شاخص های کلیدی عملکرد معیارهای قابل سنجشی هستند که برای ارزیابی میزان اثربخشی یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی تجاری استفاده می شوند و به این معنا نیست که هر چیزی که می توان اندازه گیری کرد، KPI است بلکه آن ها معیارهایی هستند که ارتباط مستقیمی با استراتژی سازمانی دارند.به طور کلی شاخص‌های کلیدی عملکرد همانند ابزار های حیاتی هستند که نشان می دهند کسب و کار در یک مسیر و سفر موفقیت آمیز قرار دارد یا نه. اهمیت شاخص های کلیدی عملکرد به گونه ای است که مواردی که نیاز به توجه دارند را برجسته می کند و برای اندازه گیری پیشرفت به سمت اهداف سازمانی تعریف می شوند.

شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی و هوش تجاری

شاخص های کلیدی عملکرد بسیاری در حوزه های مختلف وجود دارند که منجر به تصمیم گیری بهتر و آنالیز سریع تر اطلاعات توسط سازمان می شوند.

با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد میتوان نهایت استفاده را از اطلاعات مفید سازمان به دست آورد و  متقابلا هم مسئله ای که مدیران سازمان ها در کسب و کار خود به آن دچار هستند این است که شاخص های مهم و کلیدی یک سازمان را برای بررسی بهتر پیدا و تحلیل کنند تا در تصمیم گیری های خود بهینه ترین حالت ممکن را در نظر گرفته و سود بیشتر و هزینه های کمتری  مواجه شوند.

امروزه هوش تجاری با استفاده از KPI یا شاخص‌های کلیدی عملکرد در حوزه های مختلف کسب و کار ها نقش مهمی در کمک به متخصصان با هدف کنترل و مدیریت فرایند ها ایفا کرده است. یکی از این حوزه های مطرح دنیا، منابع انسانی و مدیریت آن  است که با به کار گیری هوش تجاری در منابع انسانی میتوان تجزیه و تحلیل مسائل را با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد مناسب در نظر گرفت و گزارش هایی آنلاین، یکپارچه، کاملا به روز و با کیفیت را تهیه کرد.

استفاده از هوش تجاری و به کارگیری شاخص های کلیدی عملکرد منابع انسانی سبب می شود که چالش های این حوزه را مشاهده و در نهایت برطرف نمود. از آنجایی که فایل ها و اطلاعات منابع انسانی بسیار محرمانه هستند، این موضوع بسیار اهمیت دارد که امنیت داده های ارائه شده در نظر گرفته شود پس حفظ و اهمیت داده ها بسیار مهم است که توسط هوش تجاری تامین می شود.

آیا سازمان ها شاخص های کلیدی عملکرد خود را به درستی تعریف می کنند ؟

در بسیاری از سازمان ها، KPI ها به اشتباه استفاده شده اند و در نتیجه برخی از سازمان‌هایی که  از شاخص‌های کلیدی عملکرد استفاده کرده اند، تمرکز، سازگاری، نوآوری و سودآوری مورد نظر را نداشتند. به عنوان مثال کسب و کار هایی بوده اند که بیش از بیست KPI را بررسی کرده اند اما  به دلیل نداشتن همسویی در مسائل سازمان مورد نظر، با شکست مواجه شدند.

برخی از سازمان ها سعی می کنند که با تعداد زیادی از KPI ها  کسب و کار خود و حتی واحد های دیگر را مدیریت و کنترل کنند که بسیاری از آنها KPI نیستندو به اشتباه شاخص‌های کلیدی عملکرد  نامیده می‌شوند این در حالی است که تعداد بسیار کمی از سازمان‌ها KPI واقعی خود را زیر نظر دارند چرا که این سازمان ها از مشاوران و متخصصان این حوزه استفاده کرده و گزارشاتی با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد طراحی و در نهایت در تصمیم گیری های سازمان مورد استفاده قرار می دهند.

KPI ها تاریخچه طولانی و درخشانی دارند واین شاخص ها در انجام امور عملیاتی تا بهبود کسب‌وکارها راه زیادی را طی کرده اند و با در نظر گرفتن مجموعه ای از ارزش های قابل اندازه گیری که در نهایت با اهداف استراتژیک مقایسه می شوند، نشان می دهند که یک کسب و کار چقدر موفق است. برای مفید بودن KPI،  باید مسائلی که در کسب و کار های مختلف مورد اهمیت قرار دارد، در نظر گرفته شود چرا که اگر از معیارهای عملکرد سازمان درک مناسبی صورت نگیرد باعث می شود که اکثر نظارت‌ها و گزارش‌دهی‌ها با شکست مواجه شوند پس به طور کلی  KPI ها معیار هایی هستند که بر جنبه‌هایی از عملکرد سازمانی تمرکز می‌کنند و  برای موفقیت فعلی و آتی سازمان بسیار مهم هستند.

نکته مهمی که باید در بررسی شاخص های کلیدی عملکرد سازمان مدنظر قرار بگیرد این است که نباید در تجزیه و تحلیل ها فقط به یک شاخص توجه کرد بلکه مجموعه ای از شاخص ها را باید در نظر گرفت و نتیجه گیری کرد.

چگونه شاخص های کلیدی عملکرد در سازمان پیاده کنیم

 در طراحی شاخص های کلیدی عملکرد ابتدا باید استراتژی مناسبی در نظر گرفته شود سپس به مرور توسعه داده شوند. در واقع توسعه KPI باید با استراتژی سازمان و اهدافی که کسب و کار قصد دستیابی به آن را دارد شروع شود.

نکته ی مهمی که باید به آن توجه شود این است که قبل از معرفی هر KPI، نیازهای اطلاعاتی سازمان را شناخته و در نظر گرفته شود همچنین باید به این موضوع توجه شود که میخواهیم با KPI  به چه سؤالاتی پاسخ دهیم. بررسی شاخص های کلیدی عملکرد و استراتژی سازمان درحوزه های مختلف متنوع است مثلا درمسائل مربوط به مشتری نرخ حفظ مشتری، ارزش طول عمر مشتری، شکایت مشتری و … و یا در حوزه بازاریابی مواردی مانند هزینه هر لید یا سرنخ، نرخ تبدیل و … در نظر گرفته می شود.

درسطح منابع انسانی هم شاخص هایی همچون میزان اضافه کاری، نرخ غیبت، درآمد به ازای هر کارمند، متوسط طول خدمت کارکنان و …مطرح می شود.

بنابراین در نظرگرفتن شاخص های کلیدی عملکرد سازمان و تجزیه و تحلیل گزارش های تهیه شده در بخش های مختلف با استفاده از این شاخص ها در هوش تجاری می تواند بینش بهتر و درک عمیق تری را به مدیران سازمان ها بدهد.