهره را بر روی این افراد آزمایش کنید.
اما به طور کلی تشخیص چهره فرایندی بیومتریک است که پایه و اساس آن پردازش تصاویر است. و بر اساس آنها می‌توان فعالیت های کارکنان و زمان حضور آنها را به صورت لحظه ای بررسی و مدیریت کرد. از ویژگی این سیستم ها این است که می‌توانند زمان و مکان و تاریخ حضور شخص را به صورت آماری ارائه دهند.
مشکلی که این سیستم ها دارند این است که هزینه پیاده سازی آنها زیاد است و برای خرید دستگاه های بیومتریکی به هزینه زیادی نیاز است اما مزیتی که دارند،کارها دیگر به روش دستی انجام نمی‌شوند و این یعنی اینکه می‌توانید نیروی کار و انرژی خود را برای کارهای بهتر بگذارید.
سیستم های حضور غیاب هوشمند با قابلیت تشخیص چهره در دانشگاه ها و یا مدارس
همه این عبارت که «وقت، طلا است» را شنیده ایم. و تغییراتی که انسانها داشته اند به این موضوع دلالت می‌کند؛ انسان در جستجوی راهی برای ساده سازی کارها است. یکی از این سیستم ها، که باعث می‌شود صرفه جویی بهتری در زمان داشته باشیم، سیستم های حضور و غیاب هوشمند دانشجویان و یا دانش آموزان است. ثبت خودکار حضور دانشجویان سیستمی است که مشخص می‌کند دانشجو در کلاس حضور دارد و یا خیر.
شیوه کار اینگونه است که چهره دانشجویان هنگام ورود به کلاس و به صورت اتوماتیک از طریق webcam تشخیص داده می‌شود و حضور او ثبت می‌گردد. البته این سیستم ها را می‌توان به گونه ای طراحی کرد که وضعیت حضور دانشجویان و دانش آموزان را در هر لحظه تعیین کنند.
نکته ای که به هنگام پیاده سازی این سیستم ها باید به آن توجه داشت این است که تهدیدات و روش های سو استفاده و یا کلاهبرداری شناسایی شوند و برای جلوگیری از آنها راه حل های مطمئن و کامل ارائه شود.
البته سیستم های خودکار حضور و غیاب دانشجویان و دانش آموزان با روش های بیومتریک دیگر مانند اثر انگشت نیز پیاده سازی می‌شوند. شیوه کار نیز اینگونه است که فایل اثر انگشت دانشجویان و دانش آموزان هنگام ثبت نام ایجاد می‌شود و از آن برای مراحل بعدی استفاده می‌شود.
از مزیت های این روش ها این است که وقت و به طور کامل برای آموزش و یادگیری دانش آموزان استفاده می‌شود و با مصرف کمتر کاغذ به محیط زیست کمک می‌کند.
شیوه استفاده از سیستم های حضور و غیاب هوشمند در سازمان ها
با ادغام سیستم های حضور و غیاب هوشمند با ابزار مناسب می‌توان به اهداف زیر دست یافت.
- تایید جدول زمانی فعالیت کارکنان
- ردیابی ساعت فعالیت کارکنان و نظارت بهتر بر عملکرد آنها
- ارائه آماری میزان غیبت کارکنان و مدیریت آن
- این سیستم ها در صورت ادغام با سیستم های هوشمند حقوق و دستمزد، می‌توانند میزان حقوق هر فرد را محاسبه نمایند.
- در صورت ادغام با سیستم های تلفن همراه و یا سایر تجهیزات دیگر، مدیران می‌توانند مکان هر فرد را ردیابی کنند.
- امکان برنامه ریزی هدفمند کارکنان، در اختیار مدیران قرار می‌گیرد.
- ارتباط بین مدیر و کارمندان قوی تر می‌شود.
در ضمن تمام این اهداف و به طور خلاصه منجر به این هدف که افزایش بهره وری و کارایی یک سیستم است می‌شوند.
مزایای استفاده از سیستم های حضور غیاب هوشمند
از مزایای استفاده از سیستم های حضور و غیاب هوشمند می‌توان قابلیت اعتماد بالا، افزایش بهره وری، کاهش هزینه و نظارت قانونی اشاره کرد موارد گفته شده در ادامه توضیح داده خواهند شد.
قابلیت اعتماد بالا
استفاده از سیستم های سنتی ثبت حضور و غیاب و به دلیل وجود عامل انسانی با خطای زیادی همراه بود. ممکن بود بعضی از افراد فراموش کنند که زمان ورود خود به سیستم را تایید کنند و یا اینکه بعضی دیگر از آن سو استفاده کنند. اما سیستم های حضور و غیاب هوشمند و در ادغام با ابزار مناسب، این امکان را به شما می‌دهد که در هر لحظه بر عملکرد افراد نظارت داشته باشید.
افزایش بهره وری
روند محاسبه حقوق کارمندان به روش سنتی و با استفاده از محاسبه زمان حضور و یا غیبت آنها بسیار وقت گیر است. سیستم های حضور و غیاب هوشمند با خودکار سازی و در صورت ادغام با سیستم های محاسبه حقوق و دستمزد این کار را برای شما در کمترین زمان انجام می‌دهند و شما می‌توانید وقت خود را برای کارهای مهم و یا ارتباط با کارکنان خود بگذارید.
کاهش هزینه
درست است که برای خرید تجهیزات باید هزینه های زیادی پرداخت کنید؛ اما بر اساس آمار منتشر شده و به هنگام ادغام با نرم‌افزار های محاسبه حقوق، هدر رفتن بودجه و به صورت سالانه تا 1600 دلار برای هر کارمند کاهش پیدا کرده است.
نظارت قانونی
با سیستم های حضور و غیاب هوشمند شما به گزارش کامل و منظم حضور و غیاب کارکنان دسترسی خواهید داشت، موردی که می‌توانید در دعاوی قضایی و یا موارد مشابه از آن استفاده کنید.
