نرم افزار حضور و غیاب

نرم افزار حضور و غیاب، یکی از کلیدی‌ترین نیازهای هر سازمان به شمار می‌رود. انتخاب و استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب مناسب برای تشخیص، کنترل تردد و ثبت ورود و خروج کارکنان، شرطی لازم و بدیهی است. اما حتی قدرتمندترین دستگاه ها نیز بدون بهره‌مندی از یک نرم افزار حضور و غیاب کارآمد، بازدهی مناسب و مفیدی نخواهند داشت. این نرم افزارها که به سیستم حضور و غیاب مشهورند، تقریباً در همه سازمان ها وجود دارند؛ هرچند سطح امکانات و قابلیت‌های آنها متفاوت است.
کنترل و نظارت بر ورود و خروج پرسنل و محاسبه دقیق کارکرد آنها، دغدغه مهم واحد منابع انسانی و مدیران سازمان‌هاست. خرید و نصب دستگاه‌های پیشرفته حضور و غیاب با فناوری‌های نوین ثبت ورود و خروج افراد نظیر کارت‌های هوشمند، اثرانگشت، اسکن چهره و … نشان‌دهنده اهمیت مسئله است. اما با وجود هزینه قابل توجهی که برای این منظور صرف می‌شود، ممکن است عدم دقت در انتخاب نرم افزار مناسب، نتیجه مورد انتظار حاصل نشود.
در هر سامانه عملیاتی، می‌توان نرم افزار را همچون روحی در نظر گرفت که در کالبد سخت افزار دمیده می‌شود! در واقع سخت‌افزار بدون نرم‌افزار، جسمی بی‌جان است که کارایی لازم را برای کسب‌وکارها ندارد.

اما مهم‌ترین شاخص‌های یک نرم‌افزار حضور و غیاب برای آن‌که بتوانیم آن را یک سیستم کارآمد و قابل اتکا به شمار آوریم، کدامند؟
– انعطاف‌پذیری نرم افزار و امکان ارتباط با انواع مختلف دستگاه های حضور و غیاب و ثبت تردد، یکی از ویژگی‌های مهم نرم‌افزار حضور و غیاب است.
– امکان تطبیق نرم افزار با نیازها و سیاست‌های مدیریتی و انطباق با قوانین و مقررات منابع انسانی در سازمان‌‎ها، دیگر قابلیت لازم برای یک نرم افزار حضور و غیاب خوب است.
– توان ارتباط متقابل نرم افزار حضور و غیاب با سایر سیستم ها از جمله نرم افزارهای مالی و حقوق و دستمزد، منابع انسانی و کارگزینی، – اتوماسیون اداری، CRM و … هم می‌تواند کمک شایانی به تسریع فرآیندهای سازمانی کند.
– امکان تهیه گزارش‌های اختصاصی و جامع مدیریتی از وضعیت عملکردی کارکنان، قابلیت مهمی است که مدیران ارشد را در امر تصمیم‌سازی یاری می‌کند.
– امکان تعریف انواع تقویم و شیفت‌ها و قانون‌های کاری هم دیگر ویژگی مورد نیاز برای هر نرم افزار حضور و غیاب است.