اهمیت دستگاه حضوروغیاب در منابع انسانی
اهمیت دستگاه‌های حضوروغیاب در مدیریت منابع انسانی
همه‌ی کسب و کارها برای پیشبرد اهداف خود به حضور کارکنان وابسته هستند؛ بنابراین نظارت بر روی حضور و غیاب کارکنان جهت رونق کسب‌وکار امری ضروری است. سیستم‌های حضوروغیاب هوشمند جدید مزایای بی‌نظیری را نسبت به مدل‌های پیشین خود ارائه میدهند. این قابلیت‌های نرم‌افزاری که به سیستم‌های حضوروغیاب معروف هستند، نقش پررنگی در شرکت‌های مدرن و درحال‌توسعه دارند. اکنون بیش از هر زمان دیگری سازمان ها به سیستم‌های حضوروغیاب نیاز دارند تا از طریق آن دنیای کسب‌وکار امروز رقبای خود را کنار بزنند.
سیستم حضوروغیاب چیست؟
سیستم حضور و غیاب یکی از بهترین راهکارها برای ثبت الکترونیکی زمان تردد کارکنان یک سازمان، اداره دولتی، باشگاه ورزشی یا هر مورد دیگری باشد. درواقع سیستم حضور و غیاب به شما کمک میکند حضور و غیاب کارکنان و افراد داخل یک مجموعه را به صورت خودکار ثبت و به کمک آن به ارزشیابی عملکرد کارکنان بپردازید. حضور و غیاب کارکنان با روش‌های مختلفی انجام می‌شود که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند.
مزایای استفاده از سیستم حضوروغیاب
- صرفه جویی در هزینه‌های سازمانی
- افزایش راندمان کاری پرسنل
- گردآوری انواع گزارش‌های مدیریتی از دستگاه حضور و غیاب
- جلوگیری از تخلف در ثبت زمان ورود و خروج
- کاهش ۱۰۰ درصدی خطاهای انسانی در ثبت حضور و غیاب
- محاسبه دقیق حقوق، دستمزد و اضافه کاری پرسنل
- تعریف شرایط خاصی مثل اضافه کاری، مرخصی و…
اهمیت وجود سیستم حضوروغیاب در ادارات
سیستم‌های حضوروغیاب طیف وسیعی از خدمات کارت زنی و تشخیص چهره و اثرانگشت را ارائه میدهند. این سیستم‌ها قابلیت‌های کاربردی را برای برنامه‌ریزی، ثبت و تجزیه‌وتحلیل شیفت‌های کاری ارائه میدهند. کسب‌وکارها می‌توانند برای هر کارمند از طریق احراز هویت رمز عبور یا شناسایی بیومتریک، امضاهای ساعتی منحصربه‌فردی ایجاد کنند. این قابلیت به مدیران این امکان را می‌دهد که تیم‌های خود را به‌راحتی مدیریت کنند. این سیستم به‌ظاهر ساده، مزایای بسیاری از اعتماد و روحیه کاری گرفته تا بهره‌وری و هزینه‌های تجاری را فراهم می‌آورد.
1-کاهش خطاهای مربوط به حقوق و دستمزد و اتلاف وقت
حضوروغیاب دستی به دلیل خطاهای انسانی، دقت و کارایی حضوروغیاب خودکار معتبر و دیجیتالی را ندارند. بنابراین، این سیستم‌ها باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های سرسام‌آور کسب‌وکار شده و منابع بیشتری را جهت گسترش و سرمایه‌گذاری مجدد در دسترس قرار میدهند.
2-بهبود روابط کارفرما و کارمندان
اتحادیه‌های کارگری به‌طور قاطعانه از سیستم‌های حضوروغیاب پشتیبانی میکنند زیرا از طریق این نوع ثبت هدفمند قادر خواهند بود از حقوق کارمندان محافظت کنند و درعین‌حال کسب‌وکار کارفرمایان را تسهیل میکنند. کارمندان می‌توانند از بابت ثبت معتبر و مطمئن سوابق، ساعات کاری و اضافه‌کاری خود خیالشان راحت باشد. بنابراین سیستم‌های حضوروغیاب، با انجام همه این کارها در کسری از ثانیه، کسب‌وکار را برای کارفرمایان و کارمندان تسهیل میکنند.
3-پایبندی به قوانین
حمایت از کارکنان، دولت‌ها و نهادهای حاکم، مجموعه‌ای از قوانین و مقررات را در محل کار می‌طلبد. این مقررات از حداکثر زمان شیفت گرفته تا قانون حفاظت از داده‌ها متغیر است. سیستم‌های حضوروغیاب تضمین میکند که کسب‌وکارها مطابق با قوانین پیش رفته و اگر با اعتراض کارمندان ناراضی روبرو شوند مدارکی را برای حمایت از کسب‌وکار در دادگاه ارائه میدهند.
گاهی شرکت‌ها با سیستم مدیریتی بی‌نظم کاغذی می‌توانند به سمت غیرقانونی شدن سوق پیدا کنند یا از ارائه شواهد صحیح بازبمانند. بنابراین با تسهیل سازی سیستم‌های حضوروغیاب، کسب‌وکار در حاشیه‌ی امنی قرار می‌گیرند .
4-از بین بردن کاغذبازی اداری
بسیاری از ساعت‌های کاری روزانه به خاطر ایمیل‌ها، تماس‌های تلفنی یا پیام‌های واتساپ برای بررسی حضور افراد به هدر می‌رود. بسیاری از مناقشات اغلب زمان ارزشمند کارمندان را تلف میکند. مطالعات نشان می‌دهد که سیستم‌های حضوروغیاب می‌توانند تا ۷۰ درصد در گردش کاری یک شرکت صرفه‌جویی کنند. ازآنجایی‌که این نرم‌افزارها به سرعت برنامه‌ریزی لازم را انجام میدهند و چرخش‌های کاری را در فضاهای ابری منتشر میکنند، زمان کافی برای پردازش داده ها را به ارمغان آورده و نیازی به بروز رسانی پی‌درپی یا ارتباطات غیرضروری ندارند.
5- حضوروغیاب از راه دور
دورکاری پدیده ی جدیدی نیست، اما در ماه‌های اخیر رشد چشمگیری داشته است. سیستم‌های حضوروغیاب از طریق دسترسی تلفن همراه با قابلیت‌های احراز هویت بیومتریک، امکانات مناسبی را برای دورکاری فراهم میکنند.
قابلیت دسترسی از راه دور به کارفرمایان این امکان را می‌دهد که افق‌های کسب‌وکار خود را گسترش دهند و کارمندان ایدئال خود را از هرکجای دنیا انتخاب کنند. بنابراین، سیستم‌های حضوروغیاب حتی به کسب‌وکارهای خرد این امکان را میدهند که در سطح جهانی فکر کنند و زیربناهای بین‌المللی را ایجاد کنند. همچنین در مقیاس محلی، به کارمندانی که کسالت دارند این امکان را می‌دهد تا کار را در خانه پیش ببرند تا بهره‌وری سرعت بیشتری داشته باشد.
6- قابلیت یکپارچه‌سازی آسان
سیستم‌های حضوروغیاب با تغییر فرم مدیریت گردشی از حالت کاغذی به فضای ابری، به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا حضوروغیاب را با سایر خدمات هوشمند ادغام کنند. به‌طور مثال، سیستم‌های حضوروغیاب تأییدشده ازنظر بیومتریک می‌توانند به پنل‌های دسترسی درب شرکت متصل شوند.
آنها همچنین می‌توانند مدیریت بخش‌های منابع انسانی را از طریق ادغام با حقوق و دستمزد تسهیل کنند. این سیستم به‌عنوان یک ماشین‌حساب خودکار دستمزد و اضافه‌کاری که حقوق را تأیید و توزیع میکند عمل کرده و کارفرمایان، کارمندان و تیم‌های منابع انسانی را از دردسرهای احتمالی نجات می‌دهد.
7-تجزیه‌وتحلیل منابع انسانی
سیستم‌های حضور و غیاب با ثبت دقیق ساعت ورود و خروج کارکنان، منبع گرانبهایی از اطلاعات ارزشمند را ایجاد میکنند. بنابراین مدیران سیستم می توانند به تاخیر کارکنان رسیدگی کنند و وقت‌شناسی آنها را افزایش دهند. با تجزیه‌وتحلیل این داده‌ها، صاحبان کسب‌وکار می‌توانند اطلاعات جامعی از عملکرد درونی شرکت خود کسب کنند. آنها همچنین می‌توانند ارزیابی کنند که کدام تکنیک بهتر جواب می‌دهد و نقاط قوت و ضعف کارکنان خود را مشخص میکند. این قابلیت به سیستم‌های حضوروغیاب این امکان را می‌دهد تا در پروژه‌های آتی تأثیر بسزایی داشته باشند.
7-مدیریت پروژه‌ها با سیستم‌های حضوروغیاب
سیستم‌های حضوروغیاب، کسب‌وکارها را به تجزیه‌وتحلیل بازدهی کارکنان و طرح‌های الگوی شیفت کاری هوشمند مجهز میکنند. این ابزارها به شرکت‌ها کمک میکنند تا مشکلات را پیش‌بینی کرده و کاهش دهند و پروژه‌ها را با حداکثر بازدهی مدیریت کنند. این سیستم‌ها اطلاعات مربوط به تعطیلات از قبل رزرو شده، توانمندی کارکنان و استراتژی پروژه را به‌طور یکجا جمع‌آوری میکند.
کلام آخر: همه کسب‌وکارهای اتیه دار به سیستم‌های حضوروغیاب نیاز دارند
روش‌های قدیمی حضوروغیاب در حال حاضر ممکن است کار شما را تا حدودی راه بیندازند اما برای مدیریت یک کسب و کار پایدار و آتیه دار به اندازه کافی خوب نیست. خطاهای انسانی در حضور و غیاب با گذشت زمان انباشته‌شده و با توسعه کسب‌وکار می‌توانند بیشتر شوند.
سازمان‌ها با صرفه جویی در ساعات اداری، تسهیل مدیریت حقوق و دستمزد و ایجاد یک ابزار برنامه‌ریزی قدرتمند، روز به روز پیشرفت میکنند. در بازار رقابتی امروز، همین تفاوت های جزئی می‌تواند وجه تمایز بین شرکت های رقیب باشد. بنابراین، کسب‌وکارهای هوشمند و آینده‌نگر به خدمات هوشمندی مانند سیستم‌های حضوروغیاب نیاز دارند.
