دستگاه حضور و غیاب دستگاهی است که برای ثبت و کنترل ورود و خروج کارکنان استفاده می گردد. نرم افزار حضور و غیاب اطلاعات خام مربوط به ورود و خروج کارکنان را از دستگاه دریافت کرده و آن را به گزارش هایی تبدیل می کند که می تواند توسط مدیران، منابع انسانی، حقوق و دستمزد و غیره استفاده شود. به مجموعه این امکانات سیستم حضور و غیاب گفته میشود.
سیستم حضور و غیاب چیست؟
سیستم حاضر برای نظارت بر زمان شروع و پایان کار کارکنان می باشد. این سیستم که به سیستم کنترل تردد نیز معروف است به کارفرمایان کمک می کند تا بر زمان کار، تاخیر، تعجیل، مرخصی و ماموریت کارکنان نظارت داشته باشد. در این سامانه کارکنان می توانند از طریق دستگاه حضور و غیاب(کارت خوان، دستگاه ساعتزن، دستگاه ورود و خروج)، رایانه یا تلفن همراه، ورود و خروج خود را به صورت خودکار ثبت کنند. اطلاعات ورود و خروج ثبت شده در دستگاه به سرعت به نرم افزاری منتقل می شود که می تواند عملکرد کارکنان را محاسبه کند.
انواع دستگاه حضور و غیاب
با پیشرفت تکنولوژی و پیدایش صنایع مختلف و مفاهیمی چون نیروی انسانی، ساعت کاری، نیروی کار تمام وقت، نوبت کاری، مرخصی، دستمزد روزانه و ماهانه، نیاز به انواع دستگاه حضور و غیاب برای ثبت و نظارت بر کارکنان و ابزاری برای شناسایی هویت افراد بیش از پیش احساس می شود.
دستگاه حضور و غیاب کارت زنی دستی
سابقا، کارکنان با استفاده از کارت‌های کاغذی که زمان ورود و خروج خود را ثبت میکردند. مزایا و معایب این دستگاه بر کسی پوشیده نیست، مخصوصاً برای کارکنانی که تقلب می کنند و جای افراد دیگر حضوری میزنند. جالب اینجاست که پس از گذشت بیش از 20 سال هنوز بسیاری از افراد از اصطلاحات دستگاه کارت زنی یا دستگاه ساعتزنی ، به جای دستگاه حضور و غیاب استفاده می کنند. نزدیک به یک قرن طول کشید تا این سیستم با یک دستگاه خودکار جایگزین شود که نیاز به ثبت دستی ورود و خروج توسط کارکنان را از بین می برد. این دستگاه در ایران به دلیل نحوه استفاده از کارت در آنها به دستگاه ساعتزنی یا کارتزنی معروف بودند و تا اوایل دهه 1370 رایج بودند.
دستگاه حضور و غیاب کارتی الکترونیکی
اولین سیستم های حضور و غیاب الکترونیکی در ایران از اواخر دهه 1360 مورد استفاده قرار گرفت. بزرگترین مزیت سیستم های حضور و غیاب الکترونیکی عدم نیاز به سیستم کارت زنی دستی است. در این دستگاه ها تمام زمان ها به صورت الکترونیکی جمع آوری و محاسبه می شوند که به طور چشمگیری از بروز خطاها جلوگیری میکند. یکی دیگر از نقاط قوت این سیستم مدیریت تمامی درخواست های شما مانند حضور و غیاب کارکنان، شیفت بندی و مانده مرخصی در یک نرم افزار است. دستگاه حضور و غیاب کارتی در ابتدا گران‌تر از سیستم های مکانیکی بود، اما در استفاده از کارت صرفه‌جویی شد و با از بین رفتن محاسبات دستی، کارایی سیستم بسیار افزایش یافت.
نسل‌های مختلف کارت‌خوان‌ها و کارت‌خوان‌ها در این سیستم‌ها به ترتیب زمانی به شرح زیر است:
اپتیکی
در این روش، سوراخ های ایجاد شده در کارت پلاستیکی را میخواندند اما با این کارت ها امکان تقلب وجود داشت.
بارکدی
با کشیدن کارت بارکدی، شماره کارمند خوانده میشد اما کپی کردن این کارت ها نیز آسان بود.
مغناطیسی
کپی کردن این کارت ها فقط با یک رمزگذار مغناطیسی امکان پذیر بود.
کارت های Mifare مایفر
این کارت ها بدون نیاز به تماس بوده و شامل اطلاعاتی مانند شماره پرسنلی و نام شخص بود.
دستگاه حضور و غیاب بیومتریک
یکی از معایب سیستم های حضور و غیاب کارتی، نیاز به حمل کارت توسط کارکنان و همچنین امکان سو استفاده از کارت توسط افراد دیگر بود. برای از بین بردن این مشکل سیستم های حضور و غیاب بیومتریک در اوایل دهه 80 تولید شدند. در سیستم های بیومتریک برای شناسایی پرسنل و حضور و غیاب آنها، افراد باید دستگاه را لمس کرده یا جلوی آن بایستند. این فناوری‌های جدید تشخیص هویت از دستگاه های بیومتریک مانند ثبت اثر انگشت یا تشخیص چهره استفاده می‌کنند. انواع این سیستم های بیومتریک به شرح زیر ایست:
اثر انگشت خازنی
این اثر انگشت از طریق حسگرهای حرارتی که انگشت روی آن قرار می گیرد کار می کند. این سنسورها بسیار آسیب پذیر بوده و همچنین گران، کند و قدیمی هستند.
اثر انگشت نوری
با اسکن اثر انگشت کار می کنند. برخی از این حسگرها توانایی تشخیص بافت زنده را دارند. به دلیل محو شدن اثر انگشت، برخی از افراد باید از کارتخوان بدون تماس در کنار حسگر اثر انگشت استفاده کنند.
تشخیص عنبیه
با اسکن عنبیه کار می کنند و امنیت بالایی دارند اما به دلیل نیاز به توقف در نقطه خاصی کند هستند و برای امر حضور و غیاب مناسب نیستند.
تشخیص چهره
با شناسایی ویژگی های صورت از طریق دوربین مادون قرمز کار می کند. این سیستم ها در سال های اخیر رایج شده اند.
دستگاه های جدیدتر مجهز به صفحه نمایش لمسی هستند و از کلیدهای کمتری استفاده می کنند.
نکات مهم در خرید دستگاه حضور و غیاب
در خرید دستگاه حضور و غیاب، نکات مهمی وجود دارند که باید به آنها توجه کرد. ابتدا، از نوع فناوری استفاده شده در دستگاه مطلع شوید؛ آیا از تکنولوژی اثر انگشت، کارت RFID، یا سیستم‌های تشخیص چهره استفاده میکند؟ هرکدام از این روش‌ها ویژگی‌ها و مزایای خود را دارند. همچنین، به سازگاری دستگاه با سیستم‌های مدیریتی مختلف توجه کنید، تا اطلاعات حاضر و غایب به درستی در سیستم شما ثبت شود. قابلیت اتصال به شبکه و امکان گزارش‌دهی دقیق نیز جزء نکات حیاتی در انتخاب دستگاه است. امنیت دستگاه نیز بسیار حائز اهمیت است، بنابراین مطمئن شوید که دارای ویژگی‌های حفاظتی قوی برای حفظ اطلاعات حساس می‌باشد. در نهایت، قیمت و خدمات پس از فروش نیز باید در تصمیم‌گیری نقش داشته باشند.
گارانتی و پشتیبانی
شرکت تامین کننده بر اساس تجربه و قدرت پشتیبانی محصول، باید حداقل تا 1 سال گارانتی و 5 سال پشتیبانی داشته باشد.
مانیتورینگ و PUSH
دستگاه حضور و غیاب باید دارای مانیتورینگ PUSH باشد تا به طور مداوم اطلاعات را بدون وجود وقفه در کارت زنی به نرم افزار ارسال کند.
گزارش دهی هفتگی
دستگاه حضور و غیاب بدون نیاز به رایانه، قابلیت نمایش تردد هفتگی را به در صفحه نمایش دستگاه دارد.
پشتیبانی قدرتمند
تیم پشتیبانی شرکت ارائه دهنده میبایست تجربه کافی در صورت بروز هرگونه مشکل برای مشتری را داشته باشت.
قابلیت سفارشی سازی
دستگاه حضور و غیاب میبایست بر اساس نیاز مشتری قابل سفارشی سازی باشد.
کیفیت بالا
در ساخت دستگاه حضور و غیاب باید از قطعات با کیفیت بالا استفاده شود.
آموزش رایگان
شرکت سرویس دهنده باید آموزش رایگان برای کار با دستگاه را ارائه دهد.
محتوای آموزشی مناسب
شرکت سرویس دهنده باید محتوای ویدئویی آموزشی کافی و مناسب برای کار با سیستم ارائه دهد.
نرم افزار حضور و غیاب چیست ؟
همراه با هر سخت افزار یا دستگاه حضور و غیابی، نرم افزاری برای پردازش داده های تردد خام و تبدیل آن به گزارش های مورد نیاز بخش های استخدام، منابع انسانی و مدیریت سازمان مورد نیاز است. برخی از کاربردهای نرم افزار حضور و غیاب عبارتند از:
• شیف بندی کارکنان (شیفت اداره، شیفت گردشی ، شیفت بیمارستانی)
• محاسبه اضافه کاری، شب کاری، نوبت کاری
• مدیریت مرخصی ، مانده مرخصی و ماموریت
• کنترل خروج پرسنل از محدوده های خاص با استفاده از GPS
• نظارت برخط بر تردد کارکنان
• گزارش عملکرد روزانه
• گزارش عملکرد ماهانه
نرم افزار حضور و غیاب می تواند به سیستم های پرسنلی، مالی، حقوق و دستمزد و منابع انسانی متصل شده، مشخصات کارکنان را دریافت کرده و خلاصه عملکرد ماهانه نتایج را به انواع سیستم های حقوق و دستمزد ارائه دهد.
موارد قابل توجه در خرید نرم افزار حضور و غیاب
• انعطاف پذیری وقابلیت سفارشی سازی در کوتاه ترین زمان
• امکان ادغام و یکپارچه سازی با سایر نرم افزارهای سازمان (منابع انسانی، مالی و حقوق و دستمزد از طریق وب سرویس)
• ارائه دوره و کلاس آموزشی رایگان و مستمر برای کار با نرم افزار
• ارائه دوره آموزشی تصویری مناسب برای کار با نرم افزار
• ارائه خدمات پشتیبانی تلفنی و حضوری
