یکی از پرکاربردترین سیستم ها، سیستم های حضور و غیاب هوشمند می باشد که در انواع سازمان های مختلف اداری، تجاری و… به کمک این سامانه امکان ثبت حضور و غیاب تعداد زیادی از کارکنان سازمان بصورت کاملا اتوماتیک وجود دارد و نتایج مربوطه را از راه های مختلف بدست آورید. در این مقاله به اهمیت سیستم حضور و غیاب، مزایای آن و همچنین انواع سیستم حضور و غیاب پرداخته ایم.
سیستم حضور و غیاب در سازمان ها چیست؟
سیستم حضور و غیاب چیست؟ در واقع یکی از بهترین راه حل هایی است که برای ثبت زمان تردد افراد در یک محیط معین استفاده می شود. این محیط می تواند یک موسسه یا سازمان، یک اداره دولتی، یک باشگاه ورزشی یا مورد دیگری باشد. در واقع سیستم های حضور و غیاب در سازمان ها به شما کمک می کند تا به صورت خودکار و بدون دخالت انسان حضور و غیاب کارکنان و افراد را در مجموعه ثبت کنید که به کمک آن می توانید عملکرد آنها را بهتر ارزیابی و بررسی کنید.
حتما بخوانید: خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب
مزایای سیستم حضور و غیاب
- توانایی صرفه جویی در هزینه های سازمانی با ثبت دقیق عملکرد کارکنان
- با ثبت دقیق حضور و غیاب ، بازدهی را در بین کارکنان افزایش میدهد
- امکان جمع آوری انواع گزارشات مربوط به مدیریت از طریق اطلاعات دریافتی از دستگاه حضور و غیاب
- جلوگیری از هرگونه تخلف هنگام ثبت زمان ورود و خروج
- کاهش 100٪ در خطاهای رخ داده در هنگام ثبت حضور و غیاب
- ایجاد اعتماد بیشتر بین مدیران و کارکنان سازمان
- امکان محاسبه دقیق حقوق و اضافه کاری ماهانه کارکنان بخاطر گزارش دقیق حضور آنها در شرکت
- امکان ذخیره دائمی اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارکنان در سیستم و بازیابی آنها در صورت لزوم
- امکان ثبت و تعریف شرایط و کارکردهای مختلف از جمله اضافه کاری، مرخصی و …. به سیستم حضور و غیاب هوشمند
و ده ها مزیت دیگر که با استفاده از این دستگاه حضور و غیاب با آنها آشنا خواهید شد.
انواع دستگاه های حضور و غیاب
اگر جزو افرادی هستید که یک مجموعه را مدیریت می کنید، باید بدانید که ثبت حضور و غیاب به روش های مختلفی انجام می شود که هر کدام مزایا و معایبی دارند. به عنوان مثال نحوه حضور و غیاب قدیمی در برگه خاصی ثبت می شد که مشکلات زیادی را ایجاد می کرد. برخی سازمان ها نیز با ثبت نام در دفاتر ویژه حضور و عدم حضور افراد در یک مجموعه را بررسی می کردند.
حتما بخوانید: بهترین برند دستگاه حضور و غیاب
دستگاه های حضور و غیاب انواع مختلفی دارند که از گذشته پیشرفت چشمگیری داشته اند. در این قسمت به بررسی انواع دستگاه های حضور و غیاب از قدیم تا به امروز پرداخته ایم.
دستگاه حضور و غیاب پانچی
این دستگاه در واقع قدیمی ترین دستگاه حضور و غیاب است و عملکرد آن به این صورت است که با قرار دادن کارت در اسلات مخصوص تعبیه شده در دستگاه، تاریخ و زمان ورود یا خروج کارکنان بر روی کارت ثبت می شود و در پایان ماه گزارش تعداد غیبت ها همچنین تعداد روزهای حضور کارکنان در مجموعه نیز مشخص می شود.
دستگاه حضور و غیاب کارتی
با پیشرفت تکنولوژی، دستگاههای حضور و غیاب قدرتمند با دستگاه های حضور و غیاب کارتی جایگزین شدند. این نوع دستگاه ها به کامپیوتر مرکزی متصل می شد و کارمندان از کارت مخصوصی برای ثبت حضور و غیاب خود استفاده می کردند. بدین ترتیب با کشیدن کارت در شکاف مخصوص یا قرار دادن آن در مقابل سنسور دستگاه، وضعیت وجود و عدم وجود سیستم را گزارش می کردند.
دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی
این دستگاه‌ها نسبت به دستگاههای حضور و غیاب کارتی پیشرفته‌تر هستند و برای ورود و خروج فقط باید از اثر انگشت خود استفاده کنید. شرکت طرح و پردازش یکی از معتبرترین تامین کنندگان دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی در ایران می باشد که محصولاتی با کیفیت بالا در اختیار مشتریان خود قرار می دهد.
دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره
این نوع دستگاه ها پیشرفته ترین و سریع ترین دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره هستند و کارکنان می توانند تنها با ایستادن در مقابل دوربین این دستگاه ها وضعیت خود را ثبت کنند.
حتما بخوانید: سیستم حضور و غیاب چیست
اهمیت سیستم حضور و غیاب در ادارات
امروزه سیستم های حضور و غیاب در سازمان ها یکی از مهم ترین سیستم های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف سازمان ها و ادارات محسوب می شود. به دلایل زیر، ما معتقدیم که خرید یک دستگاه حضور و غیاب در یک مجموعه ضروری است.
پیچیدگی ورود و خروج کارکنان
وقتی صحبت از استفاده از سیستم حضور و غیاب می شود، این سوال برای بسیاری از کارفرمایان مطرح است که آیا این سیستم برای فضایی که من مدیریت می کنم لازم است یا خیر؟ در پاسخ به این دوستان می توان گفت که با توجه به پیچیدگی ثبت زمان دقیق ورود و خروج کارکنان در اداره، استفاده از سیستم حضور و غیاب هوشمند برای ثبت تردد کارکنان ضروری است. کارفرمایانی که به عملکرد کارکنان اهمیت می دهند باید از این سیستم به عنوان یکی از الزامات مدیریت خود استفاده کنند.
کاربرد در شرکت بیمه
جالب است بدانید که حتی برخی از شرکت های بیمه در ایران از داده های به دست آمده از سامانه های حضور و غیاب برای تعیین حق بیمه کارکنان استفاده می کنند. از آنجایی که این سیستم ها به شما این امکان را می دهند که ساعات کار کارکنان خود را به طور دقیق محاسبه کنید، می توانید دستمزد آنها را با توجه به میزان کار کارکنان خود به طور دقیق محاسبه کنید و ساعات کار و اضافه کاری آنها را مشخص کنید.
کسب اطلاعات کامل در مورد عملکرد کارکنان
اگر به عنوان یک سازمان یا صاحب کسب و کار درگیر فعالیت‌های مختلفی هستید، باید با تعداد زیادی کارمند سر و کار داشته باشید که هر کدام کار خود را انجام می‌دهند. به عنوان یک مدیر مجموعه، شما باید بدانید که کارکنان شما چگونه کار می کنند و چه زمانی در محل کار هستند.
سیستم های حضور و غیاب در سازمان ها تمام این اطلاعات را به صورت دقیق و قابل فهم ارائه می کند و باعث می شود کارمندان خود را دنبال کنید. در این شرایط، شما قادر خواهید بود میزان درگیری کاری و وضعیت دقیق فعالیت کارکنان خود را بسنجید و سیاست های کاری متفاوتی را برای ارتقای آنها اعمال کنید.
معیارهای انتخاب دستگاه و سیستم حضور و غیاب مناسب چیست؟
هنگام انتخاب و خرید یک دستگاه حضور و غیاب در محل، مواردی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید. رعایت این موارد باعث می شود دستگاهی را برای شرکت و سازمان خود انتخاب کنید که تمام نیازهای شما را برآورده کند و بتواند برای شما مفید باشد.
تعریف روش تشخیص کارکنان
بسته به نوع فعالیتی که هر سازمان و گروه دارید، نحوه تعیین زمان ورود و خروج و همچنین شناخت هویت کارکنان باید قابل تنظیم باشد. مواردی مانند تعداد کارمندان، تعطیلات اداری، مرخصی ماهانه و غیره را باید بتوانید در سیستم حضور و غیاب تنظیم و سفارشی سازی کنید.
قابلیت کار با باتری
اکثر دستگاه های هوشمند مورد استفاده در سازمان از برق به عنوان منبع استفاده میکنند. بنابراین زمانی که برق مجتمع به هر دلیلی قطع می شود، این دستگاه ها نیز از کار می افتند و کار سازمان را مختل می کنند. دستگاه حضور و غیاب خوب دستگاهی است که قابلیت کارکردن با باتری را داشته باشد تا در زمان های مشخص متوقف نشود و همچنان حضور و غیاب کارمندان را ثبت کند.
عملکرد آسان سیستم
یکی دیگر از ویژگی های یک دستگاه حضور و غیاب خوب، سهولت کار با منوها و تنظیمات آن است. بنابراین مدیر مجموعه به راحتی می تواند تنظیمات و تغییرات مورد نظر خود را اعمال کند. بنابراین اگر قصد خرید و استفاده از سیستم های حضور و غیاب را دارید، حتما قبل از راه اندازی این سیستم، باید یک متخصص و راهنما به شما آموزش های لازم را بدهد.
ظرفیت تشخیص بالا
تعداد کارکنان یک سازمان با حجم کار آن ارتباط مستقیم دارد. یعنی هر چه یک مجموعه فعالیت بیشتری داشته باشد، تعداد کارکنان نیز بیشتر می شود. بنابراین طبیعی است که سامانه حضور و غیاب مورد استفاده در سازمان از ظرفیت بالایی برای ثبت نام کارکنان برخوردار باشد به طوری که در صورت گسترش روزی کسب و کار گروه، نیازی به استفاده از سامانه جدید نیست.
امکان اتصال به کامپیوتر و شبکه
اگر سیستم حضور و غیاب مورد استفاده شما برای مجموعه خود قابلیت اتصال به کامپیوتر و شبکه را داشته باشد، پس از تایید هویت و در شرایطی می توانید با اتصال به سخت افزار و شبکه،کنترل بیشتری روی تردد افراد داشته باشید.
کلام آخر
امیدواریم اطلاعات این مقاله برای خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب برای شما مفید باشد. از اینکه نظرات خود را در پایان این مقاله در اختیار ما قرار میدهید صمیمانه سپاسگزاریم. در صورت تمایل می توانید از دیگر مقاله های سایت اطلس دیدن فرمایید.
